אפליקציה - איך לבצע פעולות שונות על מסמכים?

בעמוד המסמכים ניתן לבצע מגוון פעולות הקשורות במסמכים השמורים.
הפעולות האפשריות הן: הפקת מסמך מתוך מסמך אחר, סימון המסמך כמטופל וסגירתו, פתיחה מחודשת של מסמך, שיתוף מסמך, הורדת מסמך, שכפול מסמך, הצגת תיעוד השליחה של המסמך, הצגת מסמכים מקושרים, שליחה במייל וביטול מסמך. 

על מנת לבצע פעולה על מסמך היכנסו תחילה לתוך המסמך הרצוי, על-ידי לחיצה על מספר המסמך. 

 

בתוך עמוד המסמך, פתחו את תפריט הפעולות, על-ידי לחיצה על כפתור ההגדרות  המופיע בצידו השמאלי העליון של המסך.
הפעולות אשר יופיעו ברשימה הן הפעולות אותן ניתן לבצע על המסמך אותו בחרתם:

 

 הפקת מסמך חדש מתוך מסמך זה

פעולה זו משמשת להפקת מסמכי המשך למסמכים קיימים.
לחיצה על פעולה זו תפתח את רשימת המסמכים אשר ניתן להפיק מתוך אותו מסמך, בחרו בסוג המסמך אותו ברצונכם להפיק.
במסמך החדש שיפתח להפקה יופיעו אוטומטית אותם הפרטים מהמסמך הקודם.
המסמך החדש והמסמך ממנו הוא הופק יהיו מקושרים אחד לשני במערכת.

פעולה זאת ניתנת במסמכים המסווגים כפתוחים בלבד.

 

 סימון המסמך כמטופל וסגירתו

במידה והטיפול במסמך הסתיים מבלי שיקושר למסמכים נוספים, תוכלו לסווגו כסגור באופן ידני, ע״י פעולה זו.

 

 פתיחה מחודשת של המסמך

אם בטעות סגרתם ידנית מסמך, ע״י לחיצה על פעולת הסגירה, תוכלו לפתוח אותו מחדש באמצעות פעולת הפתיחה המחודשת.

פעולה זו ניתנת במסמכים שנסגרו באופן ידני בלבד.

 

  שיתוף מסמך

פעולה זאת מאפשרת שיתוף של קישור להורדת המסמך דרך הWhatsApp, הודעת sms ואפליקציות נוספות המותקנות במכשיר.
אם בעת הפקת החשבונית היא הוגדרה עם שליחת קישור לביצוע התשלום, הקישור לתשלום יתווסף גם בשיתוף החשבונית דרך אפליקציית WhatsApp.

שימו לב, שליחת קישורים להורדת מסמכים דרך פעולת השיתוף לא מאפשרת מעקב אחר ההורדה. במידה וברצונכם לוודא כי הלקוח ביצע הורדה של החשבונית, יש לשלוח אותה ללקוח דרך המערכת בעת הפקת המסמך, או ע״י בחירה בפעולת השליחה במייל.

 

 שכפול מסמך

לחיצה על פעולת השכפול תפתח להפקה מסמך חדש מאותו הסוג ועם אותם הפרטים של המסמך הקיים ממנו בוצע השכפול,
עדכנו לפי הצורך את הפרטים במסמך החדש והפיקו אותו.

 

 תיעוד שליחה וקבלת המסמך

באמצעות פעולה זאת תוכלו לוודא כי הלקוח קיבל את המסמך שנשלח אליו.

לחיצה על פעולה זו תציג תעוד המפרט אם המסמך נשלח בהצלחה, מתי נשלח, לאיזה כתובת מייל, סוג המסמך, כמות החשיפות (פתיחת המייל) וכמות ההורדות (לחיצה על קישור ההורדה של המסמך).

כמות החשיפות מתעדכנת בהתאם למדיניות שרתי הדואר של הנמענים ולכן ייתכנו עיכובים בנתוני ההפצה.

 

 מסמכים מקושרים

לחיצה על פעולה זו תציג את המסמכים המקושרים למסמך ופרטיהם.

 

  שליחה במייל

באמצעות פעולה זו ניתן לשלוח את מסמך המקור במייל, שליחה זו מתבצעת דרך המערכת.

 

 ביטול מסמך

לחיצה על פעולה זו תפתח להפקה את מסמך או מסמכי הביטול שיש להפיק לצורך ביטול המסמך, בהתאם לסוג המסמך אותו תרצו לבטל.
על מנת לבטל מסמך ניתן להעזר במדריך לביטול מסמכים.