שתף

ניהול עסק: פעולות חשובות לניהול חכם של העסק – חלק א׳

הקמת עסק היא עניין מרגש לכל הדעות. הרגע בו הרעיון או הכישרון הייחודי שלכם, זה שתמיד חלמתם להתפרנס ממנו ולהפוך אותו לביזנס אמיתי, הופך לעסק באופן רשמי – עם מספר עוסק, חשבוניות, ספקים ולקוחות – הוא בהחלט קתרזיס רגעי נפלא, אלא שיחד איתו מגיעה לא מעט אחריות ועבודה קשה. המוקש: לא משנה כמה תשקיעו בעסק, כמה תפרסמו אותו וכמה תהיו טובים במה שאתם עושים, אם לא תקדישו משאבים וזמן כדי ללמוד וליישם את הכללים הבסיסיים של ניהול עסק בצורה נכונה, אתם לגמרי פוגעים בסיכוי שלכם להצלחה בטווח הארוך. 

אז מה זה בעצם אומר ״ניהול עסק״?

נניח ואתם הבעלים של עסק קטן לייצור דובוני גומי, עם מתכון סודי ייחודי שעובר במשפחה שלכם במשך דורות. אין ויכוח, יש לכם כישרון ודובוני הגומי ממש ממש טעימים, אבל חוץ מהתמקצעות בהכנה שלהם, תידרשו לעוד המון יכולים נוספות כדי שהעסק יצליח – תכנון תקציב, הצבת מטרות ויעדים, ניהול רכש, הפקת חשבוניות ומסמכים חשבונאיים, מעקב הוצאות ותשלומי מיסים ועוד ועוד. כל אלו יחד מרכיבים את פאזל ניהול העסק, שיקבע את העתיד של דובוני הגומי שלכם. 

אז נכון, ניהול עסק הוא לא מתמטיקה, והמשוואה שתוביל אתכם להצלחה לא מופיעה בדף הנוסחאות, ובכל זאת, יש כמה פעולות חשובות שיכולות לעזור לכם לשלוט בעסק ולנהל אותו בחכמה, כך שתוכלו ליהנות מראש שקט (רוב הזמן, בכל זאת, אתם עצמאים), ולמקסם את הסיכויי שלכם להצלחה. הנה המדריך המלא, או במילים אחרות – כך תשיגו ניהול עסק חכם יותר.

לפני הכל: מעקב וניהול הוצאות העסק 

רגע לפני שקופצים למים העמוקים וצוללים לתוך עולם ניהול העסק, חשוב לחזור לרגע אחד לאחת הפעולות הבסיסיות והחשובות ביותר העסק, זו שמניחה את התשתית לניהול עסק תקין: מעקב תמידי וניהול חכם של הוצאות העסק. 

אז נכון, זה ברור שכל עסק חייב לעקוב אחר ההוצאות שלו כדי להבין את רמת הרווחיות שלו, אלא שהבנת ההוצאות של העסק היא בעלת חשיבות גבוהה הרבה יותר מכפי שחשבתם, ויש לה השפעה ישירה על גובה התשלום שתצטרכו להעביר למס הכנסה על הרווחים שלכם, על החלטות תקציביות שתצטרכו לקבל, וליכולת שלכם להבין בת׳כלס לאן הולך הכסף שלכם וכמה כסף נשאר לכם ולעסק בכיס בסוף החודש. 

כדי להבין איך בדיוק עובד ניהול הוצאות כחלק מהמכלול השלם של ניהול העסק, חשוב להכיר כמה מושגי יסוד כמו הוצאה מוכרת, הוצאה מעורבות ואחרים ובנוסף, ללמוד איך לנהל את ההוצאות בצורה האופטימלית, הפשוטה, והנוחה ביותר לתפעול, כדי שתוכלו להמשיך להתרכז בקידום העסק, בלי לבזבז דקות או שעות מיותרות.

אז איך זה עובד? הכנו עבורכם מדריך מפורט לניהול הוצאות העסק, בו תוכלו למצוא בדיוק את המידע שאתם זקוקים לו, בתמצות, ובשפה פשוטה להבנה. המדריך מחכה לכם ממש כאן.

