הימים מורכבים, את זה כולם כבר יודעים וחווים. ובתוך אי הוודאות מסביב, לנו העצמאיות והעצמאים נוסף עוד רובד של דאגה לגורל העסק. עם כל הרצון להשתבלל ולהשתתק, אין לנו הרבה ברירה – לא ברור עד מתי המצב יימשך ובינתיים – צריך להתפרנס וחייבים לגייס כוחות מנטליים כדי לבצע פעולות נדרשות והתאמות למצב. אבל איך עושים את זה?
פולינה שטרן שלמה וג׳וי מרוז, יועצות שיווקיות ועסקיות, מנהלות ״קהילת המטפלים והמטפלות״ (מבית "לטפל בעסק") , כאן כדי לענות על השאלות הכי חשובות: איך בכלל אפשר להתרכז בעשייה? ממה להתחיל? איך להתמודד עם אי הוודאות המשולבת – גם במרחב האישי וגם במרחב העסקי? הנה כמה תובנות וטיפים שחשבנו שיוכלו לעזור.
כשאנחנו מסתכלים על כל מה שנוגע לניהול העסק נרצה לחלק את זה לשניים:
הראשון הוא המרחב האישי, איך אנחנו דואגים לעצמנו, מבחינה פיזית ורגשית. השני הוא המרחב העסקי, שאותו נרצה לחלק לתתי אזורים: תקשורת עם לקוחות, פעילות עסקית ולוגיסטיקה, תשתיות ותכנון פיננסי.
המרחב האישי | לטפל בעצמנו כדי שנוכל לטפל בעסק
אנחנו יודעים, לא קל בכלל להצליח להרים לרגע את הראש מעל כל מה שקורה ופשוט לעבוד. המורל הלאומי נע על סקאלה לא יציבה בין עצבות גדולה לתחושת אחדות מרככת, ברקע מרחפת הדאגה הכלכלית הרגילה, ונראה שאין מנוס מלגייס כוחות לעשייה. איך מצליחים לעשות את זה? תחילה, יש כמה דברים שחשוב לדעת ולזכור:
- נתחיל עם מחשבה חיובית – תנועה עסקית היא חלק מהחוסן הלאומי: בימים כאלה, החזית הכלכלית היא חזית חשובה ברמה הלאומית, והעסקים הקטנים והזעירים הם חלק חשוב מאוד מהכוח הכלכלי של ישראל (שהוא חלק קריטי בחוסן הלאומי). לכן כל עצמאי ועצמאית הם שותפים ואחראים להצלחתו של המשק גם במצב הנוכחי, ומדרבן לדעת שגם כשאתם חובשים את כובע העסק, אתם תורמים להנעת הכלכלה הלאומית ודחיפתה קדימה.
- עבודה היא גם הפוגה, וברמה האישית היא לגמרי יכולה לעזור כדי להתנתק לכמה זמן מהמצב וההתעסקות המלחיצה בכל מה שקורה מסביב. עיסוק בדברים מקצועיים הקשורים לעסק מייצר תחושת שליטה מסוימת ומאפשר להשיב לעצמנו את המסוגלות שלנו להתרכז בדברים אחרים, ולפנות מעט את הראש. אלו תחושות של כוח, שנותנות אוויר לנשימה ומאפשרות לנו לפעול למען עצמנו ואחרים בצורה מיטיבה יותר.
- אתן ואתם לא לבד. לפעמים צריך לעצור לרגע ולזכור את זה. כולנו יחד, עצמאים ועצמאיות, נעבור את זה, ובמוקדם או מאוחר נחזור לשגרה. יש המון אנשים מסביבכם שחווים תחושות ובעיות דומות ושווה להיעזר בהם בקהילה שלנו ובקהילות עצמאים ברחבי הרשת.
