הפקת מסמך - הוראות למילוי כל השדות

פירוט למילוי כל השדות בהפקת חשבונית, קבלה או כל מסמך אחר.

כאן נפרט איך ממלאים פרטים בחשבוניות ומה יש להזין בכל שדה. במסמכים כמו חשבונית עסקה וחשבונית מס, שהינם דרישת תשלום, יש צורך למלא פרטי תשלומים, אך אין פירוט תקבולים. בחשבונית מס קבלה יש צורך למלא פירוט תשלומים וגם פירוט תקבולים, מכיוון שזהו מסמך אשר הופק אחרי קבלת התשלום. בקבלה יש למלא רק פירוט תקבולים. בשאר המסמכים כמו הזמנה, הצעת עבודה, תעודת משלוח והזמנת רכש יש למלא את פרטי התשלומים, ללא פרטי תקבול. תעודת זיכוי כדאי להפיק מתוך החשבונית אותה מזכים. תוכלו לקרוא על כך במדריך לביטול מסמכים. נעבור על כל השדות של חשבונית מס קבלה, מכיוון שזה מסמך שכולל בתוכו את כל השדות האפשריים:

  • לקוח - יש לבחור לקוח מתוך רשימת הלקוחות שלכם או לקוח מזדמן. שימו לב שאם בחרתם לקוח מזדמן, תוכלו להזין את כתובת המייל שלו, לשם יגיע המסמך ישר אחרי הפקתו. כמו כן, תוכלו לשמור את הלקוח המזדמן כלקוח קבוע במידה ותסמנו V בתיבה "הוסיפו לקוח זה לרשימת הלקוחות הקבועים".
  • תאריך המסמך - אפשר לבחור תאריך עבר, אבל הוא חייב להיות מוגדר החל מתאריך מסמך האחרון מאותו סוג שהפקתם במערכת
  • לתשלום עד - (לא מופיע בקבלה ובחשבונית מס/קבלה). התאריך האחרון לתשלום החשבונית. בבחירת לקוח שמור, תאריך זה מתעדכן לפי תנאי התשלום שהוגדרו בכרטיס הלקוח.
  • שפת המסמך - עברית או אנגלית. שימו לב שאם בחרתם מסמך באנגלית, המקור יופק בעברית עבור הנהלת החשבונות שלכם בארץ וההעתק יופק באנגלית עבור הלקוח שלכם.
  • מטבע ראשי של המסמך - סוג המטבע של הסכום הסופי של המסמך
  • תיאור כללי - תיאור כללי של החשבונית, לא חייבים למלא
  • פירוט תשלומים:
    • מע"מ - ניתן לבחור רגיל / כולל / פטור (האפשרות של פטור רק עבור עסקים היכולים להוציא חשבוניות מעורבות)
    • מק"ט - תוכלו לבחור מרשימת הפריטים שלכם או להשאיר ריק
    • פירוט - פרטי המוצר / שירות העסקה. חובה למלא.
    • כמות 
    • מטבע - סוג המטבע של סכום שורת התשלום
    • מחיר ליחידה
    • בסיום מילוי השורה לחצו על הכפתור "שמירת שורה" ותוכלו להוסיף שורות נוספות. אם טעיתם במילוי פרטי השורה, תוכלו לערוך אותה על-ידי לחיצה על כפתור העריכה כפתור העט הכתום או להסיר אותה, על-ידי לחיצה על כפתור המחיקה כפתור המחיקה.
    • תוכלו לבחור אם החשבונית היא חשבונית רגילה / חשבונית ללא מע"מ (חו"ל או אילת) / חשבונית מעורבת.
  • פירוט תקבולים - יש להזין את פרטי התשלום שקיבלתם מהלקוח - המחאה / העברה בנקאית / כרטיס אשראי / אפליקציית תשלום / פייפאל / מזומן / אחר וגם במידה והלקוח ניכה לכם מס, עליכם להזין את הסכום בלשונית "ניכוי במקור".
  • הערות - יופיעו מתחת לפירוט המסמך
  • תוכן בתחתית המסמך - יופיע בתחתית המסמך
  • תוכן נוסף במייל ללקוח - במידה ותרצו, תוכלו להוסיף תוכן נוסף אשר ישלח ללקוח במייל שעימו מועבר המסמך.

בסיום מילוי פרטי החשבונית תוכלו ללחוץ על "תצוגה מקדימה של המסמך", התצוגה המקדימה תפתח בטאב נפרד. אם הכל תקין, לחצו על "הפקת המסמך", קובץ בפורמט pdf יישלח אליכם כמסמך מצורף למייל וגם הלקוח יקבל מייל עם קישור לחשבונית מקור (אם סימנתם את האפשרות הזאת).
תוכלו לעקוב אחר היסטוריית ההורדות של המסמך ע"י לקוח בעמוד המסמך עצמו.

עדיין זקוקים לעזרה?

אנחנו כאן בכל עניין ולכל שאלה. ביום עסקים רגיל, בין השעות 9:00 ל-18:00, אנחנו עונים תוך מספר דקות.