בין אם רק התחלתם את דרככם העצמאית או שאתם כבר ממש ותיקים בביזנס, יש מושג אחד שכל בעל או בעלת עסק, ובעצם כל מי שרכש בחייו מוצר כלשהו – מכיר טוב מאוד: חשבונית או חשבונית מס. אז מה הוא אותו מסמך חשבונאי שאף טרנזקציה של כסף או שירות לא שלמה בלעדיו? הנה כמה דברים שחשוב לדעת על חשבונית מס.
מהי חשבונית מס?
חשבונית מס היא מסמך חשבונאי שמופק ברגע שבוצעה עסקה, והוא מעיד על ביצועה, בעצם. הסמנטיקה כאן חשובה: לא מדובר במסמך שמעיד על קבלת תשלום (המסמך המעיד על קבלת תשלום נקרא קבלה, ועכשיו אתם כנראה מבינים למה), אלא במסמך שמודיע למעשה למזמין השירות/העבודה/המוצר: אתה חייב כסף לבעל העסק. אל חשבונית המס מצורף גם תשלום המע"מ, מס ערך מוסף, ולכן היא נקראת כך: חשבונית מס.
מתי מוציאים חשבונית מס?
את חשבונית המס מוציאים ללקוח לפני קבלת התשלום, מיד לאחר שהעסקה מתבצעת מול הלקוח.
מי יכול להפיק חשבונית מס?
לכאורה, כל מי שהעניק שירות, עבודה או מוצר, אמור להפיק חשבונית מס – משום שהוא ביצע עסקה מול לקוח. זהו אולי ההיגיון הכללי, אבל לא כך הדבר בפועל: חשבונית מס יכול להוציא רק מי שנדרש לשלם מע"מ ורשאי על פי חוק להוסיף מע"מ לסכום שהוא גובה מהלקוח, ובמילים אחרות – עוסק מורשה וחברה בע"מ. מאותה סיבה – לעוסק פטור, שכבר על פי שמו אפשר להבין שהוא פטור מתשלום מע"מ, אסור להוציא חשבונית מס.
איך מפיקים חשבונית מס?
כמו כל מסמך חשבונאי, אפשר להפיק אותו בשתי דרכים: דרך אחת – בצורה ידנית, כלומר באמצעות פנקס חשבוניות שרוכשים בחנויות המתאימות ובו ממלאים את דפי החשבוניות בהתאם לעסקאות המתבצעות; הדרך השניה – הפקת חשבונית דיגיטלית באמצעות מערכות מקוונות כמו מורנינג – חשבונית ירוקה, המאפשרות הפקת חשבוניות מס ועוד מגווון רחב של מסמכים, בלי התעסקות עם ניירת, בצורה ממוחשבת.
מה ההבדל בין חשבונית מס, חשבון עסקה, קבלה וחשבונית-מס קבלה?
אז בואו נבין אחת ולתמיד מה ההבדל בין כל סוגי החשבוניות הללו.
- חשבונית מס: דרישה לתשלום על עסקה, כוללת מע"מ.
- חשבונית עסקה: חשבונית שלא כוללת מע"מ ומשמשת בעיקר עוסק פטור.חשבונית עסקה היא אינה מסמך חשבונאי ולא צריך לדווח עליה.
- קבלה: מסמך שמופק לאחר קבלת תשלום על המוצר/שירות.
- חשבונית מס-קבלה: מסמך שמשלב יחד שני מסמכים – חשבונית מס וקבלה. במקום להוציא חשבונית לפני התשלום וקבלה אחריו, מוציאים חשבונית מס-קבלה לאחר התשלום.
בעלי העסקים שמוציאים חשבוניות כאלו הם לרוב כאלה שמקבלים תשלום מיד לאחר דרישת התשלום, לדוגמה – אם תקנו ג'ינס בחנות בגדים, אין טעם שהחנות תוציא לכם חשבונית מס לפני התשלום וקבלה אחריו שכן מרווח הזמן בין שתי הפעולות הוא שניות בודדות.
מה חשוב שיופיע בחשבונית?
כדי שהחשבונית המופקת תחשב חוקית ותוכר על ידי רשויות המס, היא חייבת לכלול כמה פרטים מינימליים – כפי שנקבע בתקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות). הפרטים המחייבים, כלומר כאלו שבלעדיהם חשבונית לא תיחשב תקינה, הם:
- מספר סידורי
- המילים המפורשות ״חשבונית מס״
- המילה ״מקור״ או הביטוי |נאמן למקור|, המסמל כי החשבונית היא העותק ולא הגרסה המקורית (נרחיב על עניין זה בהמשך)
- שם העסק וכתובתו
- מספר עוסק מורשה (יש שמגדירים זאת ח.פ)
- תאריך הוצאת החשבונית
- פרטי העסקה – המוצר/השירות/העבודה המוזמנים, כמויות וכדומה
- מחיר – ללא מע"מ ועם מע"מ
- חתימת בעל העסק או עורך החשבונית
כאמור, אם החשבונית הוצאה ללא אחד מהפרטים האלה (או יותר) – היא לא תיחשב חוקית ולא תוכל לשמש עדות לביצוע העסקה. אם לא תתוקן, העסקה שבגינה הופקה אף עלולה להיחשב ככזו שלא דווח עליה לרשות המיסים כראוי.
חשבונית מס אחת, שלושה עותקים
עניין שרבים לא מודעים לו – בטח ובטח אם מעולם לא ניהלו עסק בעצמם – הוא שחשבונית מס, ולמעשה כל מסמך חשבונאי שצריך ״להירשם בספרים״ מופקת למעשה בשלושה העתקים:
- מקור, אשר מועבר ללקוח
- עותק ראשון, אשר נשמר אצל בעל העסק
- עותק שני, אשר נשלח לרשויות המס ומהווה הוכחה להפקת החשבונית.
העותק המקורי של חשבונית המס צריך להימסר ללקוח, כאמור, ואסור להעביר לו העתק בלבד. אם המקור אבד, או אם הלקוח מבקש בעצמו עותק חלופי, אפשר להעניק לו את אותו עותק שבעל העסק מחזיק אצלו. אגב, מאחר שחוק ההתיישנות תקף לשבע שנים, לאחר שבע שנים ניתן לזרוק או להשמיד את העותקים שנשמרו.
נציין כי שלושת ההעתקים הם חלק מכל פנקס חשבוניות, כך שלכל חשבונית מס סידורית (בצבע לבן) יש עוד שני העתקים בצהוב ובוורוד. כנוובן, גם בשירותים להפקת חשבונית דיגיטלית, כדוגמת מורנינג של חשבונית ירוקה, ניתן להפיק חשבוניות בשלושה עותקים: הם פשוט לא מופקים פיזית, כמובן, אלא נשמרים במערכת.
איך זה עובד? כאשר מופקת חשבונית מס דרך מערכת החשבוניות המקוונת, הגרסה המיועדת ללקוח תהיה באופן אוטומטי המקור, וכך תסומן בראש המסמך. אם נדרש להעביר את החשבונית לגורם נוסף (למשל, לרשויות המס, כחלק מהדיווח החודשי/השנתי), המערכת תיצור באופן אוטומטי גרסת עותק, נאמנה למקור, שתישלח לאותו גורם. כך המערכות האוטומטיות שומרות גם הן על הנחיות רשויות המס במלואן, מבלי שנידרש כבעלי עסק להתעכב על הפרטים אלו.