פתיחת עסק עצמאי היא עניין מרגש לכל הדעות. הרגע בו הרעיון או הכישרון הייחודי שלכם, זה שתמיד חלמתם להתפרנס ממנו ולהפוך אותו לביזנס אמיתי, הופך לעסק באופן רשמי – עם מספר עוסק, חשבוניות, ספקים ולקוחות – הוא בהחלט קתרזיס רגעי נפלא, אלא שיחד איתו מגיעה לא מעט אחריות ועבודה קשה. המוקש: לא משנה כמה תשקיעו בעסק, כמה תפרסמו אותו וכמה תהיו טובים במה שאתם עושים, אם לא תקדישו משאבים וזמן כדי ללמוד וליישם את הכללים הבסיסיים של ניהול עסק בצורה נכונה, אתם לגמרי פוגעים בסיכוי שלכם להצלחה בטווח הארוך.
אז מה זה בעצם אומר ״ניהול עסק״?
נניח ואתם הבעלים של עסק קטן לייצור דובוני גומי, עם מתכון סודי ייחודי שעובר במשפחה שלכם במשך דורות. אין ויכוח, יש לכם כישרון ודובוני הגומי ממש ממש טעימים, אבל חוץ מהתמקצעות בהכנה שלהם, תידרשו לעוד המון יכולים נוספות כדי שהעסק יצליח – תכנון תקציב, הצבת מטרות ויעדים, ניהול רכש, הפקת חשבוניות ומסמכים חשבונאיים, מעקב הוצאות ותשלומי מיסים ועוד ועוד. כל אלו יחד מרכיבים את פאזל ניהול העסק, שיקבע את העתיד של דובוני הגומי שלכם.
אז נכון, ניהול עסק הוא לא מתמטיקה, והמשוואה שתוביל אתכם להצלחה לא מופיעה בדף הנוסחאות, ובכל זאת, יש כמה פעולות חשובות שיכולות לעזור לכם לשלוט בעסק ולנהל אותו בחכמה, כך שתוכלו ליהנות מראש שקט (רוב הזמן, בכל זאת, אתם עצמאים), ולמקסם את הסיכויי שלכם להצלחה. הנה המדריך המלא, או במילים אחרות – כך תשיגו ניהול עסק חכם יותר.
מה מחכה לכם בהמשך?
- לפני הכל: מעקב וניהול הוצאות העסק
- מציבים גבולות: איך יוצרים הפרדה ברורה בין הבית לפעילות העסקית?
- הגדרת מטרות ויעדים ברורים עבור העסק
- בניית תקציב הפעילות של העסק
- הימנעות מהוצאות מיותרות ככלי לניהול עסק רווחי יותר
- קרן חירום כלכלית – רשת הביטחון של כל עסק מצליח
- דוח רווח והפסד – הדרך הקלה והיעילה לשקף את מצב העסק
- בלי הפתעות בטור החובה למע"מ ולמס הכנסה
- נקודה חשובה למחשבה: הטכנולוגיה בשירות צמיחת וניהול העסק
1. לפני הכל: מעקב וניהול הוצאות העסק
רגע לפני שקופצים למים העמוקים וצוללים לתוך עולם ניהול העסק, חשוב לחזור לרגע אחד לאחת הפעולות הבסיסיות והחשובות ביותר העסק, זו שמניחה את התשתית לניהול עסק תקין: מעקב תמידי וניהול חכם של הוצאות העסק.
אז נכון, זה ברור שכל עסק חייב לעקוב אחר ההוצאות שלו כדי להבין את רמת הרווחיות שלו, אלא שהבנת ההוצאות של העסק היא בעלת חשיבות גבוהה הרבה יותר מכפי שחשבתם, ויש לה השפעה ישירה על גובה התשלום שתצטרכו להעביר למס הכנסה על הרווחים שלכם, על החלטות תקציביות שתצטרכו לקבל, וליכולת שלכם להבין בת׳כלס לאן הולך הכסף שלכם וכמה כסף נשאר לכם ולעסק בכיס בסוף החודש.
כדי להבין איך בדיוק עובד ניהול הוצאות כחלק מהמכלול השלם של ניהול העסק, חשוב להכיר כמה מושגי יסוד כמו הוצאה מוכרת, הוצאה מעורבות ואחרים ובנוסף, ללמוד איך לנהל את ההוצאות בצורה האופטימלית, הפשוטה, והנוחה ביותר לתפעול, כדי שתוכלו להמשיך להתרכז בקידום העסק, בלי לבזבז דקות או שעות מיותרות.
ניהול הוצאות עם כניסתו של חוק בנקאות פתוחה
החל מחודש יוני 2022, נכנס לתוקף חוק הבנקאות הפתוחה בישראל, המחייב את הבנקים לאפשר נגישות למידע בחשבון שלכם לגורם צד ג׳ שאתם אשרתם לו גישה. מדובר בגופים שהמדינה העניקה להם רישיון לעסוק בבנקאות פתוחה לאחר שעברו בדיקה קפדנית ומקיפה ברמת אבטחת המידע. אותו צד ג׳ יכולה להיות למשל מערכת לניהול העסק כמו morning של חשבונית ירוקה.
מה שזה אומר בפועל, זה שבעתיד (אנחנו לגמרי על זה) יוכל להתקיים ממשק ישיר בין ההוצאות בחשבון הבנק שלכם, למערכת ניהול העסק שלכם, ויש לכך המון יתרונות חשובים עבור היכולת שלכם לשלוט בצורה מיטבית במצב הכלכלי של העסק. אתם מוזמנים לקרוא על כך בהרחבה בכתבה המלאה על חוק בנקאות פתוחה.
ועכשיו, לעסק.
2. מציבים גבולות: איך יוצרים הפרדה ברורה בין הבית לפעילות העסקית?
רבים מהעצמאיים שזה עתה פתחו עסק חדש מתחבטים בסוגייה המוכרת – האם לפתוח חשבון בנק נפרד עבור העסק החדש שלהם, או ״להתלבש״ על החשבון הביתי (או הפרטי) הקיים שלהם. ובכן, התשובה לכך היא חד משמעית – הפרדה מוחלטת בין הבית לעסק, כבר מהרגע הראשון היא אחד המרכיבים הכי חשובים של ניהול עסק חכם ויעיל (כן, גם אם רק התחלתם ואתם עדיין שכירים).
למה להפריד חשבונות?
כי שימוש בחשבון אחד עבור הבית והעסק לא תורם בשום מימד, ולמעשה מדובר בפתח לצרות, בעוד הפרדת החשבונות טומנת בחובה המון יתרונות:
1. ניהול הוצאות והכנסות
בהמשך ישיר לחלק הקודם של המאמר שהתרכז בניהול ההוצאות, חשבון נפרד עבור העסק מאפשר שליטה בהוצאות וההכנסות של העסק כדי שתוכלו לדעת בכל נקודת זמן כמה כסף נכנס וכמה כסף יצא, וכמובן, את השורה התחתונה – שורת הרווח. זה כמובן נכון גם לגבי החשבון הביתי שלכם, כדי שתוכלו לנהל ביעילות גם את משק הבית. הפרדת החשבונות תקל עליכם ותעשה לכם סדר גם בשלב הדיווח על ההוצאות למס הכנסה.
2. ניהול עסק לא שווה ניהול משק הבית – בלי בלבולים
ניהול משק הבית הוא שונה בתכליתו מניהול עסק, בעיקר ברמה התזרימית. בעוד ההוצאות וההכנסות של הבית הן די קבועות או לפחות עם מסגרת כללית שאינה משתנה בצורה דרמטית, בעסק העניינים קצת יותר תנודתיים.
ניהול העסק בחשבון נפרד מונע טעויות ובלבולים הנוגעים למצב הכלכלי האמיתי של העסק ושל הבית בכל רגע נתון. כאשר כל ההוצאות וההכנסות, הביתיות והעסקיות, מתערבבות זו בזו, עלולה להיווצר תמונת מצב שגויה הן ברמת העסק והן ברמת הבית. לדוגמה: נניח ונקלעתם למשיכת-יתר בחשבון. איך תדעו אם היא נובעת מהתנהלות כלכלית לא נכונה בבית או שאולי מקורה בכלל בחוסר רווחיות של העסק? ואם הראשון הוא הנכון, האם באמת תרצו להסתובב עם תחושה שאתם המינוס, למרות שהעסק עצמו מרוויח? שני חשבונות נפרדים יעניקו לכם את התמונה האמיתית והמדויקת ביותר.