הגדרת מטרות ויעדים ברורים עבור העסק 

בעולם העסקים יש חשיבות לא מבוטלת לתחושות הבטן והאינטואיציות שלכם, אבל כדי למקסם באמת את הסיכוי של העסק שלכם להצליח ולגדול חשוב ביותר להציב מטרות ויעדים ברורים עבור העסק, כבר בתחילת הדרך. היכולת של עסק קטן למדוד את ההצלחה שלו ברמה כמותית היא חשובה ביותר עבור ניהול עסק יציב ויעיל יותר. 

לפני שנצלול בנושא המטרות והיעדים, מילה קטנה מהאקדמיה ללשון העברית: מה בעצם ההבדל בין מטרה ליעד? ובכן, מטרה היא התוצאה הסופית אליה אנחנו שואפים להגיע. למשל, אם אנחנו שואפים לכך שעסק דובוני הגומי שלנו יגיע לאחיזה ב 10% משוק דובוני הגומי העולמי בתוך 5 שנים, זוהי מטרה והיא תיקח זמן. היעד הוא צעד קטן יותר, לרוב על פני תקופת זמן קצרה יותר, המשרת את המטרה הגדולה – יעד לדוגמה: הרכשת 100 לקוחות חדשים בחו״ל בתוך חצי שנה. 

איך קובעים מטרות? 

קביעת המטרות של העסק שלכם היא הבסיס ליצירת יעדים מוגדרים בבהם תרצו לעמוד כחלק מניהול העסק, ולכן מומלץ להקדיש מחשבה מרובה להבנה מעמיקה של העסק, וכמובן, של השאיפות שלכם. כדי להבין מה המטרות שלכם, תוכלו לשאול את עצמכם מגוון שאלות: מה החלום שלכם עבור עצמכם ועבור העסק? מה הייתם רוצים להשיג תוך שנה מהיום? ומה תוך 3 או 5 שנים? מה תיחשב הצלחה בעיניכם? תוך כמה זמן תרצו להחזיר את ההשקעה שלכם? ועוד רבות אחרות. 

אחרי שתענו לעצמכם על השאלות החשובות הללו, תוכלו להפיק מהתשובות את המטרות המרכזיות של העסק שלכם. אחד המודלים הנפוצים והיעילים ביותר להגדרת המטרות שלכם הוא מודל S.M.A.R.T, המאפשר לכם לאפיין את המטרות שלכם ולהפוך אותן לברורות והגיוניות. מה זה אומר בשורה התחתונה? שכל אחת מהמטרות שתגדירו צריכה להיות מפורטת (Specific), מדידה (Measurable), ברת השגה (Attainable), רלוונטית (Relevant), תחומה בזמן (Time Bound). 

לדוגמא: המטרה ״אני רוצה להיות עשיר״ היא ערטילאית ולא ברורה. לעומת זאת המטרה ״אני רוצה להעלות את השכר החודשי שלי מ-10 ל-20 אלף ש״ח בחודש בתוך 12 חודשים״ היא ברורה ותכליתית הרבה יותר.

אלו סוגי מטרות עסקיות לניהול עסק מוצלח כדאי לקבוע?

המטרות שתקבעו עבור העסק יכולות להתחלק ל-3 סוגי מטרות מרכזיים:

מטרות פיננסיות
מטרות הקשורות ישירות לניהול העסק ברמה הכלכלית. לרוב מדובר במטרות כמותיות ומאוד מדידות כמו להגדיל את שורת הרווח ב-20% בתוך שנה, לגייס עובד ראשון לעסק בתוך שנה,  הגדלת הרכישות דרך אתר העסק ב-30% ועוד. 

מטרות מיתוגיות
מטרות שקצת יותר קשה למדוד אבל הן לא פחות חשובות עבור ניהול העסק. למשל: להיות החברה המובילה בתחומה ברמה הטכנולוגית, לכבוש את המקום הראשון בתוצאות החיפוש בגוגל, לגרום לשם המותג להיות מוכר ושגור בקרב קהלים פוטנציאלים וכדומה. גם את המטרות האלו כדאי לתרגם כמה שאפשר למספריות – לדוגמה – כמות כניסות לאתר, כמות חשיפה לפוסטים ומדדים נוספים שמעידים על חוזק המותג וההפצה שלו.

