העולם נחלק לשניים – אנשים שמקטלגים ומתייקים כל מסמך/קבלה/תעודה שהם קיבלו בחייהם, ורוב בני האדם 🙂 אם אינכם מרגישים הזדהות גדולה מדי עם הקבוצה הראשונה, כנראה שהכתבה הבאה היא עבורכם.
בין אם אתם עוסקים פטורים, מורשים או אפילו בעלי חברה, סביר להניח שבמהלך חייכם המקצועיים תיתקלו בעשרות, אם לא מאות, מסמכים שונים ומשונים – חשבוניות מס, קבלות, תעודות אחריות, טפסי מס, אסמכתאות, הזמנות ועוד ועוד.
האינסטינקט הראשוני של רובנו הוא לזרוק את הכל לקלסר ולשכוח מהם לעד (או עד הדוח השנתי, לפחות), אולם עם השנים העסק שלכם כנראה יגדל ויתרחב, ואז תוכלו למצוא את עצמכם לפתע עם אלפי מסמכים, כאשר כולם מרגישים חשובים ולא חשובים מבחינתכם באותה המידה.
נניח למשל, שהפכתם מזמן מעוסק פטור למורשה, והוצאת קבלות עוסק פטור כבר לא רלוונטית עבורכם שנים. מה תעשו אם רשות המיסים תבקש מכם לפתע להמציא מסמכים מלפני כמה שנים? כיצד תדעו אילו מסמכים צריך לשמור, אילו מסמכים כדאי לזרוק והאם למסמכים שהיו חשובים לכם בעבר כבר יש תאריך תפוגה?
כידוע, כל מסמך חשבונאי שמופק מטעם עסק הוא גם בעל תוקף משפטי. חשבוניות, קבלות, הזמנות מחיר ועוד – לכל המסמכים הללו יש תוקף חוקי במדינת ישראל, שכן הם מהווים חוזה בין המוכר לבין הקונה, בין נותן לבין מזמין השירות, בין הספק לבין הלקוח ובין בעל העסק לרשויות המס. מאחר ולמסמכים מעין אלו יש ולידציה משפטית, חלים עליהם גם חוקי ההתיישנות, מה שאומר שלאחר שבע שנים מיום הפקתם מפסיקים מסמכים אלו להיות תקפים. או במילים אחרות, עליכם לשמור מסמכים וקבלות למשך שבע שנים לפחות, שכן קבלה שהופקה לפני יותר משבע שנים, אינה תקפה יותר ברמה המשפטית ולכן ניתן לגנוז אותה.
נשמע פשוט, אולם אחד הקשיים העיקריים של כל בעל עסק הוא שמירה על סדר בתוך הניירת כבר מראשית הדרך. כדי לדעת אילו קבלות ניתן לשמור ואילו כדאי לזרוק, צריך לוודא שהמסמכים האלו בכלל נמצאים בידכם, או שידוע לכם איך וכיצד ניתן לגשת אליהם.
בדרך כלל, זאת לא תהיה בעיה גדולה לשחזר חשבונית או קבלה מלפני מספר חודשים, אך מה עושים כשמדובר במסמך בן כמה שנים? ובכן, זה המקום בו הסדר והארגון משחקים תפקיד מכריע, ועל אלו כדאי לשמור לכל אורך הדרך וכבר מהשלבים הראשונים של פתיחת העסק. כך תעשו את זה נכון:
עברו למערכת ניהול עסק דיגיטלית
העברת העסק שלכם למערכת ניהול עסק דיגיטלית על חשבון התעסקות בניירת הפיזית, לא רק תציל הרבה עצים, היא גם תאפשר שליטה, בקרה ותיעוד מלאים (וסופר נוחים) של כ-ל המסמכים הכי חשובים לעסק שלכם. זה אומר שגם אם תחפשו מסמך מלפני 5 שנים, תוכלו לאתר אותו בשניות.