3. הסקת מסקנות, קבלת החלטות
כשכל התנועות בעסק מתבצעות במקום אחד, קל יותר להסיק מסקנות לגבי העסק ולקבל החלטות תקציביות חשובות: האם לרכוש ציוד משרדי חדש? איזו משכורת כדאי לי למשוך? האם העסק מרוויח או מפסיד? באיזה חודשים ההכנסות גבוהות יותר וכו׳.
איך מבצעים את ההפרדה בפועל?
עם פתיחת העסק (או ממש בימים הקרובים אם אתם כבר בעלי עסק שעובדים עם החשבון הפרטי), גשו לבנק ופתחו חשבון חדש. כל עוד אתם עוסקים פטורים או מורשים, תוכלו לבחור אם לפתוח חשבון פרטי או חשבון עסקי. אין לכך השלכות הרות גורל, הכל שאלה של תנאים והטבות. לעיתים, העמלות ודמי הניהול של חשבון עסקי מעט גבוהות יותר ולכן יש לבחור בחלופה המשתלמת יותר.
אגב, בשנים האחרונות, עם כניסתם של הבנקים הדיגיטליים לשוק הבנקאות כמו Pepper ואחרים, עצמאים רבים בוחרים להשתמש בהם בתור חשבונות עסקיים, בעיקר בזכות התנאים הנוחים (ללא תשלום עמלות, אפשרות לחיסכון אוטומטי ועוד) שמקלים על ניהול העסק.
כדי להפריד בין ההוצאות, דאגו להצטייד בכרטיסי אשראי נפרדים עבור כל אחד מהחשבונות ולהשתמש בהם בהתאם לסוג ההוצאה. נכון, זה אולי נתפס מעט מסורבל, אבל אתם תתרגלו לחלוקה די מהר וזה לחלוטין שווה את זה, אם התוצאה היא ניהול עסק יעיל יותר. טיפ נוסף בגזרה הזו הוא לא להתעצל ולא לעגל פינות – אם רכשתם בקנייה אחת מוצרים שחלקם לבית וחלקם לעסק – הפרידו את התשלום עבורם. רק כך תוכלו להיות בטוחים שאם תמיד יודעים מה המצב התזרימי המדויק של העסק.
איך מחליטים לאיזה חשבון לשייך כל הוצאה?
אם רכשתם מנגל גז חדש למרפסת השמש הנחמדה בדירה שלכם, ברור שזו הוצאה שתצא מהחשבון של הבית, כשם שברור שרכישה של ציוד משרדי תצא מחשבון העסק, אבל מה קורה כשמדובר בהוצאות כמו הטלפון הנייד שלכם, מחשב אישי, דלק? בדיוק עבור המקרים הללו יש כלל אצבע ברור מאוד. כל שעליכם לעשות הוא לשאול את עצמכם: ״האם ההוצאה הזו היתה מתקיימת גם אם לא היה בבעלותי עסק?״. אם התשובה היא כן, ההוצאה תצא מהחשבון של הבית. אם התשובה היא לא, ההוצאה תצא מהחשבון של העסק.
חשוב לזכור: אין קשר בין חלוקת ההוצאות והפרדת הכוחות בין ניהול הבית לניהול העסק, לרשימת ההוצאות שתגישו לרואה החשבון שלכם ולמס הכנסה. לדוגמה: העובדה שאתם משלמים את עלות הטלפון הנייד שלכם מהחשבון הביתי (בצדק), לא מונעת מכם להגיש את ההוצאה הזו למס הכנסה, שם יכירו בה בהתאם לתקנות ההוצאות המוכרות היות והנייד שלכם משמש אתכם גם לצרכי העסק.
ומה עם משכורת?
אתם צודקים. כעת כאשר החשבונות שלכם מופרדים, ההמלצה הבאה לניהול עסק בצורה נכונה היא למשוך לעצמכם משכורת בתאריך קבוע וידוע מראש ובסכום זהה בכל חודש, שתעבור מהחשבון העסקי לחשבון הביתי. בין אם מדובר ב-1000 ש״ח או ב-10,000 ש״ח, הכנסה קבועה היא חשובה, גם ברמה המנטלית – הידיעה שהעסק מעניק לכם הכנסה, וגם ברמה הפרקטית – הרי אם העסק שלכם לא מסוגל לייצר עבורם שכר קבוע עבור העבודה שאתם משקיעים, תרצו לדעת את זה ולשקול את הצעדים הבאים שלכם.
את גובה המשכורת עליכם לקבוע בהתאם לשורת הרווח של העסק. למשל, אם הרווחתם בשנה החולפת 144 אלף ש״ח, תוכלו להעביר לחשבון הביתי שלכם 12 אלף ש״ח בכל חודש. ומה עם השקעה נוספת בעסק?
אין בעיה ואפילו מומלץ. כאשר מנהלים את ההוצאות וההכנסות של העסק בצורה נכונה ומסודרת (כפי שהצגנו בחלק הקודם במאמר), מתקבלת תמונה ברורה, בכל רגע נתון, על המצב הכספי של העסק. בסוף כל חודש, לאחר העברת המשכורת, תוכלו לבחון השקעה נוספת בעסק בהתאם לצורך ולשיקולים העסקיים שלכם.
שימו לב – ההשקעה בעסק היא חשובה מאין כמותה, במיוחד כי היא תורמת ישירות לצמיחה והגדילה שלו. יחד עם זאת, חשוב לא לפגוע בשכר שלכם, כלומר, אם נדרשת השקעה כספית שדורשת שינוי בתקציב העסק, חשבו איך תוכלו לחסוך בהוצאות או במשאבים אחרים ואל תגעו במשכורת.
3. הגדרת מטרות ויעדים ברורים עבור העסק
בעולם העסקים יש חשיבות לא מבוטלת לתחושות הבטן והאינטואיציות שלכם, אבל כדי למקסם באמת את הסיכוי של העסק שלכם להצליח ולגדול חשוב ביותר להציב מטרות ויעדים ברורים עבור העסק, כבר בתחילת הדרך. היכולת של עסק קטן למדוד את ההצלחה שלו ברמה כמותית היא חשובה ביותר עבור ניהול עסק יציב ויעיל יותר.
לפני שנצלול בנושא המטרות והיעדים, מילה קטנה מהאקדמיה ללשון העברית: מה בעצם ההבדל בין מטרה ליעד? ובכן, מטרה היא התוצאה הסופית אליה אנחנו שואפים להגיע. למשל, אם אנחנו שואפים לכך שעסק דובוני הגומי שלנו יגיע לאחיזה ב 10% משוק דובוני הגומי העולמי בתוך 5 שנים, זוהי מטרה והיא תיקח זמן. היעד הוא צעד קטן יותר, לרוב על פני תקופת זמן קצרה יותר, המשרת את המטרה הגדולה – יעד לדוגמה: הרכשת 100 לקוחות חדשים בחו״ל בתוך חצי שנה.
איך קובעים מטרות?
קביעת המטרות של העסק שלכם היא הבסיס ליצירת יעדים מוגדרים בבהם תרצו לעמוד כחלק מניהול העסק, ולכן מומלץ להקדיש מחשבה מרובה להבנה מעמיקה של העסק, וכמובן, של השאיפות שלכם. כדי להבין מה המטרות שלכם, תוכלו לשאול את עצמכם מגוון שאלות: מה החלום שלכם עבור עצמכם ועבור העסק? מה הייתם רוצים להשיג תוך שנה מהיום? ומה תוך 3 או 5 שנים? מה תיחשב הצלחה בעיניכם? תוך כמה זמן תרצו להחזיר את ההשקעה שלכם? ועוד רבות אחרות.
אחרי שתענו לעצמכם על השאלות החשובות הללו, תוכלו להפיק מהתשובות את המטרות המרכזיות של העסק שלכם. אחד המודלים הנפוצים והיעילים ביותר להגדרת המטרות שלכם הוא מודל S.M.A.R.T, המאפשר לכם לאפיין את המטרות שלכם ולהפוך אותן לברורות והגיוניות. מה זה אומר בשורה התחתונה? שכל אחת מהמטרות שתגדירו צריכה להיות מפורטת (Specific), מדידה (Measurable), ברת השגה (Attainable), רלוונטית (Relevant), תחומה בזמן (Time Bound).
