פתחתם עסק ברשויות ועכשיו אתם מוכנים רשמית להתחיל לעבוד. רגע לפני יש עוד פינה אחת לסגור – מה עושים עם חשבוניות וקבלות? עוסק פטור, שבעבר נקרא גם 'עוסק זעיר', הוא כזה אשר פטור ממע"מ – ולכן לא גובה אותו בעת ביצוע עסקה מול לקוח, ולא מזדכה עליו מול רשויות המס בעת הדיווח על העסקה כחוק. בהמשך לכך, הוא גם לא מוציא חשבוניות, אלא רק קבלה: מסמך המעיד על כך שהעסקה בוצעה והכסף שולם. אם כן, בוודאי תשאלו, האם פנקס קבלות עוסק פטור הוא עניין מחייב עבור בעל העסק?
נתחיל בהתחלה: מהו פנקס קבלות של עוסק פטור?
כאמור, כאשר עוסק פטור מבצע עסקה מול לקוח – כלומר מספק לו שירות או מוצר כלשהו, הוא צריך לתעד את העסקה, משמע את רגע התשלום, בעזרת מסמך חשבונאי המוכר על ידי רשויות המס.
במקרה שלו, מדובר על קבלה (עוסק מורשה או חברה בע"מ מחויבים להפיק חשבונית מס בעת ביצוע העסקה, וקבלה רק בעת התשלום), שאותה הוא מוסר ללקוח. על פי חוק, עותק אחד של הקבלה שנמסרה ללקוח נשמר אצלו ועותק נוסף נשלח כדיווח תקופתי לרשויות המס.
פנקס קבלות הוא בעצם צבר גדול של קבלות ריקות, הממתינות לרישום על ידי מבצע העסקה. בפנקסים הסטנדרטיים ישנן כמה עשרות או מאות קבלות כאלו, בגודל סביר (כך שאפשר להכניס אותו לתיק בקלות), כדי לאפשר לבעל העסק להעניק קבלה ללקוח בכל סיטואציה. הפנקס, כמובן, מציע קבלות בשלושה עותקים, כדי לעמוד בדרישות רשויות המס שאותן הזכרנו קודם.
איפה משיגים פנקס קבלות?
פנקסי קבלות מוכנים ומודפסים בבתי דפוס ובחנויות לציוד משרדי, כך שלא צריך יותר מידי מאמץ כדי להשיג אותם: ברגע שתגידו את צירוף המילים פנקס קבלות עוסק פטור, הם יציגו לכם את הפנקס המדובר, ערוך ומוכן עבורכם, ולאחר רכישתו תוכלו להתחיל להשתמש בו באופן מיידי.
מה חשוב שיהיה כתוב על הקבלה?
ראשית חשוב להדגיש שכל הקבלות בפנקס הקבלות שרכשתם אמורות להיראות אותו דבר, עם הבדל אחד: מספר סידורי עולה. כך, הקבלה הראשונה תהיה בעלת המספר הסידורי 1, לדוגמה, השנייה עם המספר הסידורי 2 וכך הלאה.
קבלה סטנדרטית אמורה לכלול, לבד מהמספר הסידורי, גם שדות שונים שאותם אתם אמורים למלא בעת הנפקת הקבלה ללקוח: שם העסק, מספר עוסק, כתובת, טלפון, פרטי העסקה, התשלום עבורה, אמצעי התשלום ותאריך. חשוב לוודא שכל אלו קיימים בפנקס הקבלות, שכן אחרת הקבלות שבו עשויות להיות לא תקינות. כמובן, תמיד ניתן להדפיס פנקס קבלות מותאם אישית ובו שם העסק, כתובות, מספרו וכו׳ כבר מודפסים על הקבלות.
לוותר על הפנקס ולעבוד לדיגיטל
בעבר, אחד הצעדים הראשונים בעת פתיחת עוסק פטור היה רכישת פנקס קבלות כדי להתחיל לרוץ עם העסק קדימה. ואולם, במקום להתבסס על פנקסי הקבלות המיושנים, בעידן הדיגיטלי ישנה אלטרנטיבה מקוונת, נוחה, מהירה ויעילה הרבה יותר.
רבים חושבים שהאפשרות המקוונת מיועדת בעיקר לעוסקים גדולים, עם מחזור עסקאות גדול ופעילות חשבונאית ענפה, אבל זה לא נכון. גם ואפילו בעיקר עוסקים פטורים ועסקים קטנים ימצאו שלל יתרונות בשימוש במערכת ניהול מקוונת, מורנינג של חשבונית ירוקה למשל, על פני רכישת פנקס קבלות עוסק פטור:
- חיסכון בנייר: קבלות אונליין מאפשרות לבצע את כל הפעילות מבלי להשתמש כלל בנייר (אפשר לשלוח את הקבלה במייל, ואפילו בוואטסאפ, בשירותים שונים)
- סדר וארגון: במקום לחפש את הפנקס ולמצוא את העט, פשוט נכנסים למערכת ומפיקים קבלות וחשבוניות בשניות ונהנים מיעילות שאין לה תחליף – כל המסמכים מרוכזים במקום אחד, אפשר לאתר מסמכים במהירות ולהפיק דוחות שעוזרים להבין את העסק טוב יותר, בלחיצת כפתור.
- צמצום טעויות: דילוג על קבלה ברמת המספר הסידורי שלה קורה לא פעם שמשתמשים בפנקס מנייר, והטעות הזו לא יכולה לקרות במערכת מקוונת שכן המערכת היא זו שיוצרת את המספר הסידורי הבא באופן אוטומטי; שדה מסוים שלא מולא, חישוב לא נכון – כל אלו לא יכולים לקרות במערכות המקוונות, שכן הן יתריעו על כל בעיה מסוג זה.
- אין צורך להדפיס מסמכים: בעל עסק מחויב לשמור מסמכים חשבונאיים מנייר במשך שבע שנים. במערכות המקוונות אין צורך בכך, משום שכל המסמכים מגובים כבר במערכת וניתן להדפיסם במידת הצורך בכל רגע נתון.
בשורה התחתונה, פנקס קבלות עוסק פטור הוא לחלוטין לא עניין מחייב. להיפך, מערכות לניהול עסק כמו מורנינג של חשבונית ירוקה מאפשרות ליהנות מכל היתרונות של הנפקה מקוונת, כפי שהוצגו כאן, לצד כלים רבים נוספים לניהול העסק – מניהול הוצאות והכנסות, דרך גביית תשלום נוחה מהלקוחות ועד פתרונות מהירים לניהול הבירוקרטיה מול רו״ח והרשויות. כך אתם מקבלים את הכול בחבילה אחת, ומסירים המון דאגות מיותרות מראשכם הודות למהלך אחד פשוט. הצטרפו לשירותי הנפקת קבלות אונליין ותבינו כמה זה קל, פשוט וחכם.