מטרות פרסונליות
המקום בו העסק פוגש אתכם, הבעלים. מה חשוב לכם בחוויה האישית שלכם בעסק. למשל: לשכור משרד ולעבוד מחוץ לבית, להשאיר תמיד זמן פנוי למשפחה/תחביבים, ליהנות ממה שאני עושה וכו׳.

הגדרת יעדים עסקיים (KPIs)

אחרי שהגדרנו את המטרות הגדולות של העסק, השלב הבא הוא הצבת יעדים, או KPIs. ראשי התיבות של KPI הן Key Performance Indicator, והכוונה היא למדדים באמצעותם נוכל לבחון את הביצועים של העסק, כאלה שיאפשרו לנו לעקוב אחריהם בטווח הקצר, על מנת לעמוד במטרות העל הטווח הארוך. ה-KPIs שאנחנו מגדירים יכולים להיות מגוונים ולגעת בכל תחום פעילות של ניהול העסק, החל ממכירות, דרך שירות ללקוח, הסושיאל, שיתופי פעולה וכדומה. הרחבת תח. המשותף לכלל ה-KPIs הוא שכולם חייבים להיות מדידים. 

לדוגמה: נניח ואחת ממטרות העל שלנו היא הכפלת כמות המכירות של דובוני הגומי שלנו בתוך שנתיים. KPI לדוגמא בגזרת המכירות, יכול להיות מכירות של X דובוני גומי ברבעון השני של השנה, או Y דובוני גומי בשנה הראשונה. עוד KPIs נפוצים: רמת הכנסה חודשית, כמות לקוחות חדשים ברבעון, כמות נרשמים לניוזלטר של העסק, כמות עוקבים באינסטגרם וכן הלאה.

מעקב אחר היעדים העסקיים

המטרות והיעדים שגיבשתם לא יקדמו אתכם לשומקום אם לא תעקבו אחריהם באופן קבוע, בהתאם לפרקי הזמן שהקצבתם עבורם. למשל – אם הגדרתם כיעד מכירות של מיליון דובוני גומי ברבעון הראשון של השנה, בדקו איפה אתם עומדים ביחס ליעד לאורך התקופה, ועם סיומה – הסיקו את המסקנות הרלוונטיות בהתאם לתוצאה שהשגתם וקבעו לעצמכם KPI חדש לתקופה הבאה, המבוסס על התובנות שלכם.

סיכום ודגשים חשובים

הגדרת מטרות ויעדים לעסק היא אחד מכלי העבודה החשובים ביותר. הן מאפשרות ניהול עסק יעיל יותר תוך שליטה ומעקב מתמיד על התוצאות שהשגנו עד כה, מתוך הסתכלות רחבה יותר אל עבר העתיד. המטרות והיעדים מאפשרים לנו, בתוך שלל המשימות והמחויבויות הכרוכות בניהול עסק, לחזור תמיד למקורות, ולהיזכר למה אנחנו עושים את מה שאנחנו עושים, ומה השאיפות שלנו לטווח הקצר והארוך.

בתוך תהליך הגדרת המטרות והיעדים, חשוב לזכור גם את שני הדגשים הבאים: 

צרו לעצמכם סדר עדיפויות עבור כלל המטרות שהגדרתם. זה בסדר גמור לחלום בגדול ולהציב מטרות שאפתניות ומרובות, אבל חשוב להתאזר בסבלנות, להיות חכמים, ולהתמקד תחילה במטרות וביעדים הכי חשובים של העסק.

ודאו שה-KPIs שבחרתם תומכים ומשרתים את מטרות העל שלכם. ישנם אינסוף פרמטרים הניתנים למדידה ונורא קל לפזר KPIs לכל עבר, אבל חשוב להישאר ממוקדים רק ביעדים רלוונטים שתורמים לפיתוח העסק ולהשגת המטרות.