לדוגמא: המטרה ״אני רוצה להיות עשיר״ היא ערטילאית ולא ברורה. לעומת זאת המטרה ״אני רוצה להעלות את השכר החודשי שלי מ-10 ל-20 אלף ש״ח בחודש בתוך 12 חודשים״ היא ברורה ותכליתית הרבה יותר.
אלו סוגי מטרות עסקיות לניהול עסק מוצלח כדאי לקבוע?
המטרות שתקבעו עבור העסק יכולות להתחלק ל-3 סוגי מטרות מרכזיים:
מטרות פיננסיות
מטרות הקשורות ישירות לניהול העסק ברמה הכלכלית. לרוב מדובר במטרות כמותיות ומאוד מדידות כמו להגדיל את שורת הרווח ב-20% בתוך שנה, לגייס עובד ראשון לעסק בתוך שנה, הגדלת הרכישות דרך אתר העסק ב-30% ועוד.
מטרות מיתוגיות
מטרות שקצת יותר קשה למדוד אבל הן לא פחות חשובות עבור ניהול העסק. למשל: להיות החברה המובילה בתחומה ברמה הטכנולוגית, לכבוש את המקום הראשון בתוצאות החיפוש בגוגל, לגרום לשם המותג להיות מוכר ושגור בקרב קהלים פוטנציאלים וכדומה. גם את המטרות האלו כדאי לתרגם כמה שאפשר למספריות – לדוגמה – כמות כניסות לאתר, כמות חשיפה לפוסטים ומדדים נוספים שמעידים על חוזק המותג וההפצה שלו.
מטרות פרסונליות
המקום בו העסק פוגש אתכם, הבעלים. מה חשוב לכם בחוויה האישית שלכם בעסק. למשל: לשכור משרד ולעבוד מחוץ לבית, להשאיר תמיד זמן פנוי למשפחה/תחביבים, ליהנות ממה שאני עושה וכו׳.
הגדרת יעדים עסקיים (KPIs)
אחרי שהגדרנו את המטרות הגדולות של העסק, השלב הבא הוא הצבת יעדים, או KPIs. ראשי התיבות של KPI הן Key Performance Indicator, והכוונה היא למדדים באמצעותם נוכל לבחון את הביצועים של העסק, כאלה שיאפשרו לנו לעקוב אחריהם בטווח הקצר, על מנת לעמוד במטרות העל הטווח הארוך. ה-KPIs שאנחנו מגדירים יכולים להיות מגוונים ולגעת בכל תחום פעילות של ניהול העסק, החל ממכירות, דרך שירות ללקוח, הסושיאל, שיתופי פעולה וכדומה. הרחבת תח. המשותף לכלל ה-KPIs הוא שכולם חייבים להיות מדידים.
לדוגמה: נניח ואחת ממטרות העל שלנו היא הכפלת כמות המכירות של דובוני הגומי שלנו בתוך שנתיים. KPI לדוגמא בגזרת המכירות, יכול להיות מכירות של X דובוני גומי ברבעון השני של השנה, או Y דובוני גומי בשנה הראשונה. עוד KPIs נפוצים: רמת הכנסה חודשית, כמות לקוחות חדשים ברבעון, כמות נרשמים לניוזלטר של העסק, כמות עוקבים באינסטגרם וכן הלאה.
מעקב אחר היעדים העסקיים
המטרות והיעדים שגיבשתם לא יקדמו אתכם לשומקום אם לא תעקבו אחריהם באופן קבוע, בהתאם לפרקי הזמן שהקצבתם עבורם. למשל – אם הגדרתם כיעד מכירות של מיליון דובוני גומי ברבעון הראשון של השנה, בדקו איפה אתם עומדים ביחס ליעד לאורך התקופה, ועם סיומה – הסיקו את המסקנות הרלוונטיות בהתאם לתוצאה שהשגתם וקבעו לעצמכם KPI חדש לתקופה הבאה, המבוסס על התובנות שלכם.
סיכום ודגשים חשובים
הגדרת מטרות ויעדים לעסק היא אחד מכלי העבודה החשובים ביותר. הן מאפשרות ניהול עסק יעיל יותר תוך שליטה ומעקב מתמיד על התוצאות שהשגנו עד כה, מתוך הסתכלות רחבה יותר אל עבר העתיד. המטרות והיעדים מאפשרים לנו, בתוך שלל המשימות והמחויבויות הכרוכות בניהול עסק, לחזור תמיד למקורות, ולהיזכר למה אנחנו עושים את מה שאנחנו עושים, ומה השאיפות שלנו לטווח הקצר והארוך.
בתוך תהליך הגדרת המטרות והיעדים, חשוב לזכור גם את שני הדגשים הבאים:
צרו לעצמכם סדר עדיפויות עבור כלל המטרות שהגדרתם. זה בסדר גמור לחלום בגדול ולהציב מטרות שאפתניות ומרובות, אבל חשוב להתאזר בסבלנות, להיות חכמים, ולהתמקד תחילה במטרות וביעדים הכי חשובים של העסק.
ודאו שה-KPIs שבחרתם תומכים ומשרתים את מטרות העל שלכם. ישנם אינסוף פרמטרים הניתנים למדידה ונורא קל לפזר KPIs לכל עבר, אבל חשוב להישאר ממוקדים רק ביעדים רלוונטים שתורמים לפיתוח העסק ולהשגת המטרות.
4. בניית תקציב הפעילות של העסק
הדרך הטובה (וגם הכיפית) ביותר להדגים את חשיבותו של התקציב עבור העסק שלכם היא חופשה בחו״ל. נניח ואתם מעוניינים לטוס לזנזיבר לשבועיים. הדבר הראשון שתעשו (לפני שתכתבו ״חופשה זנזיבר זול״ בגוגל) יהיה כניסה לאפליקציית החשבון שלכם בבנק בכדי לבדוק מה התקציב העומד לרשותכם לטובת המאורע. רק אחרי שהבנתם מה הסכום הרלוונטי אותו תשקיעו בחופשה,תוכלו לגשת לביזנס ולבחור עם איזו חברה תטוסו, באיזה מלונות תשהו, על איזה אטרקציות (ליטוף צבים והאכלת עצי בננה) תרצו להוציא את הכספים במסגרת התקציב, ועוד בחירות והחלטות חשובות שיאפשרו לכם ליהנות מהחופשה בלי חישובים מיותרים או חשש שהכסף שלכם ייגמר באמצע הטיול.
ובעסק, בדיוק כמו בחופשה שלכם בזנזיבר, בניית וניהול תקציב הוא אחד הכלים החשובים ביותר עבור ניהול העסק שלכם, בין אם מדובר בעסק גדול ובין אם בעסק קטן בתחילת דרכו. ניהול התקציב מאפשר לתכנן את האופק הכלכלי של העסק ולהניח יסודות לקבלת החלטות נכונות והתנהלות כלכלית חכמה לאורך הדרך, תוך התבססות על שילוב בין נתונים אמיתיים להיכרות שלכם עם העסק ועם עצמכם כמי שמנהל אותו.
למרות החשיבות הרבה של בניית תקציב, בעלי עסקים רבים נוטים לדלג על החלק הזה, מקוצר זמן, חוסר הבנה או סיבות אחרות שמונעות מהם לעשות זאת. ניהול עסק ללא תקציב מגובש שהושקעה בו מחשבה ונלקחו בו בחשבון נתונים של העסק, עשוי להוביל לקבלת החלטות מוטעות, ובהמשך לכך – לבעיות כלכליות או תקציביות שעלולות לפגוע בהצלחת העסק ובניהול העסק וביכולת שלו לשרוד.
היתרונות של בניית תקציב עבור העסק
כאמור התקציב הוא הברומטר של העסק. הוא עוזר לנו להיות עם יד על הדופק ומאפשר לנו לבחון את מצבו הפיננסי של העסק בכל זמן נתון, ולקבל באמצעותו החלטות מושכלות. הנה כמה מהיתרונות הבולטים בבניית תקציב:
- שליטה טובה והבנה מעמיקה יותר בהכנסות ובהוצאות של העסק.
