סוגי חשבוניות ומסמכים

מילון המסמכים לעצמאים

ברוכים הבאים לעולם העצמאים!
עולם נטול בוסים, אבל משופע בסוגי מסמכים, קבלות, וטפסים.

כדי לעזור לעשות קצת סדר, הכנו מילון מונחים מקוצר עם כל הדברים שחשוב שתדעו לגבי סוגי המסמכים השונים.

לפני שנצלול לים המסמכים שמסביב נתחיל מההגדרה הבסיסית של סוג העוסקים שאתם - זה ישפיע על סוגי המסמכים שיהיו רלוונטיים עבורכם, על תשלומי המיסים ואופן ההתנהלות שלכם כעסק.
 

עוסקים פטורים - אם מחזור ההכנסות שלכם מגיע עד לסכום של 100,491 ₪ (נכון ל-2020), אתם יכולים להגדיר את עצמכם כעוסקים פטורים. יכולים, אבל לא חייבים.
ופטורים ממה? מכל ההתעסקות עם מע"מ - אתם לא גובים מהלקוחות שלכם מע"מ, לא מדווחים ומשלמים למע"מ וכתופעת לוואי של הדברים, גם לא מזדכים על המע"מ של ההוצאות. בקיצור, תשכחו מהמע"מ. 

עוסקים מורשים - אם אתם מגלגלים יותר מ-100,491 ₪ בשנה - ברכות! אתם חייבים להצהיר על עצמכם כעוסקים מורשים.
אופציה נוספת היא אם אתם נמנים על העוסקים במקצועות שמחוייבים להירשם כעוסקים מורשים, למשל, רופאים, אדריכלים, פסיכולוגים ורואי חשבון.
כעוסקים מורשים, אתם חייבים להוציא חשבונית (תכף נגיע לזה), לגבות מע"מ על כל עסקה ולדווח עליה למע"מ.

כמו הרבה דברים, גם עולם המסמכים מתחלק לשניים - מסמכים חשבונאיים, וכאלו שלא.

מסמכים חשבונאיים - מסמכים המתעדים עסקה ומעידים על הכנסות או תקבולים. מסמכים חשבונאיים ממוספרים, ולאחר הפקתם בחשבונית ירוקה הם נחתמים בחתימה דיגיטלית. אחרי החתימה אי אפשר לערוך את המסמך או פשוט למחוק אותו. כדי לבטל מסמך חשבונאי צריך להפיק מסמך נגדי שיבטל אותו. זה אולי נשמע מסובך, אבל המערכת שלנו תלווה אתכם בביטול צעד אחרי צעד.

מסמך לא חשבונאי - מסמכים שלא מעידים על הכנסות או תקבולים, ואין להם משמעות חשבונאית ואין חובה להפיק אותם. למשל, דרישת תשלום או הצעת מחיר. כשרוצים לבטל אותם, אפשר פשוט לסמן כסגור ולהפיק מסמך חדש.

מי אתם, מסמכים לא חשבונאים?

חשבון עסקה - או בעצם דרישת תשלום
נתחיל מהקל - חשבון עסקה הוא מסמך לא חשבונאי ובו אתם מבקשים מהלקוחות את התשלום. גם עוסקים פטורים וגם מורשים יכולים להוציא את המסמך הזה. לעוסקים מורשים יש גם אפשרות להוציא חשבונית-מס במקום חשבון עסקה (נגיע לזה בהמשך…) ולעוסקים פטורים זו בעצם הדרך היחידה לבקש בצורה רשמית תשלום.
את חשבון העסקה שולחים כדי שהלקוחות ידעו מה התשלום שהם צריכים להעביר לכם, ואחרי שמקבלים את התשלום מפיקים קבלה (גם על זה נדבר ממש עוד רגע). תשמחו בהחלט לגלות שבחשבונית ירוקה אפשר להפיק מסמך מתוך מסמך כך שבעצם כל הפרטים שבחשבון העסקה יופיעו כבר במסמך ההמשך שתפיקו אחרי שתקבלו את התשלום. 

