שתף, , גוגל פלוס, פינטרסט,

Posted in:

הנהלת חשבונות אוטומטית? יש כזה דבר

איך נוכל להרים רגליים למעלה ולהתחיל לגרום לדברים לקרות בשבילנו?

מכירים את המשפט שאומר ש- 1+1=3? זה בדיוק מה שמנחה את העולם של אוטומציה עסקית.
זה כמובן עולם גדול ומלא באפשרויות, אבל כדי להתחיל ולהבין אותו קצת יותר ואפילו לקבל הדגמה על איך זה עובד בתכל׳ס, חברנו למיכל יחיאלי קופנהגן בעלת העסק ״עסק קסם״, מומחית באוטומציות שעוזרות לבעלי עסקים לייעל את ההתנהלות השוטפת בעזרת אוטומציות ושיפור תהליכי עבודה.

מודעה לחשבונית ירוקהבאופן טבעי, נשאלת עכשיו השאלה מה זו בעצם אוטומציה עסקית. אז הנה הקדמה קצרה:
הרבה פעמים בעלי עסקים עובדים עם מערכות שונות שבהן נמצא המידע הקשור לעסק: מערכת CRM, מערכת הנהלת חשבונות, מערכת דיוור, מערכת פרסום ועוד. עד לא מזמן, הדרך לבנות אינטגרציה בין מערכות שונות (למשל: ליצור מצב שבו כל לקוח שנרשם במערכת הדיוור יתווסף אוטומטית גם ב-CRM) עברה דרך תכנות וכתיבת קוד. כיום יש בשוק מערכות אוטומציה No-Code (הפופולריות שבהן הן Zapier ו-Integromat) שמאפשרות לכל אחד ואחת לבנות תהליכי אוטומציה בין מערכות שונות, באופן יחסית אינטואיטיבי ופשוט.
הנגישות היחסית של אותן מערכות אוטומציה, מאפשרת לעולם האוטומציה העסקית להיות פתוח לא רק לחברות גדולות עם תקציבי ענק אלא גם לעסקים קטנים ובינוניים, שיכולים להטמיע תהליכי אוטומציה בתחומים שונים (ניהול לידים, קביעת פגישות, מעקב אחרי משימות, מערכות דיוור ועוד). שילוב אוטומציה בעסק יכול לשפר משמעותית את תהליכי השיווק, המכירה והתפעול היומיומי בעסק, לחסוך שעות של עובד/ת אדמיניסטרציה או פשוט להוריד עומס מבעל/ת העסק, וכאחת כזו – אני יודעת כמה יושב על הכתפיים כשמנסים להחזיק הכל לבד.
בהדרכה הזו אסביר איך ליצור תהליך אוטומציה פשוט יחסית: יצירת כרטיס לקוח בחשבונית ירוקה עבור כל לקוח חדש, באמצעות Integromat.

זה הגיליון שיצרתי לצורך ההדגמה:

אני רוצה שעבור כל לקוח שנכנס לגיליון הזה, ייווצר כרטיס לקוח בחשבונית ירוקה בצורה אוטומטית.
– כדי לפתוח חשבון ב-Integromat ניכנס לקישור הזה ונפתח חשבון.
– יש חשבון? מצוין. עכשיו צריך לחבר לחשבון את האפליקציה של חשבונית ירוקה (שבנה אייל גרשון, ותודתי שלוחה לו על כל הזמן שהוא חוסך לי וללקוחות שלי). האפליקציה עוד לא זמינה במאגר האפליקציות של Integromat ולכן צריך להוסיף אותה ידנית לחשבון.
פשוט להיכנס לקישור הזה ואז ללחוץ על Add to my inventory


הטקסט על הכפתור יתחלף – נלחץ על Start using Green Invoice:


עכשיו אפשר להתחיל לבנות את התהליך האוטומטי!
במסך הבא נבחר את האפליקציה שממנה נרצה לשאוב נתונים כדי ליצור על בסיסם כרטיסי לקוח בחשבונית ירוקה. במקרה הזה אני מדגימה על Google Sheets אבל אפשר כמובן לשאוב נתונים ממערכת CRM, מטופס באתר או מכל מקור אחר שיכול להתממשק עם Integromat.