ויש עוד דבר לא פחות חשוב שכדאי ליישם – שחרור תחושת האשמה והציניות שחלקנו מרגישים. התופעה השכיחה הזו נקראת ״אשמת הניצולים״, והכוונה היא לתחושה הזאת של ״מי אני שאתעסק בעסק שלי כשאנשים מסביבי נמצאים במצב כל כך מורכב ובלתי נתפס״. גם את המינוח "ניצול ציני" שאנחנו כל כך חוששים מפניו, כדאי לשחרר. אף אחד לא ציני כרגע. כולנו רוצים לקחת חלק בהתאוששות. ובאשר לניצול – פעולה מקצועית מותאמת איננה ניצול של המצב אלא התמודדות איתו.
התחושה הזו היא כמובן לגיטימית והיא מובילה במקרים רבים למצב של קיפאון. אנחנו כמובן לא רוצים שהתחושה הזו תנהל אותנו ולכן התפקיד שלנו הוא להחזיר את עצמנו לאט לאט ובצעדים מדודים בחזרה לסוג של נורמליות. התחלה טובה היא לחזור בהדרגה לרמה מסוימת של עשייה ועבודה. עקב בצד אגודל. בביסים קטנים. כל פעם קצת. העיקר לצאת מהקיפאון.
המרחב העסקי | לפני הכל, תקשורת עם הלקוחות
המרחב שהכי פשוט להתחיל ממנו את היציאה מקיפאון לתנועה הוא התקשורת עם הלקוחות. העם כולו חווה אירוע מטלטל, וגם במקרה הזה טבעי לתהות עד כמה הלקוחות פנויים לתקשר איתנו והאם ״נעים לנו״ לפנות אליהם. אז איך יוצרים את הקשר הראשוני הזה?
- תחילה נרצה לבסס תקשורת עם הלקוחות בעדינות המתבקשת – נשאל אותם לשלומם, נברר מה קורה איתם, נבדוק האם הם עובדים בימים הללו, ונתקשר באיכפתיות ואמפתיות מירבית. ברגע שהדיאלוג הזה נוצר, תחושת אי הנעימות יורדת. בימים כתיקונם, שיווק ומכירות נשענים על תקשורת נכונה, וגם במצב חירום העיקרון הזה לא שונה.
- התקשורת עם הלקוחות לא חייבת להיות פרונטלית או ישירה. אפשר לייצר אותה באמצעות הפלטפורמות של העסק, אבל תופתעו מאוד לגלות עד כמה אנשים צמאים לשיח אישי יותר, במיוחד בימים כאלו. לא משנה באיזו דרך תבחרו, עדיף לא להיעלם. ככל שניעלם ולא יהיה לנו נעים, עלול להיווצר גלגל שיוביל לתחושת אי נעימות גם בצד השני, ובהמשך לאבדן פעילות ולקוחות.
חשוב לזכור, לדברים שאנחנו אומרים יש משמעות עבור הלקוחות שלנו. הם רוצים לשמוע מאיתנו ורגילים שאנחנו אלו ש״נותנים את הטון״ במערכת היחסים הזו, וזה זמן טוב לחזק את התחושה הזו. פניה אמפתית ורגישה, כולל שיח על המצב ובירור הצרכים של הלקוח בתקופה הזו , בין אם בפניה ישירה ובין אם בדרך דיגיטלית, היא מבורכת ותזכה להערכה אצל הלקוח.
היום שאחרי או היום שתוך כדי?
כמו שכולנו כבר מבינים בשלב הזה – הכל הולך לקחת זמן. בלי קשר לסיום המלחמה, ההתאוששות גם היא תימשך הרבה מאוד זמן. המטרה אינה להוריד את המורל, אלא להדגיש נקודה חשובה – גם הקורונה לימדה אותנו שיש הבדל משמעותי בין עסקים שהשתתקו (תרתי משמע) לבין עסקים שהמשיכו לפעול ולהיות בקשר עם הלקוחות תוך כדי תנועה ובשלב ההתאוששות.
