משמעות החתימה הדיגיטלית על מסמכים

משמעות המינוח חתימה דיגיטלית במסמכים לפי הוראות רשות המיסים

עם התרחבות השימוש במסחר אלקטרוני ואמצעים אלקטרוניים ממוחשבים, הן בניהול העסק והוצאת החשבוניות והן בהתנהלות המסחרית בין גופים שונים, כולל שימוש נרחב ברשתות פנימיות, חיצוניות וברשת האינטרנט, השימוש במסמכים אלקטרוניים הופך לנפוץ יותר וכולל גם חשבוניות אלקטרוניות. "חשבונית אלקטרונית" היא רשומה אלקטרונית לכל דבר, אשר עם חתימתה הדיגיטלית אין אפשרות לשנותה.

ביוני 2003, הוסדרו תקנות מס הכנסה המאפשרות ביצוע הפקת חשבונית אלקטרונית. ניסוחם של כללים מוסדרים להכרה במקוריותם של מסמכים אלקטרוניים, אופן שמירתם וחתימתם האלקטרונית, מקדם את השימוש בהן והופך אותן מקובלות בפעילות העסקית יותר ויותר. על מנת לעמוד בהוראות ניהול ספרים, על חשבונית אלקטרונית להיות "מסמך ממוחשב", שעל פי הוראות ניהול ספרים צריכים להתקיים בו שלושת הדברים הבאים:

  1. הוא נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים
  2. הוא חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת של הנישום
  3. צוינו בו בצורה בולטת לעין המילים "מסמך ממוחשב"

אמנם ניתן תמיד להדפיס חשבונית אלקטרונית ולהפכה למסמך פיזי על נייר, אך ככל שגדל מספר העסקים הפועלים על בסיס משרד ללא ניירת (paperless office), פעולה זו הופכת למיותרת. בנוסף, המסמך המודפס אינו מהווה חשבונית אלקטרונית.

 

משמעות החתימה הדיגיטלית בהקשר של חשבוניות

מסמך מקור, הנשלח ללקוח, צריך להיות חתום בידי מוסר המסמך. החוק מחייב אותנו לחתום את החשבונית הנשלחת ללקוח בחתימה דיגיטלית. 

חיתום דיגיטלי הינו חיתום חוקי על מסמך דיגטלי המאשר את האותנטיות של המסמך ומאשר את העובדה שהמסמך לא השתנה לאחר שהופק.

מותר לשלוח חשבוניות מס מקור באמצעות האינטרנט (במקום עותק מודפס), בתנאי שעומדים בדרישות הבאות:

  • העסק הודיע לפקיד השומה בדואר רשום על כוונתו לשלוח מסמכים ממוחשבים (לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון).
  • הלקוח אישר את הסכמתו בכתב או באופן ממוחשב לקבל את עותק המקור באינטרנט. יש לשמור את אישור הלקוח. הלקוח רשאי לשנות את הסכמתו בכל עת, ואז יש לחזור ולשלוח לו חשבוניות מודפסות. יש לשמור גם את הודעת הביטול. מערכת חשבונית ירוקה מתעדת את הורדות המסמכים הממוחשבים ע"י הלקוח שלכם אם הגדרתם שליחה אוטומטית של מסמכים ללקוח. הורדת מסמך ע״י לקוח מהווה את הסכמתו לקבלת המסמך הממוחשב.
  • החשבונית חתומה בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת.
  • העסק ששולח את החשבונית והעסק שמקבל את החשבונית מתחייבים לשמור את קובצי החשבוניות הממוחשבות כחלק ממערכת הספרים שלהם.

עדיין זקוקים לעזרה?

אנחנו כאן בכל עניין ולכל שאלה. ביום עסקים רגיל, בין השעות 9:00 ל-18:00, אנחנו עונים תוך מספר דקות.