אפשר לחפש את המערכת שרוצים לחבר בשורת החיפוש. אם היא לא מופיעה – כנראה שאין למערכת הזו חיבור מובנה ל-Integromat.
זה עוד לא אומר שאי אפשר לחבר אותה, זה פשוט קצת יותר מסובך ובהדרכה הזו אנחנו כן נתמקד באפשרויות המובנות והפשוטות יותר.
אז אני בוחרת ב-Google Sheets ולוחצת על Continue:

במסך הבא שנפתח נבנה את התהליך עצמו.
בטריגר – הפעולה שמניעה את התהליך האוטומטי, נבחר ב-Google Sheets 

עכשיו נגדיר טריגר שנקרא Watch Rows שבעצם סורק גיליון ב-Google Sheets (בהמשך נגדיר כל כמה זמן תתבצע הסריקה), ובכל סריקה שבה Integromat יזהה שורות חדשות שנוספו בגליון – יופעל התהליך האוטומטי.

עכשיו, תחת Connection נלחץ על Add ואז על Continue ונחבר את חשבון ה-Google הרלוונטי ל-Integromat.
חשבונות מסוג G-suite אפשר לחבר מיידית, אם יש לך חשבון Google רגיל
יש לפעול לפי ההנחיות כאן .
זה המסך שמופיע ומבקש לאשר את הפעולה:

אחרי שהחיבור הושלם, נבחר את הקובץ הרלוונטי ב-Google Sheets ובתוכו את הגיליון המתאים.
אין צורך לגעת בהגדרות האחרות, רק את ה-Limit אפשר להגדיל (כרגע בכל ריצה של התהליך האוטומטי יישאבו נתונים של 2 שורות)
ואז נלחץ על OK ונמשיך להגדרת הפעולה שתתרחש בעקבות הטריגר.

עכשיו צריך לחבר את הכל לחשבונית ירוקה. נלחץ על Add another module ונוסיף את Green invoice לתהליך:

כדי ליצור לקוח חדש, נבחר פעולה של Add Client

כעת נחבר את החשבון בחשבונית ירוקה ל-Integromat. בתוך הממשק של חשבונית ירוקה נלחץ על הגדרות > API > הוספת מפתח API חדש. נאשר את תנאי השימוש, ניתן שם למפתח (למשל: Integromat), והמפתח ייווצר. כאן יש הדרכה המפורטת שיכולה לעזור אם מסתבכים.
נחזור לפעולה שהתחלנו ליצור ב-Integromat ונלחץ על Add. תחת Connection Type נבחר Live, ונעתיק את ה-ID וה-Secret שקיבלנו מחשבונית ירוקה.

סיימנו עם החיבורים!
נשאר רק לשייך לכל נתון בחשבונית ירוקה את המידע הרלוונטי מתוך Google Sheets. למשל – תחת The client name נכניס את השם:

כמובן שאפשר להכניס כל נתון אחר שמופיע במערכת שממנה שאבנו את הטריגר- כמו כתובת אימייל, מספר טלפון וכו׳.