בניית תקציב הפעילות של העסק 

הדרך הטובה (וגם הכיפית) ביותר להדגים את חשיבותו של התקציב עבור העסק שלכם היא חופשה בחו״ל. נניח ואתם מעוניינים לטוס לזנזיבר לשבועיים. הדבר הראשון שתעשו (לפני שתכתבו ״חופשה זנזיבר זול״ בגוגל) יהיה כניסה לאפליקציית החשבון שלכם בבנק בכדי לבדוק מה התקציב העומד לרשותכם לטובת המאורע. רק אחרי שהבנתם מה הסכום הרלוונטי אותו תשקיעו בחופשה,תוכלו לגשת לביזנס ולבחור עם איזו חברה תטוסו, באיזה מלונות תשהו, על איזה אטרקציות (ליטוף צבים והאכלת עצי בננה) תרצו להוציא את הכספים במסגרת התקציב, ועוד בחירות והחלטות חשובות שיאפשרו לכם ליהנות מהחופשה בלי חישובים מיותרים או חשש שהכסף שלכם ייגמר באמצע הטיול. 

ובעסק, בדיוק כמו בחופשה שלכם בזנזיבר, בניית וניהול תקציב הוא אחד הכלים החשובים ביותר עבור ניהול העסק שלכם, בין אם מדובר בעסק גדול ובין אם בעסק קטן בתחילת דרכו. ניהול התקציב מאפשר לתכנן את האופק הכלכלי של העסק ולהניח יסודות לקבלת החלטות נכונות והתנהלות כלכלית חכמה לאורך הדרך, תוך התבססות על שילוב בין נתונים אמיתיים להיכרות שלכם עם העסק ועם עצמכם כמי שמנהל אותו. 

למרות החשיבות הרבה של בניית תקציב, בעלי עסקים רבים נוטים לדלג על החלק הזה, מקוצר זמן, חוסר הבנה או סיבות אחרות שמונעות מהם לעשות זאת. ניהול עסק ללא תקציב מגובש שהושקעה בו מחשבה ונלקחו בו בחשבון נתונים של העסק, עשוי להוביל לקבלת החלטות מוטעות, ובהמשך לכך – לבעיות כלכליות או תקציביות שעלולות לפגוע בהצלחת העסק ובניהול העסק וביכולת שלו לשרוד.

 היתרונות של בניית תקציב עבור העסק

כאמור התקציב הוא הברומטר של העסק. הוא עוזר לנו להיות עם יד על הדופק ומאפשר לנו לבחון את מצבו הפיננסי של העסק בכל זמן נתון, ולקבל באמצעותו החלטות מושכלות. הנה כמה מהיתרונות הבולטים בבניית תקציב:

  • שליטה טובה והבנה מעמיקה יותר בהכנסות ובהוצאות של העסק.
  • קבלת החלטות חכמה המבוססת על היכרות מעמיקה עם העסק.
  • זיהוי ופתרון בעיות בזמן אמת, מיד כשהן מופיעות. 
  • אפשרות לחשוב ולתכנן את עתיד העסק גם לטווח הקרוב וגם לטווח הרחוק. 
  • ניהול נכון של קביעת זמני התשלום מלקוחות בהתאם לתזרים המזומנים
  • הימנעות מהלוואות מיותרות או החלטות כלכליות שגויות שלא תואמות את המציאות בעסק.

אז איך בונים תקציב לעסק?

כמו כל דבר בחיים, גם בניית תקציב היא תהליך המורכב מכמה שלבים, החל מסקירת המצב הקיים והעבר של ניהול העסק, דרך חיזוי הכנסות והוצאות, ועד בניית תוכנית קידום ופיתוח ובניית התקציב בפועל.

1 . סקירת ההוצאות וההכנסות בשנה החולפת

אם העסק שלכם כבר פעיל, השלב הזה הוא הכרחי עבור בניית תקציב נכונה וחכמה. תחילה, כדאי לבחון את ההכנסות: מה היו מקורות ההכנסה של העסק לאורך השנה החולפת? כמה כסף נכנס לעסק לאורך השנה? האם ישנה תנודתיות או עונתיות במחזור ההכנסות של העסק? האם מקורות ההכנסה הללו עתידים לייצר הכנסה גם בשנה הבאה. לאחר שסקרתם את מגוון ערוצי ההכנסה של העסק, זה הזמן לעבור לצדו השני של המתרס – ההוצאות. 

