יכול להיות שלא ידעתם את זה, אבל הפקת קבלות לעסק היא משהו שכל גוף עצמאי חייב לבצע: זה יכול להיות עסק קטן שהוא עוסק פטור, עוסק מורשה, חברה בע"מ ואפילו עמותה – כל אחד ואחת מהם מחויב בהפקת קבלות, משום שקבלה היא המסמך החשבונאי המעיד על קבלת תשלום בפועל. אז מה חשוב שתדעו לפני שאתם מוציאים קבלות לעסק?
על כמה הבדלים העולם החשבונאי עומד
הדבר הראשון שחשוב לדעת הוא להבדיל בין המסמכים החשבונאיים המרכזיים, וכאלו יש שלושה:
- חשבונית מס – מופקת רק על ידי עוסק מורשה או חברה בע"מ (ולא על ידי עוסק פטור). מעידה על הענקת שירות או מוצר בתמורה כזו או אחרת, וגוררת תשלום מע"מ בהתאם. משמת גם כמעין דרישת תשלום
- קבלה – מופקת על ידי כל גוף עצמאי, כאמור, ברגע שבו מתקבל התשלום בפועל. אם לדוגמה הענקתם שירות והלקוח שילם לכם בצ'ק דחוי, הקבלה תופק עבורו רק כאשר התשלום התקבל בחשבון הבנק שלכם. קבלה לא גוררת תשלום מע"מ, ולכן משמשת כמסמך החשבונאי היחיד שמוציא עוסק פטור
- חשבונית מס/קבלה – שילוב של חשבונית מס ושל קבלה, שגם בו משתמשים רק עוסקים מורשים וחברות בע"מ. מתי? כשהשירות/המוצר והתשלום ניתנים ביחד, למשל בחנות פיזית.
מתי צריך להוציא קבלה?
קבלות לעסק הן משהו שחייבים להוציא אחרי שקיבל תשלום. על פי החוק, אי־אפשר לדחות הפקת קבלה, והיא חייבת להינתן ללקוח עם התאריך שבו שולם התשלום בפועל.
מה צריך לכלול בקבלה?
החוק מגדיר בדיוק את הפרטים שיופיעו על הקבלה. שימו לב: כל סוגי קבלות לעסק חייבות לכלול את המידע הבא:
- מספר סידורי ייחודי (מצב שבו שתי קבלות מופיעות עם אותו מספר סידורי – אינו חוקי)
- פרטי העסק: שם העסק, מספר עוסק, כתובת, ומספר טלפון
- תיאור המוצר או השירות
- שם הלקוח
- הסכום הכולל (ניתן לחלק לסעיפים, במקרה שישנם כמה מוצרים/שירותים שעליהם שילם הלקוח באותה עסקה)
- צורת התשלום
- תאריך התשלום
בנוסף, כל קבלה חייבת להיות חתומה, או ידנית או דיגיטלית.
עותקים וכדומה
על פי חוק, כל קבלה תכלול שני העתקים – המקור, אשר מוגש ללקוח כקבלה, והעותק, שאותו שומר בעל העסק לתיעוד. את הקבלה תצטרכו לתייק ידנית, או לחילופין, הפתרון הנוח והיעיל יותר – תיעוד דיגיטלי דוגמת morning של חשבונית ירוקה. אגב, החוק קובע כי מסמכים חשבונאיים ישמרו למשך שבע שנים מיום הגשת הדו"ח למס הכנסה, אז בכל מקרה, לא לזרוק או להעלים אף מסמך.
ויש כאן עוד משהו חשוב: אסור למחוק, לבטל או לשנות קבלה אחרי שכבר הופקה. אם ישנה טעות, או אם אתם צריכים לתת זיכוי ללקוח (נניח במקרה שהחזיר את המוצר), תצטרכו להפיק לו זיכוי, כנגד אותה קבלה.
איך מפיקים קבלות?
היום אפשר לעשות זאת בשתי דרכים עיקריות: אחת, זו שאט אט נכחדת מהעולם, היא הפקת קבלות לעסק בצורה ידנית (אפשר גם באמצעות פנקס קבלות פשוט שניתן לרכוש בחנויות לציוד משרדי); שנייה, יעילה ונוחה הרבה יותר, היא הפקת קבלה דיגיטלית, באמצעות מערכת לניהול העסק.
במערכת של morning של חשבונית ירוקה, למשל, אפשר להפיק קבלות ומסמכים אחרים בקלות, לשלוח אותם ללקוחות בכמה קליקים בתוך שניות, במייל או בוואטסאפ. בנוסף, תוכלו להפיק דוחות שיעזרו לכם להבין טוב יותר את העסק, לנהל את ההוצאות וליהנות מכל הכלים שהופכים את העצמאות לפשוטה יותר ומאפשרים ליהנות באמת מניהול העסק.