תופים תופים… האוטומציה מוכנה!
כדי לבדוק אותה, אפשר להכניס כמה שורות ל-Google Sheets ולערוך ניסיון. רגע לפני שנפעיל את האוטומציה, חשוב להגדיר מתי ובאיזו תדירות היא תפעל.
כרגע לשם ההדגמה נבחר שהאוטומציה תרוץ פעם ביום בשעה 23:59

נשמור את השינויים שעשינו ונדליק את האוטומציה

כעת ניתן ללחוץ על Run once ולהריץ בדיקה (כמובן, אחרי שהכנסנו מידע ל-Google Sheets או למקור שממנו נשאבים הנתונים).
אם לא מופיעות שגיאות – סימן שהכל עבר בשלום 🙂

כמה הערות בירוקרטיות ובכלל:

– מנוי ראשוני וחינמי ב-Integromat מספיק עבור שני תהליכי אוטומציה פעילים, ועד 1,000 פעולות חודשיות (באוטומציה שהדגמנו כאן הרצה של התהליך פעם ביום "גוזלת" פעולה אחת * כמות הימים בחודש, ועוד פעולה נוספת על כל לקוח שנוצר בפועל בחשבונית ירוקה).
– בעבודה עם מערכות מסוימות ניתן להריץ תהליך אוטומציה שמבוסס על טריגר מיידי, למשל: ברגע שלקוח נרשם בטופס באתר, האוטומציה תופעל עליו ותיצור לו כרטיס בחשבונית ירוקה. במערכות אחרות, כמו ב-Google Sheets, צריך להגדיר כל כמה זמן האוטומציה תרוץ. ברירת המחדל ב-Integromat היא רבע שעה, אך לא כדאי להשאיר את ברירת המחדל מאחר שבמצב כזה האוטומציה תרוץ כמעט 100 פעמים ביום כשאין בכך צורך, וחבילת הפעולות החודשית ב-Integromat תתבזבז לשווא.
– כדי להשתמש בחיבור API של חשבונית ירוקה צריך מנוי Popular ומעלה.
– החיבור של חשבונית ירוקה ב-Integromat מאפשר לבצע בצורה אוטומטית גם פעולות מורכבות יותר כמו הפקת מסמכים, הפקת תצוגה מקדימה של מסמך, חיפוש מסמכים ועוד.

ואחרי שצללנו לפן הטכני, חשוב לחזור להתחלה ולומר שאוטומציה היא הרבה מעבר לטריגרים, פעולות וחיבורים של חשבונות. אוטומציה שבנויה נכון היא חסכון ישיר בזמן, בכסף ובאנרגיות, שבמקום להיות מושקעים בפעולות רוטיניות וטכניות – יכולים להיות מושקעים ישירות בצמיחה של העסק.
עם כמה שאני אוהבת את חשבונית ירוקה (אוהבת אותם די הרבה!), אני עצמי כמעט ולא נכנסת לממשק הניהול של המערכת: המסמכים החשבונאיים שלי מופקים בתהליכים אוטומטיים. בכובעי כנותנת שירותי אוטומציה עסקית יצא לי להטמיע תהליכים דומים אצל כמה וכמה לקוחות, וראיתי בעיניי את האפקט של שינוי כזה על ההתנהלות היומיומית בעסק.
נכון, נדרשת השקעה כספית בהטמעה הראשונית של תהליכי אוטומציה, וגם תשלום (של דולרים בודדים) למערכת אוטומציה כמו Integromat שתחזיק את התהליכים ותפעיל אותם, אבל החסכון המשמעותי בעבודה ידנית וב-Copy-Paste שווה את ההשקעה הראשונית, שלא לדבר על השקט הנפשי שמתאפשר מעצם הידיעה שכל תחום המסמכים והחשבונות בעסק מוחזק גם בלי שאני "על זה" 24/7.

נשמע מסובך? מדגדג לך לבנות תהליכים מורכבים יותר ואין לך זמן להתעסק בלמידה של המערכות? יש לא מעט מומחי ומומחיות אוטומציה עסקית שישמחו לעזור לך לקחת את העסק לשלב הבא.


על הכותבת:
מיכל יחיאלי קופנהגן, "עסק קסם – אוטומציה לעסקים עם נשמה"

לעמוד העסקי בפייסבוק
michal@esekkesem.com

 

 

0 תגובות
Inline Feedbacks
View all comments