הצעת מחיר - או בעצם מכאן הכל מתחיל
הצעת מחיר היא הבסיס ההתחלתי שלנו למערכת היחסים עם הלקוח. מרגע חתימת הלקוח על המסמך הזה נוצר עימו החוזה בו הוסכם על העלות עבור השירות או המוצר, תנאי התשלום ומועדו וכו'.

הזמנה
יש תחומי עיסוק שמחוייבים לפי חוק לנהל ספר הזמנות, לדוגמא, יהלומנים, קבלנים או טכנאי שיניים.
ספר ההזמנות יעזור לכם לתעד ולעקוב אחרי ההזמנות - כמובן שגם עסקים שלא ברשימה מוזמנים להפיק מסמכי הזמנה למען הסדר הטוב וכדי לבצע מעקב עם עצמכם ועם הלקוחות על הזמנות שבוצעו, רגע לפני שמגיעים למשלוח של המוצר או לתשלום.

תעודת משלוח - או בעצם מה כמה ולמה?
כאשר שולחים סחורה ללקוחות צריך ללוות אותה בחשבונית מס או בתעודת משלוח, לפי חוק ניהול הספרים. בתעודת המשלוח מפרטים את הכמויות ואת הפריטים נשלחו. לתעודת המשלוח יש יתרון ברור בהתקשרות שלכם עם הלקוח: כאשר המובילים מוסרים את הסחורה ללקוחות הם נותנים להם את מסמך המקור. זה מהווה סוג של אישור על מה הלקוחות קיבלו, אחרי שמחתימים אותם על ההעתק של התעודה. את ההעתק מחזירים לבית העסק ושם שומרים אותו למקרה של חילוקי דעות עם הלקוח על מה נמסר לו.
כדי לבטל את תעודת המשלוח מפיקים תעודת החזרה.
חוץ מעוסקים פטורים שלא מפיקים חשבוניות (שכבר נדבר עליהן), כל שאר סוגי העוסקים יכולים לצרף למשלוח חשבונית במקום תעודת משלוח. בתעודת המשלוח יופיעו פרטים דומים לאלה המופיעים בחשבונית- פרטי העסק, תאריך, פרטי הלקוחות וחתימה של השולח ומקבל המשלוח. 

הנה הם באים, המסמכים החשבונאיים:

קבלה - או בעצם מה קיבלת?
קיבלתם תשלום ולא משנה אם זה במזומן, צ'ק, אשראי או העברה? אתם צריכים להוציא קבלה. החוק אומר שחובה להנפיק קבלה מיידית בעת קבלת תשלום. אם קיבלתם תשלום דחוי, את הקבלה מוציאים על התאריך בו קיבלתם את התשלום ובתאריך התקבול מציינים את המועד שבו התשלום אמור להגיע אליכם.
לקוחות מייחסים חשיבות רבה להוצאת קבלה, או יותר נכון לאי-הוצאת קבלה. אז שימו לב לזה.

קבלה היא המסמך החשבונאי הרשמי היחיד שעוסקים פטורים מפיקים. 

חשבונית מס, או מה המס שתצטרכו לשלם?
חשבונית מס היא דרישת תשלום הנשלחת ללקוחות על ידי עוסקים מורשים, חברות בע״מ, חברות פרטיות, וחברות מסוג שותפות (תזכורת, עוסקים פטורים לא מוציא חשבונית מס ובחשבון שלהם אצלנו גם לא יופיעו המסמכים האלה). חשוב לדעת שברגע שמוציאים חשבונית מס, למעשה משלמים כבר את המע"מ על אותה עסקה - גם אם עדיין לא קיבלתם את התשלום בפועל. על-סמך חשבונית המס אתם משלמים מע"מ ומשלמים את המקדמות למס-הכנסה - כן,  אפילו אם עדיין לא קיבלתם את התשלום. זו בעצם נחשבת להכנסה, אבל לא לתקבול (יתכן והרגע נפל לכם האסימון על ההבדל בין הכנסה לתקבול. זה קרה לכולנו). זאת בדיוק הסיבה שבגללה ההמלצה שלנו ושל רואי החשבון היא לעבוד עם חשבון עסקה ורק אז להוציא חשבונית מס-קבלה. והנה ההסבר עליה….