בדומה לסקירת ההכנסות, עלינו לבצע בחינה של כלל ההוצאות של העסק בשנה החולפת. את ההוצאות הללו ניתן לחלק ל-2 קטגוריות עיקריות – הוצאות קבועות (שכירות) והוצאות משתנות (תיקון מזגן שהתקלקל). כמובן, גם בתוך הקטגוריות הללו תוכלו לסווג את ההוצאות לפי סוגים שונים: ציוד משרדי, חומרי גלם, שילוח וכדומה, בהתאם לאופי העסק שלכם. אם העסק שלכם חדש ולא צבר עדין מספיק פז״ם להסקת מסקנות, תוכלו לדלג ישירות לשלב הבא.

עברתם לניהול עסק דיגיטלי? מעולה. באמצעות ממשק הניהול שלכם תוכלו לרכז את כל הנתונים הללו בצורה נוחה ופשוטה, הן לגבי ההכנסות והן לגבי ההוצאות, בלחיצת כפתור. אם אתם פועלים באופן ידני, תצטרכו לעשות קצת עבודה שחורה של מעבר וקטלוג קבלות וחשבוניות, אבל היא חשובה ביותר לשלב הבא של בניית התקציב. 

חשוב: אם אתם מסתמכים על דוחות רווח והפסד של רואה החשבון או הממשק הדיגיטלי באמצעותו אתם מבצעים את ניהול העסק, שימו לב כי הם אינם כוללים הוצאות כמו תשלום המס השנתי שלכם וגם החזרי הלוואות אם ישנן כאלה. ההוצאות הללו הן חלק בלתי נפרד מהוצאות העסק וחייבות להילקח בחשבון כאשר אנחנו מתכננים תקציב עתידי.

2. בניית התקציב

שלב 1 – חיזוי הכנסות לשנה הקרובה

אחרי שהנתונים על השנה החולפת בידכם, זה הזמן לנתח אותם ולהבין אלו הכנסות והוצאות כאן כדי להישאר ואלו הוצאות והכנסות חדשות צפויות להצטרף אליהן בשנה הקרובה. איך עושים את זה?

תחילה, בגזרת ההכנסות, עליכם להבין אלו הכנסות צפויות להמשיך ולזרום לעסק גם בשנה הבאה. למשל, אם עסק דובוני הגומי שלנו חתם לפני שנה על חוזה לשנתיים של אספקת 1000 דובוני גומי בכל חודש ללקוח מסוים, עם ריטיינר חודשי, אנחנו יודעים שההכנסה הזו תלווה אותנו גם בשנה הבאה. לעומת זאת, אם החוזה מסתיים בסוף השנה הנוכחית, נצטרך לבדוק ולהעריך מה הסיכוי שהוא יתחדש, ולקחת זאת בחשבון בהערכת ההכנסה הצפויה מהערוץ הזה. 

דוגמה נוספת – לאורך השנה נכנסו 2000 לקוחות מזדמנים אל חנות דובוני הגומי ורכשו בסכום של 100,000 ש״ח. בבניית התקציב לשנה הבאה עליכם לחשוב ולהעריך האם הכמות הזו תגדל, תקטן או לא תשתנה. למשל, אם אתם חושבים להגדיל את תקציב הפרסום כדי למשוך יותר לקוחות לחנות, קחו בחשבון בתקציב גם הכנסות גדולות יותר. לעומת זאת אם התקבלה החלטה לצמצם משמעותית את שעות הפעילות של החנות עבור לקוחות פרטיים ב-50% ולהתמקד בלקוחות עסקייים, תצטרכו להכניס לתקציב סכום הכנסה נמוך פי שניים מבשנה שעברה עבור אותם לקוחות, אבל לקחת בחשבון גם הכנסה גבוהה יותר מלקוחות עסקיים.

שלב 2 – חיזוי הוצאות לשנה הקרובה

לאחר שסיימתם לרכז את צפי ההכנסות שלכם לשנה הקרובה, תוכלו לעבור לצדו השני של המתרס, ההוצאות. סדר הפעולות, קודם הכנסות ואז הוצאות, הוא חשוב, שכן צפי ההכנסות הוא הבסיס להבנת המשאבים הפיננסיים שיעמדו לרשותכם לאורך השנה הקרובה ולניהול עסק נכון יותר. 