- קבלת החלטות חכמה המבוססת על היכרות מעמיקה עם העסק.
- זיהוי ופתרון בעיות בזמן אמת, מיד כשהן מופיעות.
- אפשרות לחשוב ולתכנן את עתיד העסק גם לטווח הקרוב וגם לטווח הרחוק.
- ניהול נכון של קביעת זמני התשלום מלקוחות בהתאם לתזרים המזומנים
- הימנעות מהלוואות מיותרות או החלטות כלכליות שגויות שלא תואמות את המציאות בעסק.
אז איך בונים תקציב לעסק?
כמו כל דבר בחיים, גם בניית תקציב היא תהליך המורכב מכמה שלבים, החל מסקירת המצב הקיים והעבר של ניהול העסק, דרך חיזוי הכנסות והוצאות, ועד בניית תוכנית קידום ופיתוח ובניית התקציב בפועל.
1 . סקירת ההוצאות וההכנסות בשנה החולפת
אם העסק שלכם כבר פעיל, השלב הזה הוא הכרחי עבור בניית תקציב נכונה וחכמה. תחילה, כדאי לבחון את ההכנסות: מה היו מקורות ההכנסה של העסק לאורך השנה החולפת? כמה כסף נכנס לעסק לאורך השנה? האם ישנה תנודתיות או עונתיות במחזור ההכנסות של העסק? האם מקורות ההכנסה הללו עתידים לייצר הכנסה גם בשנה הבאה. לאחר שסקרתם את מגוון ערוצי ההכנסה של העסק, זה הזמן לעבור לצדו השני של המתרס – ההוצאות.
בדומה לסקירת ההכנסות, עלינו לבצע בחינה של כלל ההוצאות של העסק בשנה החולפת. את ההוצאות הללו ניתן לחלק ל-2 קטגוריות עיקריות – הוצאות קבועות (שכירות) והוצאות משתנות (תיקון מזגן שהתקלקל). כמובן, גם בתוך הקטגוריות הללו תוכלו לסווג את ההוצאות לפי סוגים שונים: ציוד משרדי, חומרי גלם, שילוח וכדומה, בהתאם לאופי העסק שלכם. אם העסק שלכם חדש ולא צבר עדין מספיק פז״ם להסקת מסקנות, תוכלו לדלג ישירות לשלב הבא.
עברתם לניהול עסק דיגיטלי? מעולה. באמצעות ממשק הניהול שלכם תוכלו לרכז את כל הנתונים הללו בצורה נוחה ופשוטה, הן לגבי ההכנסות והן לגבי ההוצאות, בלחיצת כפתור. אם אתם פועלים באופן ידני, תצטרכו לעשות קצת עבודה שחורה של מעבר וקטלוג קבלות וחשבוניות, אבל היא חשובה ביותר לשלב הבא של בניית התקציב.
חשוב: אם אתם מסתמכים על דוחות רווח והפסד של רואה החשבון או הממשק הדיגיטלי באמצעותו אתם מבצעים את ניהול העסק, שימו לב כי הם אינם כוללים הוצאות כמו תשלום המס השנתי שלכם וגם החזרי הלוואות אם ישנן כאלה. ההוצאות הללו הן חלק בלתי נפרד מהוצאות העסק וחייבות להילקח בחשבון כאשר אנחנו מתכננים תקציב עתידי.
2. בניית התקציב
שלב 1 – חיזוי הכנסות לשנה הקרובה
אחרי שהנתונים על השנה החולפת בידכם, זה הזמן לנתח אותם ולהבין אלו הכנסות והוצאות כאן כדי להישאר ואלו הוצאות והכנסות חדשות צפויות להצטרף אליהן בשנה הקרובה. איך עושים את זה?
תחילה, בגזרת ההכנסות, עליכם להבין אלו הכנסות צפויות להמשיך ולזרום לעסק גם בשנה הבאה. למשל, אם עסק דובוני הגומי שלנו חתם לפני שנה על חוזה לשנתיים של אספקת 1000 דובוני גומי בכל חודש ללקוח מסוים, עם ריטיינר חודשי, אנחנו יודעים שההכנסה הזו תלווה אותנו גם בשנה הבאה. לעומת זאת, אם החוזה מסתיים בסוף השנה הנוכחית, נצטרך לבדוק ולהעריך מה הסיכוי שהוא יתחדש, ולקחת זאת בחשבון בהערכת ההכנסה הצפויה מהערוץ הזה.
דוגמה נוספת – לאורך השנה נכנסו 2000 לקוחות מזדמנים אל חנות דובוני הגומי ורכשו בסכום של 100,000 ש״ח. בבניית התקציב לשנה הבאה עליכם לחשוב ולהעריך האם הכמות הזו תגדל, תקטן או לא תשתנה. למשל, אם אתם חושבים להגדיל את תקציב הפרסום כדי למשוך יותר לקוחות לחנות, קחו בחשבון בתקציב גם הכנסות גדולות יותר. לעומת זאת אם התקבלה החלטה לצמצם משמעותית את שעות הפעילות של החנות עבור לקוחות פרטיים ב-50% ולהתמקד בלקוחות עסקייים, תצטרכו להכניס לתקציב סכום הכנסה נמוך פי שניים מבשנה שעברה עבור אותם לקוחות, אבל לקחת בחשבון גם הכנסה גבוהה יותר מלקוחות עסקיים.
שלב 2 – חיזוי הוצאות לשנה הקרובה
לאחר שסיימתם לרכז את צפי ההכנסות שלכם לשנה הקרובה, תוכלו לעבור לצדו השני של המתרס, ההוצאות. סדר הפעולות, קודם הכנסות ואז הוצאות, הוא חשוב, שכן צפי ההכנסות הוא הבסיס להבנת המשאבים הפיננסיים שיעמדו לרשותכם לאורך השנה הקרובה ולניהול עסק נכון יותר.
בדומה לשלב חיזוי ההכנסות, המלאכה גם בשלב הזה היא דומה – עליכם להבין מה הן ההוצאות הקבועות שימשיכו ללוות אתכם (ארנונה, חשמל, ביטוחים, משכורות וכו׳), ומה צפויות להיות ההוצאות המשתנות בהתאם לאופי העסק, הפעילות השוטפת שלכם, והמטרות והיעדים שהצבתם עבור העסק (חומרי גלם, שיפוץ, פרסום ושיווק וכדומה). חשוב לזכור – אם בתחזית המכירות גילמתם עלייה של 10% בהכנסה ממכירות, אל תשכחו לגלם את העליה במכירות גם בעליה צפויה בהוצאות, או במילים אחרות, לשמור על סינרגיה בין טור ההכנסות לטור ההוצאות בתקציב.
שני דגשים חשובים בנוגע לתחזית ההוצאות וההכנסות:
- תמיד קחו לעצמכם מרווח בטיחות. למשל – זה בסדר גמור לצאת מנקודת הנחה ש-10% מהלקוחות שלכם לא ימשיכו אתכם ולהפחית את ההכנסה הצפוייה מהם. מעריכים שתהיה צמיחה בהכנסות? מעולה, הביאו את הציפייה הזו לידי ביטוי בתקציב, אבל נסו להיות ריאליים ככל הניתן, ולשקף הכנסה גדולה יותר, אך במידה מדויקת ככל הניתן. בגזרת ההוצאות – קחו בחשבון שתמיד ישנן הוצאות לא צפויות והשאירו נתח תקציבי גם עבורן.
- זוכרים את עניין העונתיות משלב סקירת ההוצאות וההכנסות בשנה החולפת? אל תשכחו להתחשב בה בתכנון התקציב, או במילים אחרות, במידה והסעיף הזה רלוונטי עבורכם, כדאי לחלק את התקציב לרמת חודשים/רבעון/פרק זמן אחר לבחירתכם, כדי שתוכלו להיערך מבעוד מועד לחודשים בהם ההכנסות שלכם נמוכות יותר, ובכך לשמור על תזרים מזומנים יציב.
אוקי, יש תקציב. איך הוא בא לידי ביטוי בניהול העסק?
