אחח, פגישות. או שאתם לא סובלים אותן או שאתם לא יכולים בלעדיהן. פגישות היכרות, פגישות מכירה, פגישות בריף, פגישות פשוט כי הלקוח ביקש – לכולן אורבות סכנות גדולות ומייבשות במיוחד – הן עלולות להתברר כלא יעילות, וגרוע מכך, כמיותרות. אז בוא ננסה להבין ביחד – איך נמנעים מפגישות מיותרות ומוצאים חלופות אפקטיביות יותר, ואיך מייעלים את הפגישות שאנחנו באמת באמת צריכים לקיים.

איך מזהים פגישות מיותרות?

החוק פשוט: פגישה מיותרת היא כל פגישה שלמרות שקבעתם אותה בעצמכם או הסכמתם לקיום שלה, אתם לא לגמרי בטוחים מה מטרתה. במילים אחרות – אם סגרתם פגישה אבל אתם לא יודעים מה אתם צריכים להבין או להשיג ממנה – מיותר. אם אפשר לסגור את הנושא בטלפון, במייל או בווידאו – מיותר.

לסרב (?!)

אם לקוח ביקש מכם פגישה שלדעתכם היא פשוט לא נחוצה, הדרך הפשוטה והמיידית ביותר לבלום את האירוע היא להציע אלטרנטיבה (למשל שיחת טלפון או פגישת זום)  ודה-פקטו, להצהיר שאין סיבה הכרחית לקיומה. אם הלקוח מתעקש, תמשיכו להציע את האלטרנטיבה שלכם (תלוי, כמובן, בטיב מערכת היחסים).

שיחות וידאו

כמה שלמדנו לחבב את הזום. שיחת וידאו איכותית היא תחליף נהדר לפגישה פרונטלית, ובמקרים מסוימים אפילו עולה עליה. בשיחת וידאו אפשר לשתף מסך, לשלוח מסמכים ולינקים בצ'אט, להוסיף משתתפים רק לפרק הזמן בו הם נחוצים ובמקביל גם ליצור סיכום שיחה. וכאן יש טיפ קטן: הפעילו את המצלמה. ההבדל בין שיחה שבה אתם מופיעים לבין שיחה בה המצלמה סגורה הוא עצום!

עכשיו, כשכל הפגישות הלא קריטיות נמחקו מהיומן שלכם, עדיין נשאר מספר מסוים של פגישות חשובות, ואותן כדאי לייעל כמה שאפשר. הנה כמה טיפים ושיטות להפוך אותן למדויקות, מקדמות ויעילות להפליא.

הכנה לפגישה

בהנחה שלפגישה יש מטרה מוגדרת (אם אין, היא כנראה מיותרת, כפי שכבר הבנו יחד), דאגו שהיא תהיה ברורה לכל הצדדים. בקשו מהלקוח לקבל לפני הפגישה את חומרי הגלם הרלוונטיים, כדי שהפגישה תתועל לשאלות קונקרטיות, במקום ללמידה ראשונית של הדברים.

במהלך הפגישה

לפני הכל, חשוב מאד, מאד, מאד להציב מסגרת זמן לכל פגישה. במחקר שערכו מגזין העסקים הנחשב Howard Business Review ובית הספר לכלכלה של לונדון גילו שמנהלים בחברות מבלים 18 שעות שבועיות בממוצע בפגישות. שליש שבוע! מתוך 18 השעות הללו, למעלה מרבע ובמקרים מסוימים גם חצי מהזמן דווח כמבוזבז. 

לכן, וכדי לא להפוך למנהלים עייפים ולאים, לכל פגישה צריך לקבוע זמן סביר, לקצר אותו בחצי, ובאורח פלא כל הנושאים יטופלו ביעילות. אל תחששו להזכיר ללקוח בתחילת הפגישה שיש להם רק X זמן. בנוסף, מספר הנוכחים וזהותם הוא פרט מכריע. בפגישות קטנות, כל אדם שלא קריטי להתקדמות המשימה מעמיס על הקצב והיעילות של הפגישה. וודאו תמיד שמי שצריך להיות בפגישה, ורק הם, נמצאים בחדר.

אחרי הפגישה

פגישה צריכה להסתיים במייל סיכום פגישה. הוא יכלול את ההחלטות, המשימות והאחראי עליהן ואת לוחות זמנים. זהו תנאי מפתח ליישום ההחלטות בפגישה. אם אתם אלה שמסכמים אותה, זה יוציא אתכם רציניים ומקצועיים בעיני הלקוח. אם הלקוח הוא שמסכם – וודאו שהוא הגדיר נכונה את המשימות שעליכם לקדם ואת הדד ליינים שעליכם לעמוד בהם. 

אחרי הפגישה קיימת תקופת ההתאוששות – פרק הזמן שבו אתם חוזרים לשגרת עבודה רגילה. זה נכון בעיקר לפגישות ארוכות ורוויות יצרים, כמו פרזנטציות או פגישות מכירה ארוכות.

בכל מקרה, קחו את הזמן לנקות את הראש. קפה זריז בבית קפה, הליכה בים, שני עמודים מספר או כל דבר אחר שיאפשר לכם לאתחל את עצמכם ואת המשך היום. מאחלים לכולם פגישות פוריות, יעילות ומי יודע, אולי גם מהנות.