בדומה לשלב חיזוי ההכנסות, המלאכה גם בשלב הזה היא דומה  – עליכם להבין מה הן ההוצאות הקבועות שימשיכו ללוות אתכם (ארנונה, חשמל, ביטוחים, משכורות וכו׳), ומה צפויות להיות ההוצאות המשתנות בהתאם לאופי העסק, הפעילות השוטפת שלכם, והמטרות והיעדים שהצבתם עבור העסק (חומרי גלם, שיפוץ, פרסום ושיווק וכדומה). חשוב לזכור – אם בתחזית המכירות גילמתם עלייה של 10% בהכנסה ממכירות, אל תשכחו לגלם את העליה במכירות גם בעליה צפויה בהוצאות, או במילים אחרות, לשמור על סינרגיה בין טור ההכנסות לטור ההוצאות בתקציב.

 שני דגשים חשובים בנוגע לתחזית ההוצאות וההכנסות: 

  1. תמיד קחו לעצמכם מרווח בטיחות. למשל – זה בסדר גמור לצאת מנקודת הנחה ש-10% מהלקוחות שלכם לא ימשיכו אתכם ולהפחית את ההכנסה הצפוייה מהם. מעריכים שתהיה צמיחה בהכנסות? מעולה, הביאו את הציפייה הזו לידי ביטוי בתקציב, אבל נסו להיות ריאליים ככל הניתן, ולשקף הכנסה גדולה יותר, אך במידה מדויקת ככל הניתן. בגזרת ההוצאות – קחו בחשבון שתמיד ישנן הוצאות לא צפויות והשאירו נתח תקציבי גם עבורן. 
  2. זוכרים את עניין העונתיות משלב סקירת ההוצאות וההכנסות בשנה החולפת? אל תשכחו להתחשב בה בתכנון התקציב, או במילים אחרות, במידה והסעיף הזה רלוונטי עבורכם, כדאי לחלק את התקציב לרמת חודשים/רבעון/פרק זמן אחר לבחירתכם, כדי שתוכלו להיערך מבעוד מועד לחודשים בהם ההכנסות שלכם נמוכות יותר, ובכך לשמור על תזרים מזומנים יציב.

אוקי, יש תקציב. איך הוא בא לידי ביטוי בניהול העסק?

כאמור, התקציב הוא אחד הכלים החשובים ביותר עבור ניהול עסק תקין, סוג של דוח הוצאות הכנסות עתידי המאפשר לכם לבדוק את מצבו הפיננסי של העסק בכל רגע נתון, על פי השוואה של הנתונים בפועל אל מול אלו שמתקבלים במציאות. 

מעקב צמוד אחר התקציב וההתאמה בין התחזית למציאות מאפשר קבלת החלטות חכמה יותר ואבחון מוקדם של בעיות תזרימיות או פיננסיות שניתן לפתור בשלב בו הן קטנות, אך עלולות להעמיד את העסק בסכנה במידה ולא ״עולים עליהן״ בזמן. למשל, אם סגרתם מראש עסקה גדולה שאמורה היתה לצאת לפועל באמצע השנה והתבטלה ברגע האחרון, ולקחתם אותה בחשבון בתור הכנסה צפויה בשלב בניית התקציב, תוכלו לעצור ולתכנן מחדש את ההוצאות להמשך שנת הפעילות.  מנגד, אם תתקלו לפתע בהזדמנות עסקית חדשה שדורשת מכם השקעה כספית, תוכלו לבחון גם אותה בצורה מושכלת ולקבל החלטה רציונלית. 

בנוסף, המעקב אחרי התקציב מאפשר לכם גם להסיק מסקנות חשובות על העסק, לחקור את התוצאות, לבדוק מאין נובעים הפערים בין התכנון למציאות אם יש כאלה (ותמיד יש כאלה) ובאופן כללי, להיות תמיד עם אצבע על הדופק.

העבודה על התקציב אינה פשוטה, וכנראה תיקח לכם כמה שעות טובות, וזה לגמרי בסדר! בניית תקציב היא פעולה מאתגרת, אבל ברגע שתקחו את הזמן, ותעבדו בצורה מסודרת, ותוכלו לקצור את הפירות עם ניהול עסק חכם ויעיל הרבה יותר.