כאמור, התקציב הוא אחד הכלים החשובים ביותר עבור ניהול עסק תקין, סוג של דוח הוצאות הכנסות עתידי המאפשר לכם לבדוק את מצבו הפיננסי של העסק בכל רגע נתון, על פי השוואה של הנתונים בפועל אל מול אלו שמתקבלים במציאות.
מעקב צמוד אחר התקציב וההתאמה בין התחזית למציאות מאפשר קבלת החלטות חכמה יותר ואבחון מוקדם של בעיות תזרימיות או פיננסיות שניתן לפתור בשלב בו הן קטנות, אך עלולות להעמיד את העסק בסכנה במידה ולא ״עולים עליהן״ בזמן. למשל, אם סגרתם מראש עסקה גדולה שאמורה היתה לצאת לפועל באמצע השנה והתבטלה ברגע האחרון, ולקחתם אותה בחשבון בתור הכנסה צפויה בשלב בניית התקציב, תוכלו לעצור ולתכנן מחדש את ההוצאות להמשך שנת הפעילות. מנגד, אם תתקלו לפתע בהזדמנות עסקית חדשה שדורשת מכם השקעה כספית, תוכלו לבחון גם אותה בצורה מושכלת ולקבל החלטה רציונלית.
בנוסף, המעקב אחרי התקציב מאפשר לכם גם להסיק מסקנות חשובות על העסק, לחקור את התוצאות, לבדוק מאין נובעים הפערים בין התכנון למציאות אם יש כאלה (ותמיד יש כאלה) ובאופן כללי, להיות תמיד עם אצבע על הדופק.
העבודה על התקציב אינה פשוטה, וכנראה תיקח לכם כמה שעות טובות, וזה לגמרי בסדר! בניית תקציב היא פעולה מאתגרת, אבל ברגע שתקחו את הזמן, ותעבדו בצורה מסודרת, ותוכלו לקצור את הפירות עם ניהול עסק חכם ויעיל הרבה יותר.
5. הימנעות מהוצאות מיותרות ככלי לניהול עסק רווחי יותר
אחת הטעויות הנפוצות ביותר בכל בית עסק באשר הוא, היא בזבוז כספים שלא לצורך. הרבה לפני שאנחנו בעלי עסק, אנחנו בסה״כ בני אדם, ולפעמים אנחנו מתפתים להוציא כסף על מוצרים שאינם מחוייבי המציאות. אלא שבעוד בחיים הפרטיים יש לנו את כל הזמן שבעולם לתקן, ניהול הוצאות לקוי בעסק עשוי להיות בעל השפעה דרמטית על היכולת שלו לשרוד, לגדול ולהפוך רווחי יותר.
אז מה זה בעצם אומר ״הוצאה מיותרת״?
עסקים רבים מקבלים החלטות שגויות בגזרת ניהול העסק כבר בתחילת הדרך, וחלק מהן קשורות ישירות לקטגורית ״הוצאות מיותרות״. דוגמה מצוינת להמחשת העניין היא לוגו. עסקים חדשים רבים משקיעים מאות ואלפי שקלים ביצירת לוגו לעסק (כי איזה מגניב זה לוגו משלכם, נכון?) עוד לפני שביצעו מכירה אחת, או לפני שהכניסו שקל אחד חדש לטור ההכנסות של העסק. אל הדוגמה הזו אפשר לצרף גם כרטיסי ביקור (אנחנו בשנת 2022), השקעה מוגזמת באתר אינטרנט (בהנחה שעיקר פעילות העסק אינה ברשת) ועוד.
שלא תטעו, לוגו לעסק ההוא בהחלט סיבה לגיטימית להוציא כסף, בהנחה שהעסק כבר עובד, ושבאמת יש בו צורך. אותה תובנה רלוונטית גם לגבי אתר אינטרנט. ברור שאם העסק שלכם מבוסס על מכירות או הרשמות אונליין, תרצו לבנות אתר משלכם כבר בתחילת הדרך, אבל אם העסק שלכם לא חייב אתר משלו (מספרה לשם ההדגמה), חכו עם ההוצאה הזו לשלב מאוחר יותר. אז נכון, אתר אינטרנט הוא חלון ראווה נהדר לעסק, בין אם מדובר באתר תדמיתי צנוע או אתר תוכן עשיר יותר, אבל זה לא אומר שהעסק לא יוכל להצליח ולשגשג בלעדיו.
איך מחליטים איזו הוצאה חשובה ואיזו מיותרת?
שתי הדוגמאות שהצגנו למעלה, הן פשוטות יותר ודי הגיוניות. אבל מה לגבי הוצאות טריקיות יותר? בואו נחזור לרגע לניהול עסק דובוני הגומי שלנו. נניח ובחרתם להוציא 10,000 ש״ח על קידום מודעות ממומנות בפייסבוק, עם מבצע מיוחד על רכישת כמות גדולה של דובוני גומי במחיר מיוחד, והקמפיין לא השיג את היעדים שלו ולא החזיר את ההשקעה. האם מדובר בהוצאה מיותרת? התשובה היא: תלוי.
אם ההחלטה על הקצאת התקציב לטובת קמפיין מבצע דובוני הגומי התקבלה בצורה שקולה, לאחר בחינת התקציב, האמצעים, המטרות והיעדים עבור הקמפיין, אז גם אם התוצאה בפועל לא השיגה את היעדים, הרי שלא מדובר ב״הוצאה מיותרת״, אלא במהלך שאפשר ללמוד ממנו ולהסיק מסקנות לשיפור, ולבצע אותו טוב יותר בהמשך. מנגד, אם ההחלטה התקבלה כגחמה רגעית בלי תכנון מראש ובחינת כל האספקטים של המהלך, בהחלט יתכן שזו הוצאה מיותרת, הן ברמה התקציבית, והן ברמת היכולת ללמוד ממנה ולהשתפר.
בשורה התחתונה, כאשר אנחנו מחליטים על הוצאה כלשהי, מקטנה ועד גדולה, כדאי לשאול את עצמכם כמה שאלות חשובות, מעין כללי אצבע שיעזרו לכם להחליט אם להוציא או לא להוציא:
- האם ההוצאה הזו תורמת ישירות להתפתחות וצמיחת העסק?
- האם יש תקציב פנוי עבורה?
- האם היא צפויה לייצר הכנסות לעסק ישירות או בעקיפין?
- האם העסק לגמרי יכול לחיות ולגדול בלעדיה?
השאלה האחרונה אמנם נשמעת קצת מצחיקה, אבל לפעמים אלו השאלות הישירות והפשוטות שעוזרות לנו להגיע למסקנות הנכונות. התשובות לכל השאלות הללו יעזרו לכם להבין האם מדובר בהוצאה לגיטימית, או כזאת שנשמעת מלהיבה אבל לא באמת תתרום לכם בתקופה הקרובה, ואולי גם לא בעתיד.
הוצאות מיותרות שלא שמים לב אליהן
הוצאות מיותרות הן לא רק כאלו שמגיעות לפתחנו וצריך לקבל לגביהן החלטה המסתכמת ב״כן״ ו״לא״. לעיתים, ההוצאות הללו מסתתרות ומגולמות גם בהוצאות קבועות או משתנות שלנו, אותן כדאי לבחון מדי פעם ולצמצם במידת האפשר. זה מתחיל בדברים ״קטנים״ לכאורה כמו חיסכון בחשמל (שיכול להצטבר למאות שקלים בשנה) או בדיקה והוזלה קבועה של מחירי ספקי האינטרנט הסלולארי, וממשיך בהוצאות גדולות יותר כמו רכישת מחשבים או ציוד משרדי (תמיד שווה לבדוק אופציות לרכישת יד שניה) ועוד.
אתר אינטרנט לעסק. זה הכרחי?
בעידן הדיגיטל, אתר אינטרנט לעסק הוא בהחלט כלי חשוב, ולכן התשובה הגורפת היא כן. אבל האם זה אומר שצריך להשקיע אלפי שקלים בהקמת אתר כבר בחודשים הראשונים של העסק? אלא אם העסק שלכם צפוי להיות מבוסס על מכירות אונליין, התשובה היא לחלוטין לא. בדיוק כמו בדוגמת הלוגו, אין סיבה להשקיע אלפי שקלים בבניית אתר תדמיתי עוד לפני שהעסק מתפקד ומכניס כסף. בשלבים מתקדמים יותר, בהם תרצו להפעיל קמפיינים בדיגיטל או להציג פרוייקטים או הישגים של העסק, ובמידה והתקציב יאפשר זאת, תוכלו להקים אתר משלכם.
