סוגי חשבוניות ומסמכים

הסברים על כל סוגי המסמכים

כאן תוכלו לקבל מידע על כל סוגי המסמכים:

 

חשבונית מס קבלה

בעוד קבלה היא מסמך המאשר קבלת תשלום, חשבונית מס היא דרישת התשלום הנשלחת לקונה או ללקוח בעבור השירות או המוצר שיירכש.
קבלה יוצאת מיד עם קבלת התשלום, וחשבונית מס מוציאים לפי תנאי וסוג העוסק.
חשבונית מס קבלה הוא מסמך המאחד את שני המסמכים לצורך נוחות ופשטות.

אפשר להפיק חשבונית מס/קבלה כאשר מתקבל תשלום במעמד ביצוע העסקה. כיוון שמדובר בשילוב מסמכים שאחד מהם כולל מע"מ (חשבונית המס) אזי, מסמך מהסוג הזה איננו רלוונטי לעוסקים פטורים, אלא רק לעוסקים מורשים ומעלה.

הפרטים שיופיעו במסמך יתארו את אופן התשלום (המחאה, העברה בנקאית, אשראי, אפליקציית תשלום, פייפאל, מזומן, אחר וניכוי במקור) פרטי הלקוח, פרטי העסק, והפריט המדובר, תאריך והמספר הסידורי של המסמך, כמובן.

אם מדובר בעסקה בתשלומים, אפשר להפיק חשבונית מס (למעשה חש/קבלה) רק על התשלום שהתקבל, ולא על כל העסקה.
לקונה אין זכות לדרוש חשבונית מס לפני שהוא שילם עבור השירות. אפשר לשלוח לו חשבון עסקה, במקום.

 

חשבונית מס

חשבונית מס מוציא אך ורק עוסק מורשה. עוסק פטור אינו רשאי להוציא חשבונית מס. על-סמך חשבונית המס רשאי הקונה לקזז את מס התשומות הכלול בה כנגד המס שהוא חייב לשלם על עסקאותיו. על העסק לדווח על חשבוניות שהוציא כהכנסה לצורך חישוב מקדמות המס ותשלומי המע"מ.

חשבונית מס כוללת את כל הפרטים הבאים:

  1. שם העוסק וכתובת העסק
  2. המילים "עוסק מורשה"
  3. מספר העוסק המורשה
  4. המילים "חשבונית מס"
  5. המילה "מקור" ( על גבי מקור החשבונית בלבד)
  6. מספר החשבונית (מספר עוקב)
  7. תאריך הוצאת החשבונית

 

תשלום המע"מ בגין חשבונית מס לפני קבלת התשלום בפועל

עוסק מורשה או חברה בע"מ שמוציאים חשבונית מס ללקוח שלהם, למעשה משלמים את המע"מ בגינה גם אם עדיין לא קיבלו את התשלום בפועל.

ענין זה בעייתי לעוסק מורשה אשר עובד עם לקוח שמשלם לדוגמא בשוטף +90 ויוצר בעיות תזרימיות. מקובל לאפשר לעוסקים מורשים או חברות אשר נותנות שירותים כמו עריכת דין, פיתוח תוכנה, ייעוץ וכד' להפיק חשבונית עסקה אשר אינה מחייבת מבחינה חשבונאית (מהווה למעשה דרישת תשלום ואין צורך לשלם בגינה מע"מ). עם קבלת התשלום מפיק העוסק ללקוח חשבונית מס קבלה. יש להיוועץ ברואה חשבון לפני שמתחילים לעבוד בשיטה זו.

 

 

קבלה

קבלה היא רישום המתעד קבלת תקבול בצורת מזומן, שטר, כרטיס אשראי, שיק, שווה כסף וכדומה. על פי החוק חובה להנפיק מידית קבלה בעת קבלת תשלום.

הוצאת הקבלה אינה מחייבת בתשלום מיסים (מ.ע.מ. ומקדמות מס הכנסה), חיובים אלה נובעים רק מהוצאת חשבונית מס.

 

אילו פרטים יש למלא בקבלה?

בקבלה על תשלום שמקבל עוסק, יש לציין את סוג התשלום ולמלא את פרטי התשלום ואת הניכויים במקור אם היו.

שיק
חובה לציין את פרטי השיק המלאים: סכום, מספר חשבון, מספר שיק, תאריך פרעון, מספר בנק, מספר סניף, מספר חשבון.

העברה בנקאית
חובה לציין את פרטי ההעברה: סכום, תאריך העברה. רצוי לציין גם את פרטי הבנק המעביר, לרבות מספר בנק, סניף ומספר חשבון. 

כרטיס אשראי
חובה לציין את הסכום ותאריך התשלום. רצוי לציין גם את מספר הכרטיס (4 ספרות אחרונות בלבד), תוקף, סוג ומספר התשלומים.

אפליקציית תשלום
חובה לציין את פרטי התשלום: סכום, תאריך וסוג האפליקציה באמצעותה הוא התבצע. ניתן לציין גם את מספר העסקה.

פיי-פאל
יש לציין את התאריך, חשבון, מס' טרנזקציה והסכום.

מזומן
יש לציין את הסכום שנתקבל במזומן.