בנוסף, פעמים רבות חשבוניות וקבלות מודפסות על גבי נייר לא איכותי שלאחר זמן לא רב מתחיל להישחק ולהיעלם, עד למצב שלא ניתן לזהות כלל מה היה כתוב על גבי החשבונית. שימוש במערכת דיגיטלית או תוכנה לניהול העסק מאפשרת במקרים רבים סריקה והעלאה של חשבוניות וקבלות, כדי שאפשר יהיה להימנע מהמצב הזה.
שימרו רק ניירת בעלת חשיבות גבוהה
כיום ניתן להפיק אין ספור מסמכים באופן דיגיטלי ובכל רגע נתון – בין אם זה אתר הבנק, אתר רשות המיסים או חברת הביטוח שלכם. לכן, אין צורך למשל לשמור כל תדפיס של הבנק שלכם לגבי תנועות בעו"ש מאחר ומדובר במסמך אותו ניתן לשחזר בקלות ובמהירות. אז אילו מסמכים בכל זאת כדאי לשמור באופן פיזי (או לכל הפחות, לסרוק ולהעלות לענן)? תוכניות חיסכון בנקאיות, דוחות פנסיה תקופתיים, ביטוחים עדכניים ותקפים, תדפיסי אשראי ותדפיסי הלוואות ומשכנתאות. בכל המקרים הללו מדובר על שירותים שאתם ממשיכים לקבל במשך שנים ולכן תקופת ההתיישנות לא חלה באותו האופן על המסמכים הקשורים בהם.
למדו למיין באופן יעיל
נכון, לא כולנו ניחנו בכישורי סדר וארגון מופלאים, אבל יש כמה עקרונות פשוטים שיכולים להקל גם על בעל העסק המבולגן ביותר. ראשית, אל תכניסו מסמכים מיותרים הביתה רק מתוך הרגל. במקום זאת, היפטרו מניירת לא רלוונטית כבר מול תיבת הדואר שלכם. ספוילר קטן: אתם לא באמת תזדקקו לפרסומת של המדביר ההוא בעתיד. לאחר מכן, מיינו את הניירת שברשותכם למספר קטגוריות, שנעות על פני "טיפול דחוף", "טיפול לא דחוף" ו-"מסמכים חשובים שכדאי לשמור" (מוזמנים לקרוא להם גם בשמות אחרים). שגרת מיון "תאלץ" אתכם להתייחס באופן קטגוריאלי לכל מסמך חדש ובאופן זה יהיה לכם קל הרבה יותר לגשת למסמכים חדשים שאתם עתידים לשמור עכשיו במשך שנים.
ולבסוף – כלל ברזל: לא משנה אם נדמה לכם כי המסמך שברשותכם כבר לא רלוונטי יותר לאף אדם בעולם, אין לזרוק אותו לפח האשפה בשום אופן. במקום זאת, יש להשתמש במגרסת נייר ביתית או משרדית ולהשמיד את המסמך באמצעות גריסתו. מדוע עושים זאת? דמיינו כי מסמכים המכילים מידע אישי שלכם, לרבות פרטי חשבונות בנק, תעודת זהות וחותמות, יבצבצו להם מתוך הפח שליד ביתכם חשופים לכל. לא מומלץ במיוחד, (אלא אם אתם בונים על להחליף זהות ממילא ביום מן הימים…) מנגד, מסמכים גרוסים הם בלתי ניתנים לשחזור וחוץ ממיחזור ושימוש כקונפטי, אי ןהרבה מה לעשות איתם.
לסיכום, ניתן בהחלט להתייחס לרוב המסמכים החשבונאיים בחייכם כבעלי תוקף של שבע שנים לכל היותר. אולם תמיד מומלץ לבדוק ולוודא כל מסמך באופן פרטני ולקטלג אותו (אחרי שהסברנו לכם כיצד מומלץ לעשות זאת) לתיקייה המתאימה ביותר. נתקלתם במסמך שאינכם זקוקים לו יותר? אל תשכחו להשמיד אותו באמצעות מגרסה, במקום לזרוק אותו לפח.
אנחנו פה לכל שאלה ונשמח לעמוד לרשותכם בכל עת!