בפרק הזמן הזה, תוכלו להשקיע במדיות החברתיות השונות כדי לקדם את העסק בתורה אורגנית, או בעלויות התואמות את תקציב הדיגיטל שלכם. עמודי פייסבוק ואינסטגרם פעילים ויצירתיים הם פיתרון נפלא לתקשורת מול הקהל גם ללא אתר אינטרנט. בנוסף, אם יש לכם מעט יכולות טכנולוגיות וקצת זמן פנוי, תוכלו למצוא המון פתרונות נהדרים ברשת, שיאפשרו לכם להקים אתר אינטרנט בסיסי לעסק בקלות, ועם מינימום הוצאות.
6. קרן חירום כלכלית – רשת הביטחון של כל עסק מצליח
בחייהם של עצמאים יש מעט מאוד רגעים מדאיגים יותר מהרגע (טפו טפו טפו) שבו אתם מבינים שהקופה התרוקנה, שהעסק לא מכניס כסף, או שההוצאות גבוהות פי כמה וכמה מההכנסות, כך שבסופו של יום אין לכם יכולת לשלם הוצאות שוטפות, משכורת לעצמכם או לעובדים ותשלומים לספקים.
תקופת הקורונה הוכיחה לנו שמצב כזה בהחלט יכול להתרחש גם אם אתם מרגישים הכי בטוחים בניהול העסק שלכם: אסון טבע, מגפה עולמית או כל דבר אחר שאין לנו באמת שליטה עליו יכול להביא לעצירה כללית של ניהול העסק, ובן רגע להפחית את ההכנסות מ־100 לאפס. זה כמובן תסריט די קיצוני, אבל ישנם עוד המון תרחישים אפשריים שיכולים להוביל את העסק למצב חירום, ובדיוק עבור מקרים כאלו, חשוב שתהיה לעסק רשת ביטחון, כזו שאפשר יהיה להישען עליה בזמנים פחות מוצלחים של העסק.
ניהול עסק מתחיל מניהול תזרים מזומנים
עבור חלק גדול מהעצמאיים ההכנסה החודשית אינה קבועה – לא מבחינת ההיקף שלה ולא מבחינת המועד שבו היא מתקבלת, כך שהעסק מתנהל סביב מחזורים של הכנסות והוצאות, היקפי פעילות תקופתיים שמשתנים בהתאם לעונה, לביקוש, למצב הכלכלי במשק ועוד.
כיצד אפשר לדעת במצב כזה כמה עסק מרוויח, כמה הוא מכניס וכמה הוא מוציא? מגבשים דו"ח מסודר של הוצאות והכנסות, או בשמו הרשמי – דוח תזרים מזומנים: דו"ח שבו כל ההתחייבויות של העסק (הוצאות שוטפות, הלוואות, אשראי ועוד) וכל התקבולים שלו (ההכנסות) – לטווח שבין שלושה לשישה חודשים קדימה. נכון, לא מדובר בדו"ח מדויק ״על השקל״, אבל הוא בהחלט יכול לתת תמונה ותחזית בנוגע למה שצפוי לקרות.
הכנסה גדולה בדרך, פרויקט שהסתיים ומועד התשלום שלו מתקרב, לקוח קבוע שמדי חודש באותו יום מכניס סכום כסף מסוים, הלוואה גדולה שמתחילים בקרוב התשלומים עליה; צ'ק שבקרוב ייפדה לזכות העסק או לחובתו – כל אלו הן דוגמאות להכנסות והוצאות ודאיות ומשוערות, כולן נכנסות לדו"ח תזרים המזומנים כחלק מניהול העסק.
באמצעות דוח תזרים מזומנים אפשר להבין מה צפוי להתרחב ברמה הפיננסית בבעסק בחודשים הקרובים ולפעול בהתאם לכך בגזרת ניהול העסק. תקופה קשה בדרך? מצמצים הוצאות או לוקחים הלוואה, תקופה טובה? אפשר לחשוב על השקעה או רכש. בנוסף, הדוח מאפשר דבר חשוב נוסף – להבין מהי רשת הביטחון שנדרשת לספק קרן החירום הכלכלית של העסק.
רשת הצלה שתספיק ל״הישרדות״ של עד חצי שנה
קרן החירום הכלכלית אמורה להיות הכלי להצלה אמיתית, הצלה מפני קריסה, כלומר לא כאמצעי לכיבוי שריפות. המשמעות היא שאם חסרים לכם 5,000 שקלים בתזרים של העסק, הקרן הזו אינה הכתובת. באילו מקרים היא כן אמורה לסייע לכם? הינה כמה דוגמאות רווחות:
- כאשר הכנסה צפויה גדולה ומשמעותית לא הועברה עדיין, ונפער פער עצום בין ההוצאות להכנסות.
- כאשר לקוח גדול פשט רגל והפסיק להעביר תשלומים.
- כאשר נתח גדול מההכנסות נחתך, למשל במקרה של אסון גדול או אירוע כלכלי כלל עולמי.
- כאשר המעבר מעוסק פטור לעוסק מורשה, או מעוסק מורשה לחברה בע"מ, מביא להוצאות מיידיות גדולות בזמן קצר.
- כאשר מקרה אישי גורם לעצירת ניהול העסק והפעילות שלו (נכון בעיקר לעסקים קטנים, בדגש על עסקים של אדם אחד).
- בכל מקרה בו זה המוצא האחרון להצלת העסק
על פי רוב, קרן חירום כלכלית צריכה להיבנות כך שתספק את ההצלה הנדרשת לחודשים-שלושה עד עד שישה חודשים, ולהישמר בצד במקביל לפעילות השוטפת בניהול העסק. איך זה מתורגם למעשים בפועל? אלו ארבעה עקרונות מרכזיים:
- סכום הכסף שיש להעמיד
ממוצע ההוצאה החודשית כפול מספר החודשים הרצויים. כך, אם ההוצאות שלכם עומדות על 15,000 שקל בחודש, סכום הכסף בקרן צריך להיות 45,000 שקל לפחות - איפה שומרים את הכסף?
מאחר שמדובר בכסף המיועד למקרה חירום, חשוב שיהיה זמין, כלומר בכל כלי המאפשר שמירה של הכסף והוצאתו באופן מיידי במידת הצורך, ללא קנסות ועמלות. - שמירה על הקרן ככסף שאין לגעת בו
למעט מקרים בסגנון אלו שצוינו לעיל, הקרן צריכה להיתפס כקופה שאין לגעת בה. - ההתנהלות לאחר משיכת הכסף
אם נאלצתם להשתמש בקרן, אנחנו מקווים שכעת הכול בסדר, שהסכום ששמרתם ליום סגריר עזר ושהסערה חלפה. הצעד הראשון לאחר מכן הוא להתחיל למלא אותה בחזרה.
מאיפה מביאים את הכסף?
הכסף שמגיע לקרן החירום הכלכלית מקורו בכיס שלכם, ומדובר בסכום כסף לא מבוטל. ישנם מעט מאוד אנשים, בטח ובטח מי שהקימו עסק קטן שנמצא בצעדיו הראשונים, שיכולים להשאיר בצד עשרות אלפי שקלים מבלי לגעת בהם. אז איך עושים את זה בכל זאת מבלי לפגוע בניהול העסק?
הדבר החשוב הראשון הוא להתחיל: שימו לעצמכם בצד, במקום שהחלטתם שיתאים למטרה זו, כמה כסף שאתם יכולים כרגע. לאחר מכן, התחילו להפריש סכום קבוע בכל חודש לקרן. עיון בדו"ח תזרים המזומנים יאפשר לכם להבין כמה אתם יכולים להעביר בכל חודש. בדרך זו, תוכלו אט־אט ובסבלנות להגדיל את הקרן. בתחילה הסכומים יהיו קטנים בהרבה מאלו שציינו למעלה, אבל עם הזמן – ובתקווה שלא תיקלעו לאירוע חירום כלשהו בינתיים – הם ילכו ויגדלו. כאן נדרשת סבלנות.
