מטרה חשובה, רצון טוב והמון אמביציה הם תשתית חשובה לרעיון להקים עמותה, אלא שמלבד אג׳נדה ואולי אפילו צוות מתנדבים נחושים, פתיחת עמותה היא צעד שכרוך גם בלא מעט בירוקרטיה, עם תהליכים חשובים להבטחת הניהול התקין של העמותה כדוגמת הגשה של אישור ניהול תקין, אישור קבלת תרומות (סעיף 46), ועוד. כדי לקבל את האישורים האלה העמותה נדרשת להגיש, בין היתר, דוח המכונה – דוח מילולי לרשם העמותות. מה זה בדיוק, איך ממלאים את הדוח, איך מגישים אותו ומה חשוב לדעת?
כל התשובות כאן במדריך.
נסו אותנו בחינם ל-30 יוםמהו דוח מילולי?
אם אתם מנהלים עמותה או חברה לתועלת הציבור (חל"צ), אתם בטח כבר מכירים את "עונת הדוחות". לצד הדוחות הכספיים שכולם מספרים וטבלאות, מגיע הדוח המילולי – המסמך שנותן למספרים האלו הקשר ופנים.
בפשטות, דוח מילולי הוא הדרך שלכם לספר לרשם העמותות (ולציבור הרחב) מה עשיתם עם המשאבים שלכם במהלך השנה. זהו מסמך רשמי שבו מפורטות כל הפעילויות שקידמו את מטרות העמותה, השינויים במבנה הארגוני ונתונים על השכר בארגון.
ממה מורכב דוח מילולי לרשם העמותות?
הדוח המילולי הוא ההזדמנות שלכם להראות לרשם העמותות ולתורמים הפוטנציאליים איך מטרות העמותה הופכות למציאות בשטח. כדי שהדוח יעבור חלק ולא יחזור אליכם עם תיקונים, חשוב לוודא שהוא כולל את הסעיפים הבאים:
- תיאור הפעולות העיקריות שבוצעו בשנת הדוח, או סקירת הפעילות השנתית
זה הלב של הדוח. כאן מפרטים את הפרויקטים המרכזיים שקידמתם בשנה החולפת. תארו בקצרה איך כל פעולה שירתה את מטרות העמותה כפי שהן מוגדרות בתקנון. - המבנה הארגוני של העמותה בשנת הדוח, או מי ומי במוסדות העמותה
פירוט של שמות חברי הוועד המנהל וועדת הביקורת. אם היו שינויים בבעלי התפקידים במהלך השנה (מישהו פרש או הצטרף), זה המקום לעדכן. - תאגידים ובעלי מניות
פירוט של כל התאגידים המוחזקים בהם מניות או שותפות על ידי רוב חברי העמותה או קרובים אליהם. - גיוס משאבים ותרומות
דיווח על הדרכים בהן גייסתם כסף ופירוט תרומות משמעותיות. דגש מיוחד ניתן לתרומות מישויות ממדינות זרות (חובה על פי חוק). - ספקים והתקשרויות
פירוט של נותני שירותים מרכזיים שהיוו חלק מהותי מהפעילות הכלכלית של הארגון. - החלק הפורמלי (חתימות ופרוטוקול)
דוח מילולי אינו תקף ללא אישור האסיפה הכללית. עליכם לצרף פרוטוקול של הישיבה בה אושר הדוח, כשהוא חתום על ידי שני חברי ועד מנהל.
איך כותבים את תיאור הפעילות?
תיאור הפעילות בדוח המילולי נועד להציג בצורה עניינית את הפעולות שהעמותה ביצעה בפועל בשנת הדוח, ואת הקשר שלהן למטרות המאושרות בתקנון.
את התיאור מומלץ לכתוב כך:
- חלוקה לפי תחומי פעילות או תוכניות מרכזיות
- לכל תחום לציין: מטרת הפעילות, אופן הביצוע, קהל יעד והיקף הפעילות
- לשלב נתונים כמותיים (מספר משתתפים, מפגשים, אזורי פעילות)
- לציין בקצרה את הפריסה הגאוגרפית של הפעילות
חשוב להקפיד על ניסוח בלשון עבר, להימנע מתיאורים שיווקיים, ולהתייחס רק לפעולות שבוצעו בפועל – ללא תכנון עתידי.
איך מגישים את הדוח?
את הדוח המילולי מגישים באופן מקוון, כחלק מהדיווח השנתי, דרך מערכת הדיווחים של רשם העמותות.
אופן ההגשה:
- מילוי הדוח המילולי בהתאם להנחיות
- צירוף הדוח הכספי ומסמכים נלווים (כגון פרוטוקולים ואישורים נדרשים)
- העלאת כל המסמכים למערכת המקוונת
- חתימה ואישור של מורשי החתימה בעמותה
לאחר ההגשה מתקבל אישור קליטה, והדוח נבדק על ידי רשם העמותות כחלק מבדיקת ניהול תקין.
עד מתי ניתן להגיש את הדוח המילולי?
את הדוח המילולי אפשר להגיש עד 30 ביוני בשנה שלאחר שנת הדוח. עמותות שעובדות מול רואה חשבון בהסדר אורכות – רשאיות להגיש במועד מאוחר יותר (בדרך כלל עד אוקטובר).
לסיכום, הכנת הדוח המילולי והגשתו במועד הן חלק בלתי נפרד מהניהול השוטף של עמותה. שימוש במערכת דיגיטלית לניהול חשבוניות, תרומות והכנסות מאפשר לרכז את הנתונים הנדרשים בצורה מסודרת, לחסוך זמן בהכנת הדוחות ולצמצם טעויות. פתרונות כמו מורנינג של חשבונית ירוקה מסייעים לעמותות להתנהל בצורה יעילה ושקופה לאורך כל השנה – לא רק בתקופות הדיווח השנתי, אלא כבר משלב ניהול התרומות והחשבוניות השוטף.
נסו אותנו בחינם ל-30 יום