אחר
יש לציין את סוג התשלום ביטקוין / שווה כסף, תאריך וסכום. עבור תשלום בביטקוין ניתן לציין גם את מספר העסקה.

ניכוי מס במקור
אם הלקוח ניכה לכם מס במקור, יש לציין זאת בקבלה ולרשום את סכום הניכוי הכולל.

 

חשבון עסקה

עוסק פטור אינו יכול להוציא חשבונית מס, אך הוא יכול להוציא חשבון עסקה כדרישת תשלום ללקוח ולאחר קבלת התשלום להפיק קבלה.
עוסק מורשה וחברה בע"מ יכולים גם הם להוציא חשבון עסקה כדרישת תשלום ללקוח ולאחר קבלת התשלום להפיק חשבונית מס קבלה. בדרך זו העוסק המורשה יכול להימנע מתשלום מע"מ מוקדם לפני קבלת התשלום בפועל. 

 

חשבונית זיכוי

חשבונית זיכוי הינה מסמך תיעוד המשמש לתיקון חשבונית מס שהמקור שלה כבר יצא מרשותו של העוסק ונשלחה ללקוח. בחשבונית זיכוי יש לציין:

  • מהי הסיבה לשינוי/תיקון החשבונית
  • מספר החשבונית המתוקנת
  • סכום התיקון
  • מספר עוסק מורשה
  • המילה "מקור"

 

תעודת משלוח

כאשר שולחים סחורה ללקוח צריך ללוות אותה בחשבונית מס או בתעודת משלוח. חייבים לפרט את הכמויות. 
באפשרותכם להפיק תעודות משלוח ואח"כ להפיק מהן חשבונית מס.

 

לפי הוראות ניהול ספרים כל משלוח של סחורה חייב בתעודת משלוח או בחשבונית מס. יצרנים ,סיטונאים, חקלאים, ויהלומנים מוציאים תעודות משלוח, שעל מוביל הסחורה לשאת עימו עת יציאתו עם המוצר מבית-העסק ובמהלך שינועו לצרכן/לקוח או אפילו לתצוגה ביריד, או במשלוח פנימי ממחסן למחסן אחר. גם סוחרים ניידיים, המוכרים מרכבם, מלווים את ההובלה עם תעודת משלוח שמפרטת את כמויות והסוגים של הסחורה הניידת.

תעודת משלוח דומה מאוד לחשבונית. היא תכלול את פרטי העסק, תאריך, פרטי הלקוח וחתימה, כמובן. 
הפקת חשבונית פוטרת מיצירת תעודת משלוח. תעודת המשלוח היא רק מסמך ארעי למקרים בהם לא ידוע מה בדיוק מהכמות יימכר/יימסר. מה שיצא מהמלאי וטרם נמכר, נכתב ב
סדרה נפרדת של תעודות משלוח. כשמחזירים את הסחורה למחסן אפשר לכתוב תעודת משלוח בהתאם למכירה בסימן שלילי.

לתעודת המשלוח יתרון נוסף בהתקשרות שלכם עם הלקוח: כאשר המוביל מוסר את הסחורה ללקוח הוא נותן לו את המקור בכדי שידע מה הוא קיבל ומחתים את הלקוח על ההעתק. את ההעתק הוא מחזיר לבית העסק ושם שומרים אותו למקרה של חילוקי דעות עם הלקוח על מה נמסר לו.

 

 

חשבונית עצמית

חשבונית עצמית כשמה כן היא, היא חשבונית שאנחנו מוציאים לעצמנו. 

אנו מנפיקים חשבונית עצמית כאשר קיימת עסקה שאותה צריך לתעד על ידי הפקה של חשבונית מס אך האדם מולו התבצעה העסקה הוא אדם פרטי ולא עסק. 

מטרת הוצאת החשבונית העצמית הינה לדווח לרשויות המס כי בוצעה עסקה החייבת בתשלום מס. הקונה הוא זה שחייב במס, אזי גם במקרה זה יהיה הקונה חייב להנפיק חשבונית עצמית.

חשבונית עצמית יש לה גם משמעות במע"מ -  מקבל השירות יהיה חייב בתשלום מע"מ במקום נותן השירות, ואף יהיה חייב בדיווח בדוח התקופתי על מחזור מע"מ ומחזור עסקאות. בד בבד יקזז את סכום המע"מ שלעיל כמע"מ תשומות.

דוגמא נפוצה למקרה של הפקת חשבונית עצמית: תשלום של העסק לאדם פרטי עבור דמי שכירות. 

 

הצעת מחיר

הצעת מחיר היא הבסיס ההתחלתי שלנו למו"מ עם הלקוח. מרגע חתימת הלקוח על המסמך הזה נוצר עימו החוזה בו הוסכם על העלות עבור השירות או המוצר, תנאי התשלום ומועדו וכו'.

מומלץ לנסות ולפרט בהצעת המחיר את הדרישות ההדדיות של שני הצדדים במידת האפשר, כדי לחסוך אי-הבנות מיותרות אחר כך.

 

עדיין זקוקים לעזרה?

אנחנו כאן בכל עניין ולכל שאלה. ביום עסקים רגיל, בין השעות 9:00 ל-18:00, אנחנו עונים תוך מספר דקות.