הרעיון הוא לעבור מ״מצב הישרדות״ למצב בו אנחנו ערים למה שקורה עכשיו אבל דואגים כל הזמן להעיף מבט קדימה עם מחשבה על היום בו הדברים יתחילו להתאזן בחזרה. התקשורת והעבודה שנבצע עכשיו יכתיבו את היכולת של העסק שלנו להישאר בתודעה של הלקוחות ולחזור מהר ככל הניתן לשגרה כשיגיע הרגע הנכון.
שיווק במצב חירום, כן או לא?
ברור שמה שהיה לפני תחילת המלחמה, ברוב המקרים לא רלוונטי למצב הנוכחי. לכן נרצה להמשיך לשווק, אבל בצורה ובווליום שמותאמים למצב. במילים אחרות, כדאי לנסות להתאים את המסרים וגם את המוצרים שלנו (אם צריך) למצב החדש. הרבה פעמים זה עניין של עטיפה מחדש של המוצרים שאנחנו מציעים וביצוע שינויים קלים בשירות או המוצר. אפשר גם לפנות ישירות ללקוחות, לשאול אותם מה הצרכים שלהם כרגע ולפעול בהתאם לכך.
למשל: אם אתם מאמני כושר, תוכלו להציע אימונים בזום, לבדוק אפשרות לאימונים קבוצתיים במרחבים מוגנים ועוד. תוכלו להציע ללקוחות שעה של בריחה מהמציאות וניקוי ראש, בתנאים בטוחים שמתאימים למצב. זו כמובן רק דוגמה אחת, ויש מי שלא יכולים לבצע שינויים תפעוליים במוצר או השירות שהם מציעים, אבל אם ישנה אפשרות כזאת, חשוב לעשות את זה.
לעיתים ייתכן ונתקל בתגובות פחות אוהדות, ולכן חשוב לזכור: גם אם לקוח אחד או שניים יחשבו ככה ישנם בוודאות המון לקוחות אחרים שישמחו לנסות לחזור לשגרה מסוימת ושהמילים או המוצר שלכם יכולים לעשות להם טוב.. אנחנו רוצים לשים את האנרגיה והמאמץ שלנו במקומות שבהם אנחנו יכולים לתרום במקום לעצור פעילות כי זה לא מתאים למישהו. זו הדרך היחידה לנרמל את הדברים.
ביטולים, התנדבות ומה שביניהם
רוח ההתנדבות האדירה של הימים הללו מובילה להתגייסות ענקית מצד הציבור וכל אחד מאיתנו תורם בדרך שמתאפשרת עבורו. יחד עם זאת – חשוב לומר את זה – אנחנו עצמאים ועצמאיות בעלי עסקים וזה בסדר גמור ואפילו לגיטימי לרצות להרוויח כסף ולהתפרנס. מה גם שזה חיוני להזרים כסף למשק כדי לאושש אותו. ובמילים אחרות – אנחנו צריכים לשדר ביטחון מול הלקוחות, לגרום להם להבין שאנחנו פה עבורם, מוכנים לתת עבודה – עם התמורה הראויה.
כמובן, אף אחד מאיתנו לא תלוש מהמציאות, ואם יש מקרים בהם יש באפשרותכם לעזור – מעולה. ככלל, האמפתיות שלנו צריכה להגיע בצורת שאלות כמו ״איך אני יכול לעזור״, ״יש משהו שיכול להקל עליך״ וכדומה.
בנוסף, אפשר להחליט מראש אם נותנים הנחות והטבות לקהל יעד ספציפי, להחליט וליידע את הלקוחות שתורמים חלק מההכנסות, להתנדב חלק מהזמן (אבל בחלק השני להתפרנס) ועוד. פעולות כאלה יוצרות תחושת רתימה לתשלום מלא. בכל מצב, תוציאו לעצמכם מהראש את האינסטינקט האנושי הטבעי "לשכב מתחת לאלונקה" בכל מחיר, כי זה לא יעזור להניע את הכלכלה ובטח לא את העסק שלכם.