לסיכום: נדרש כאן שינוי מחשבה
לכל אדם, בעל עסק או שכיר, קשה מאוד להפנים את העובדה שעליו להחזיק בצד, בכל רגע נתון, סכום כסף לא קטן שימתין למקרה חירום – סכום כסף שלא יוכל לגעת בו, אלא אם כן התרחשה קטסטרופה (בממדים של תחילת הקורונה, למשל). אבל מדובר בעניין הכרחי. הידיעה כי ישנו סכום כסף גדול בהישג יד, אך עליו להישאר כפי שהוא, מצריכה סבלנות רבה, עצבי ברזל והתנהלות אחראית.
ולמרות כל זה, המסר ברור: אם אתם רוצים להבטיח שהעסק שלכם ימשיך לתפקד, שהספינה שאתם משיטים תמשיך להתקדם לכיוון הנכון ולא משנה לאיזו סערה תיקלע, אתם חייבים להקים קרן חירום כלכלית ולשמור עליה לאורך זמן. זה צעד שנעשה אך ורק למענכם, ויבטיח את הצלחת ניהול העסק שלכם.
7. דוח רווח והפסד – הדרך הקלה והיעילה לשקף את מצב העסק
עוד כלי חשוב ששופך המון אור על המצב הפיננסי של העסק ומסייע בניהול עסק נכון יותר, הוא דוח רווח והפסד. גם אם לא יצרתם דוח כזה מעולם, המושג בוודאי מוכר לכם, אבל כדי לפשט את העניינים, מדובר בדוח פשוט לכאורה, המציג את כלל ההוצאות של העסק לצד כלל ההוצאות שלו. הדוח הזה נכלל ברשימת דיווחי החובה שעמצאים צריכים להגיש לרשות המיסים, והוא מופק בדרך כלל עבור תקופה של בין רבעון לשנה.
איך המידע הזה מקדם את העלילה? ובכן, מדוח הרווח וההפסד נגזרים כמה מושגי יסוד מהם ניתן להגיע למסקנות ותובנות הנוגעות לניהול העסק: רווח גולמי, רווח תפעולי, רווח לפני מס ורווח נקי. כאשר מבינים את המונחים הללו ויודעים לנתח אותם בצורה נכונה, ניתן לקבל מידע על העסק שכנראה לא הייתם מקבלים בשום דרך אחרת, מידע קריטי לקבלת החלטות נכונה שתגדיל את הסיכוי של העסק להצליח. כך למשל, אם הרווח הגולמי שלכם שלילי, זה סימן לא טוב שמאיים על יכולת ההישרדות של העסק, וזה משהו שתמיד טוב לדעת מוקדם ככל הניתן. מנגד, רווח תפעולי חיובי מראה שהעסק מאוד יעיל וכן הלאה.
אז מה זה בעצם רווח גולמי? ומה זה רווח נקי? איך מחשבים אותם, ומה ניתן ללמוד מהם? בדיוק כדי לענות על השאלות הללו יצרנו את המאמר הזה, בו תוכלו למצוא כל מה שצריך לדעת על הפקת דוח רווח והפסד והסקת מסקנות לגבי העסק באמצעותו.
8. בלי הפתעות בטור החובה למע"מ ולמס הכנסה
מס ערך מוסף ומס הכנסה הם כנראה החברים הקרובים ביותר של העצמאי. עוסקים פטורים מכירים היטב את מס ההכנסה, ועוסקים מורשים ומעלה, זוכים למערכת יחסים גם עם מע״מ. הסכומים אותם משלם העסק עבור שני הגורמים הללו, מסתכמים באלפי שקלים ואף יותר בכל שנה, ועסק שלא מוכן לתשלומים הקבועים האלה יתמודד עם הפתעה לא קטנה כשיום התשלום יגיע. לכן חשוב מאוד להיערך לכך מבעוד מועד, כחלק מהכלים שמבטיחים ניהול עסק נכון וטוב.
הגיע אמצע החודש? הפתעה!
בעלי עסק חדשים, וגם מי שהפכו מעוסקים פטורים לעוסקים מורשים (בהמשך נרחיב על כך), נתקלים לא פעם בהפתעה די מבאסת, בתאריך די מסוים: ה-15 בחודש. באיזו הפתעה מדובר? הפתעת תשלום המע"מ, שנדרש אחת לחודש או אחת לחודשיים.
הדבר הראשון והחשוב ביותר שצריך לדעת בהקשר הזה הוא שאין כאן משחקים: את המע"מ משלמים בכל פעם במועד שנקבע מול רשות המיסים – אחרת אפשר להסתבך, וזה בכלל לא נעים.
הדבר השני, והחשוב לא פחות, הוא לדעת שאפשר להתמודד עם זה, ואפילו די בקלות: אם תיערכו מראש ליום התשלום, ותבינו מספיק זמן לפני יום התשלום כמה תצטרכו לשלם, תוכלו לשלוט גם בעניין הזה ולא להיות מופתעים בכל פעם שהתאריך הזה מגיע. איך? על ידי הפקת דו"ח מע"מ.
מי צריך לשלם מע"מ?
כל עצמאי או עסק שאינו עוסק פטור – הגדרה שדורשת את אישור רשויות המס – חייב במע"מ. ההגדרות לעוסק פטור נקבעות על סמך העיסוק של האדם העצמאי ועל סמך מחזור המכירות שלו, והן משתנות מפעם לפעם. אם עליכם לשלם מע"מ, תוכלו לבחור אם לעשות זאת אחת לחודש או לחודשיים.
מה זה בכלל מע״מ ואיך מפיקים דוח מע״מ?
המע"מ, מס ערך מוסף, הוא מס בשיעור קבוע (נכון להיום הוא עומד על 17%) שעל כל אחד מאיתנו, ולא משנה אם אנחנו שכירים או עצמאים, לשלם על מה שאנחנו רוכשים. בכל חשבונית פשוטה, בין אם קניתם לאפה עם שווארמה ובין אם רכשתם מכונית משפחתית חדשה, תוכלו לראות שהתשלום מורכב מסכום מסוים, ומתוספת שמהווה 17% מאותו סכום. זהו המע"מ.
המע״מ פוגש את העצמאים בשני כובעים שונים:
- מע"מ על מוצרים שמכרנו
זהו המע"מ על מחזור העסקאות: על מוצרים, שירותים, נכסים ועוד, שעליהם קיבלנו כסף לעסק. לדוגמה, אם בחודש מסוים מכרתם מוצרים בסכום של 1,000 שקל, המע"מ עליהם יהיה 170 שקל. את המע"מ הזה (אותו העסק גובה מהלקוח כחלק מהעסקה) העצמאי צריך לשלם לרשויות המס. - מע"מ על מוצרים שרכשנו
בעל העסק צריך גם הוא לשלם מע"מ כאשר הוא רוכש מוצרים. החל מציוד מספקים, דרך רכישת מוצרים או שירותים כאלה ואחרים – הוא משלם עליהם מע"מ.
על סמך שני הסעיפים האלה מתגבש דוח המע"מ. בדוח זה מופיעים, בשתי עמודות, שני הסעיפים שהזכרנו למעלה: בעמודה אחת המע"מ על מוצרים שהעסק מכר (המע״מ שצריך לשלם), בפירוט לפי עסקאות, ובעמודה השנייה המע"מ על רכישות העסק (המע"מ שכבר שולם), גם כן בפירוט לפי עסקאות.
הסכום הסופי לתשלום למע״מ מתקבל בקלות על ידי חיסור הסעיף השני מהסעיף הראשון, או במילים שקל להבין: סכום המע״מ שאנחנו צריכים לשלם מינוס סכום המע״מ שכבר שילמו. אם התוצאה היא שלילית, זה אומר שהמע״מ שכבר שילמנו גבוה מהמע״מ אותו אנחנו נדרשים לשלם, ומצב כזה יוביל לקבל זיכוי לעסק.
דו"ח מע"מ במערכת ניהול דיגיטלית
בעבר, הפקת דו"ח מע"מ פעם בחודש או פעם בחודשיים הייתה דבר לא פשוט: הכול נעשה בצורה ידנית, ברישום על גבי דפים, והאפשרות לטעויות הייתה גדולה. כיום אפשר להפיק דו"ח מע"מ בצורה פשוטה ומדויקת, באמצעות מערכת ניהול עסק דיגיטלית.