חשבונית מס-קבלה - הכל כלול במסמך אחד!
חשבונית מס היא דרישת התשלום הנשלחת ללקוח. קבלה, היא המסמך שמאשר את קבלת התשלום. כשמחברים את שני המסמכים יחד, מקבלים חשבונית מס-קבלה - מסמך שמאחד את שניהם ועושה את החיים פשוטים יותר. אפשר להפיק חשבונית מס-קבלה רק כאשר מתקבל התשלום ואם שלחתם ללקוחות חשבון עסקה לפני קבלת התשלום- זה בעצם יהיה המסמך החשבונאי היחיד ששלחתם ורק על בסיסו תשלמו מיסים - מע"מ ומקדמות. כלומר, התשלום של המקדמות והמע״מ יהיה אחרי שהתקבול כבר הגיע אליכם.

בגלל שזה מסמך שבעצם מורכב משני מסמכים שונים, גם כשרוצים לבטל אותו צריך לבטל את שני המסמכים שמרכיבים אותו- את חשבונית המס ואת הקבלה. השלב הראשון יהיה הפקת חשבונית זיכוי- שמבטלת את החלק של חשבונית המס, ולאחר מכן הפקת קבלה שלילית שבעצם מבטלת את החלק של הקבלה. זה הרגע שאפשר לחזור לנשום, כי המערכת תלווה אתכם צעד צעד בתהליך הביטול.

חשבונית זיכוי - או בעצם ככה מתקנים חשבוניות
חשבונית זיכוי היא הפתרון שלכם אם טעיתם בסכום בחשבונית המס, הלקוחות התחרטו או שאתם צריכים להקטין את סכום החיוב מסיבה כזאת או אחרת. כמו שאמרנו, מסמכים חשבונאיים אי אפשר לשנות, אבל אפשר לבטל. במידה ואתם צריכים לבטל את חשבונית המס, מפיקים חשבונית זיכוי כנגד זאת שביטלתם ואז אין שום בעיה להפיק חשבונית מס חדשה ומתוקנת. בחשבונית זיכוי מומלץ לציין את מספר החשבונית המקורית ואת הסיבה לשינוי או התיקון של החשבונית המקורית. 

חשבונית עצמית - או בעצם אם אין אני לי מי לי?
חשבונית עצמית כשמה כן היא, חשבונית שאנחנו מוציאים לעצמנו כאשר קיימת עסקה שאותה צריך לתעד על ידי הפקה של חשבונית מס, אבל האדם מולו התבצעה העסקה לא יכול להוציא לנו חשבונית מס או קבלה כי הוא אדם פרטי ולא עסק. מטרת הוצאת החשבונית העצמית היא לדווח לרשויות המס שבוצעה עסקה שחייבת בתשלום מס (או זיכוי).
בואו נעשה את זה פשוט יותר. ניקח לדוגמא תשלום של העסק לאדם פרטי עבור דמי שכירות. כדי שהוצאת שכירות תהיה מוכרת במס, אתם צריכים לקבל חשבונית מס על ההוצאות. לכן, תוציאו לעצמכם חשבונית עצמית בכל פעם שתשלמו דמי שכירות - כדי שיהיה תיעוד על התשלום (חוזה לא מספיק), איתו תוכלו לדווח למע"מ על ההוצאה.


 

עדיין זקוקים לעזרה?

אנחנו כאן בכל עניין ולכל שאלה. ביום עסקים רגיל, בין השעות 9:00 ל-18:00, אנחנו עונים תוך מספר דקות.