חשוב להבין שהירידה הכללית כרגע במשק היא לא גזירת גורל. היא זמנית, מתכתבת עם המצב, ובהמשך, בשלב כלשהו, תגיע צמיחה וואולי אפילו פיצוי כלשהו בחלק מהתחומים. אנחנו צריכים להבין מה הסדר החברתי כלכלי החדש. איפה התנועה נמצאת כרגע ואיך אנחנו משתלבים בה.
ומה אם פשוט אין לי אפשרות להמשיך לעבוד?
אם אין אפשרות בשום אופן לעבוד כרגע (ילדים בבית, אופי עסק שלא מאפשר שינוי או כל סיבה אחרת), כדאי לנסות לפחות לשמור על תקשורת מינימלית עם הלקוחות, על פי ההנחיות בחלק הקודם של הכתבה. בכל מקרה, מומלץ לנצל את הזמן כדי לעבוד על דברים אחרים שכן מתאפשר לעשות – תשתיות העסק, יצירת תוכן, עבודה על האתר, רשימות תפוצה ועוד. כל פעולה שתבצעו תסייע לכם לבנות תשתית שתאפשר לכם לחזור בקלות רבה יותר לשגרה כשיגיע הרגע.
ויש את חברינו העצמאיות והעצמאיות שגויסו למילואים. רשות המיסים פתחה ערוץ ישיר לבעלי עסקים מגוייסים. המדריך המלא עם מעקב אחר עדכונים על זכויות בעלי העסקים בחירום מחכים כאן.
חוסן פיננסי
ניהול של עסק בתקופה כזו מתקיים בהרבה רבדים, ואחד החשובים בהם הוא הרובד הפיננסי. לכן סופר חשוב לעצור רגע ולעשות סדר במצב ולבצע הערכה לתקופה הקרובה. זה לא נעים בשגרה, אז בטח לא במצב הזה, אבל גם תהליכים של גבייה חייבים להמשיך להיות מטופלים גם בזמנים הללו, תוך כדי הרגישות המתבקשת.
זה גם הזמן לחשוב שוב על התוכניות העסקית שלנו, להבין טוב יותר מאין מגיעות ההכנסות שלנו והאם הן עתידות להיות מושפעות דרמטית מהמצב. אגב, לגמרי הגיוני שיהיה יותר קשה לנו להוציא עכשיו כסף, אבל יכול להיות שדווקא השקעה קטנה ומגודרת תחת ייעוץ מקצועי יכולה להוציא אותנו מהקיפאון ולהביא אותנו חזרה לעשייה והכנסות? זו רק דוגמה לחשיבה יצירתית נדרשת.
כבעלי עסקים אסור לנו לסמוך על מנגנון פיצוי, גם אם הוא יתקיים. אם זה יבוא זה בהחלט יהיה "נייס טו האב",אבל אלו לא יסודות שהיינו בונים סביבם מציאות עכשיו. זה אומר שאנחנו לא נסתכל על הפיצויי כתוכנית פעולה אלא נפעל בעצמנו ונבנה את התוכנית שלנו.
טיפ סיכום
צריך לזכור שזו תקופה מאד מורכבת, וכולנו פוגשים רגשות והתנהגויות, בעצמנו ואצל הסובבים אותנו, שאולי לא הכרנו בעבר. בזמן הזה האזורים בהם קשה לנו איתם בשגרת היום יום יהיו עוד יותר קשים במציאות הזו , אבל זה לא בהכרח מעביר את הלך הרוח של הלקוחות שלנו. למשל – אם תמיד קשה לי לשוחח על כסף, עכשיו זה יהיה קשה עוד יותר אבל זה לא אומר שהלקוחות שלי לא מוכנים לדבר על כסף, ולא אומר שאני לא צריך לגבות או לבקש כסף. את הטיפ הזה אפשר להשליך כמעט לכל תחום פעילות בעסק, ונורא חשוב להפנים אותו.
המדריך נכתב ע״י קסניה טיכונוב, מנהלת השיווק ב-morning ויועצת אסטרטגית לעסקים בשיתוף עם פולינה שטרן וג׳וי מרוז, מנהלות ״קהילת המטפלים והמטפלות״ מבית ״לטפל בעסק״