מערכות הניהול הללו משמשות היום עצמאים רבים להפקת מסמכים חשבונאיים (חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה ועוד), וכן לדיווח על הוצאות שונות, ואלו כמובן נשמרות במערכת. כאשר רוצים להפיק דו"ח מע"מ לתקופה מסוימת, פשוט צריך להגדיר זאת במערכת הדיגיטלית – והיא תפיק את הדו"ח בתוך שניות, בהסתמך על הנתונים שהוכנסו למערכת לאורך התקופה.
הדוח יכלול כאמור את כל התשלומים שקיבל, ושעבורם חייב העצמאי לשלם מע"מ, ואת כל ההוצאות שעליהן כבר שילם מע"מ – וכך הוא יקבל תמונה מלאה באמצעות המערכת הדיגיטלית. ובכל זאת, משהו שחשוב לזכור: הפקת הדוח היא לא תחליף לדיווח לרשויות המס. הדיווח בפועל נעשה באמצעות פנקס מע"מ שמקבלים מרשויות המס אחת לשנה, ואותו חייבים לעשות במועד שנקבע.
איך יודעים כמה חייבים למס הכנסה?
כפי שהזכרנו קודם, תשלומים למס ההכנסה אינם נדרשים בתאריך קבוע כמו תשלומי המע"מ. בעצם, גובה המס מחושב באופן סופי רק בסוף כל שנה, ולאורכה העצמאי משלם מקדמות אחת לחודש או אחת לחודשיים, בגובה משוער שנקבע מראש על ידי רשויות המס. המקדמות מחושבות בתחילת כל שנה, כאחוז מסוים מתוך סך ההכנסות שעליהן חל מס ההכנסה.
אז איך יודעים כמה חייבים למס הכנסה? גם כאן אפשר לחשב זאת באמצעות דו"ח פשוט שמפיקה מערכת הניהול הדיגיטלית: מזינים את גובה ההכנסות, ואת האחוז שנקבע – ומתוך זה מחשבת המערכת את גובה התשלום שצריך לשלם למס הכנסה.
איך מנהלים נכון את הדיווחים?
זו השאלה החשובה ביותר, והיא המפתח לניהול עסק נכון. העיקרון מתבסס על כך שגם מע"מ וגם מס הכנסה משולמים בחודש העוקב, ולא באותו חודש. למשל, אם העצמאי משלם את שני המיסים אחת לחודש, התשלום בפברואר יהיה עבור ההכנסות בינואר; אם הוא משלם אחת לחודשיים, התשלום במרץ יהיה עבור ינואר ופברואר יחד.
לכן אפשר להיערך לתשלומים האלה מראש: בסוף כל חודש אפשר להפיק באמצעות המערכת דו"ח מע"מ ודו"ח מס הכנסה, שיציגו לכם מהו התשלום המשוער שתצטרכו לשלם. צעד כזה, שמסכם את כל ההכנסות וההוצאות בכל חודש, ייתן לכם 15 יום לפחות (כמובן שאפשר לבדוק מה הסכום העדכני בכל שלב, גם לפני סיום התקופה) ולהיערך לתשלום מע"מ ומס הכנסה – בלי הפתעות. זאת הדרך הנכונה לניהול עסק נכון מבחינה כלכלית, בצורה רגועה ומתוכננת.
נקודה חשובה למחשבה: הטכנולוגיה בשירות צמיחת וניהול העסק
לאורך המאמר, סקרנו כאן בהרחבה 8 פעולות מאוד מאוד חשובות שכל עסק חייב ליישם כדי להתנהל בצורה אפקטיבית וחכמה, שתאפשר שקט נפשי וביטחון בכל הנוגע לצדדים הקשורים לניהול העסק. כפי שבטח הבנתם, כל עצמאי באשר הוא, ולא משנה מה רמת המקצועיות שלו ואיכות השירות או המוצר שהוא מוכר, לא יוכל להצליח ולקחת את העסק קדימה בלי ניהול עסק חכם.
ניהול העסק הוא אתגר גדול עבור עצמאים, שלרוב מקימים את העסק בלי ידע מוקדם כלשהו בניהול (באופן טבעי) ונדרשים להתמודד לאורך כל חיי העסק עם בירוקרטיה, דוחות, דיווחים ובאופן כללי, המון אותיות ומספרים שלא תמיד מבינים, ועולם ניהולי שלם שמרגיש לפעמים קצת בודד ומלחיץ.
הפיתרון היעיל ביותר, זה שמצליח לאגד בתוכו את כל ההמלצות לניהול עסק נכון שהצגנו לאורך המאמר, הוא מעבר לניהול עסק דיגיטלי (כאן אפשר להתנסות בניהול דיגיטלי למשך חודש בחינם), כזה שיכול להציג בפניכם, המנהלים של המופע, את תמונת המצב המלאה על העסק, מכל הבחינות ובכל רגע נתון, כדי שאתם תוכלו להתרכז בבניית העסק, ולדעת שאתם מכוסים גם בגזרה הניהולית.
ניהול עסק עם מורנינג של חשבונית ירוקה
מורנינג של חשבונית ירוקה היא המערכת המובילה בישראל לניהול העסק, והיא מקלה על עשרות אלפי עצמאים בישראל את החיים באמצעות כלים דיגיטליים מגוונים שעושים סדר בעסק, והופכים את הניהול שלו להרבה יותר נוח, מהיר ופשוט. זה מתחיל בחשבוניות דיגיטליות והפקת מסמכים שונים בקליק, ממשיך בניהול הוצאות חכם באמצעות ממשק ניהול הוצאות מתקדם המאפשר שליטה מלאה במצב הפיננסי של העסק, בהפקת דוחות מהם ניתן ללמוד המון על העסק, ובשלל פיצ׳רים ותוספים נוספים כמו חיבור לסליקה, הוראות קבע, מכירות אונליין ועוד.
למה כדאי לנהל עם מורנינג של חשבונית ירוקה?
כי בינינו, לא התכנסנו כאן כדי להיות מנהלים, אלא כדי לספק את השירות המקצועי שלנו על הצד הטוב ביותר, ולכן, תמיד טוב שיש מי שמלווה את העסק ומספק פתרונות חכמים, כיפיים ופשוטים לכל הפעולות המסובכות, האפורות והמסורבות שעצמאים נדרשים לבצע.
- להפיק בקליק: הפקת של כל סוגי מסמכים הנדרשים לתפעול שוטף וניהול העסק: הצעות מחיר, תעודות משלוח וחשבוניות, קבלות, תעודות משלוח ועוד, בעיצוב מהמם לבחירתכם.
- ניהול הוצאות ודאגה אחת פחות: אחד הכלים הכי חשובים עבור כל עוסק, פטור או מורשה. מאפשר העלאת הוצאות אוטומטית למערכת, ומעקב אחרי כל ההוצאות של העסק, כולל שקיפות של התשלום הצפוי למע״מ, ואפשרות להפיק דוח הכנסות והוצאות דרכו ניתן להבין את המצב האמיתי של העסק בכל רגע נתון, בלחיצת כפתור. כמובן, את כל ההוצאות ניתן לשלוח בקליק לרואה החשבון שלכם, והנה, התפנו לכם עוד כמה שעות חשובות.
- ברוכים הבאים לממלכת הדוחות: דוח רווח והפסד, דוח מע״מ, דוח מקדמות, דוח חייבים, דוחות לרשויות ועוד, אלו רק חלק מרשימת הדוחות שתוכלו להפיק בשניות ולייעל את משמעותית את העבודה שלכם, החל מניהול עסק שוטף והלמידה של העסק, דרך הגשת דוחות מקוונת וחיים הרבה יותר נוחים.
- להתחבר לעתיד טוב יותר לעסק: לשדרג את העסק ולהגדיל מכירות עם חיבור לסליקת אשראי, להתחיל למכור אונליין עם דפי מכירה שאפשר לבנות בלי שום ניסיון מוקדם, ליהנות ממחשבונים חכמים לחישוב מס הכנסה ומע״מ, מט״ח וכן, גם מחשבון שיבשר לכם כמה נייר חסכתם מאז שעברתם לניהול עסק דיגיטלי. גם זה חשוב לא?
עד כאן מילים, ועכשיו – הגיע הזמן ליישם ולעבור למעשים 🙂