כשאנשים תורמים לעמותה, הם עושים את זה מתוך רצון טוב ונתינה אמיתית, בלי לצפות לתמורה. ועדיין, מאחורי כל תרומה עומד גם צד פרקטי: התורמים מצפים לקבל קבלה שמאשרת את התרומה. הסיבה פשוטה – לתרומות יש משמעות גם מול רשויות המס, והקבלה מאפשרת לתורמים לקבל עליה הכרה רשמית ומסודרת.
כל עמותה רשומה מחויבת להפיק קבלות בצורה מסודרת, אבל כשעושים את זה ידנית, זה עלול לגזול לא מעט זמן מהניהול השוטף. בין אם אתם בתחילת הדרך מיד אחרי פתיחת עמותה ובין אם אתם כבר עמותה פעילה שמחפשת לעבוד בצורה יעילה יותר, במדריך הזה תגלו איך לפשט את תהליך הפקת הקבלות בעזרת מערכת דיגיטלית – ולפנות יותר זמן למה שבאמת חשוב: עשייה חברתית.
נסו את מורנינג בחינם ל-30 יוםמה חייב להופיע בקבלה על תרומה?
על מנת שקבלה על תרומה תהיה קבילה, יש מספר תנאים בהם היא צריכה לעמוד, או יותר נכון – מספר פרטים שחייבים להופיע בה. הנה מה שחייב להופיע בקבלה על תרומה לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה:
- פרטי התורם/ת
- מספר קבלה ייחודי עבור התרומה
- תאריך התרומה – התאריך המופיע על גבי הקבלה, הקובע לצורך הכרה במס בשנת המס הרלוונטית (למעט מקרים של תשלום באמצעות צ’קים דחויים)
- סכום התרומה
- אמצעי התשלום שבו בוצעה התרומה
- בתרומה באמצעות צ’קים – פירוט הצ’קים, כולל תאריכי הפירעון
מתי חייבים להנפיק את הקבלה?
בעולם העמותות הכלל הוא חד משמעי: ברגע שהכסף או הצ'ק עברו לידי העמותה, בין אם במזומן, בסליקה או בהעברה, זה הזמן להנפיק את הקבלה. מעבר לסדר הטוב, הקבלה היא המסמך שמאפשר לתורמים שלכם לקבל את זיכוי המס המגיע להם (במידה ויש לכם אישור לפי סעיף 46).
ומה קורה כשהתשלום הוא לתאריך עתידי?
רבים טועים וחושבים שכאשר מקבלים צ׳ק דחוי למשל, אפשר לחכות עם הקבלה עד למועד הפירעון, אבל החוק דורש אחרת:
- הפקת קבלה ברגע המסירה: יש להפיק את הקבלה מיד עם קבלת הצ'ק הפיזי לידיכם, גם אם התאריך שכתוב עליו הוא לעוד שלושה חודשים.
- פירוט המסמך: בקבלה מציינים את פרטי הצ'ק (מספר, בנק ותאריך פירעון) ומציינים במפורש שמדובר בצ'ק דחוי.
- הטבת המס: חשוב לדעת כי התורם יוכל להזדכות על התרומה רק בשנת המס שבה הצ'ק נפרע בפועל.
איך להנפיק קבלה על תרומה?
במערכת להפקת חשבונית דיגיטלית כמו מורנינג של חשבונית ירוקה אפשר להפיק קבלות בפשטות ובמהירות דרך המחשב או הטלפון הנייד, אבל הקסם האמיתי מתרחש כשמשתמשים בפתרון של סליקה לעמותות.
עם חיבור לסליקה התהליך הופך לפשוט פי כמה: פשוט יוצרים ברגע לינק לתשלום, התורמים משלמים דרך הלינק והמערכת מנפיקה את הקבלה אוטומטית ברגע ביצוע התשלום, בלי שום צורך בפעולה נוספת מצידכם(אולי חוץ מלהירשם למורנינג, אם לא עשיתם את זה עד עכשיו).
שאלות ותשובות נפוצות
איך מפיקים קבלה על תרומה שהיא "שווה כסף" (תרומת ציוד או שירות) ולא כסף מזומן?
לא כל התרומות מגיעות בצ'ק או באשראי. לפעמים התרומה היא ציוד, מזון או שירות מקצועי (כמו גרפיקה או ייעוץ משפטי). גם במקרה כזה, העמותה חייבת להפיק קבלה. איך עושים את זה? על העמותה להעריך את שווי השוק של התרומה. אם מדובר בציוד חדש, אפשר להסתמך על חשבונית הרכישה או הצעת מחיר. אם מדובר בשירות, השווי יהיה המחיר המקובל עבור שירות כזה בשוק חופשי. במקום סכום כספי שנכנס לבנק, מציינים בתיאור הקבלה את מהות התרומה (למשל: "תרומת 5 מחשבים ניידים" או "ייעוץ אסטרטגי"). לצד התיאור, מציינים את השווי הכספי המוערך שלה.
שימו לב: יש לציין במפורש על גבי הקבלה שמדובר ב"תרומה בעין" (In-kind donation) ושלא התקבל תשלום במזומן או בשווה מזומן.
האם ניתן להנפיק קבלה אחת מרוכזת עבור תרומות חודשיות מצטברות (הוראת קבע)?
כן. ניתן להנפיק קבלה אחת מרוכזת עבור סך התרומות שהתקבלו מתורם מסוים במהלך שנת המס. התנאים לביצוע:
- פירוט תקופתי: על גבי הקבלה המרוכזת יש לציין את פירוט התשלומים (התאריכים והסכומים) שהתקבלו לאורך השנה.
- מועד ההפקה: מקובל להנפיק את הקבלה המרוכזת בסיום שנת המס (או עם סיום הוראת הקבע), על מנת לאפשר לתורם להגיש מסמך אחד המרכז את סך זיכוי המס המגיע לו.
- דיווח: מבחינה חשבונאית, יש לוודא כי הרישום בספרי העמותה תואם את מועדי קבלת הכספים בפועל, גם אם הקבלה המרכזת הופקה בסוף התקופה.
מה הדין לגבי הפקת קבלה עבור תרומה שהתקבלה במטבע חוץ (מט"ח)?
על פי תקנות ניהול ספרים, עמותה המקבלת תרומה במט"ח חייבת להמיר את השווי לשקלים חדשים לצורכי הדיווח. דגשים לביצוע:
- רישום הקבלה: יש לציין על גבי הקבלה את סכום התרומה במטבע שבו התקבלה (למשל דולר או אירו), אך לצידו חובה לציין את השווי בשקלים.
- שער החליפין: השווי השקלי ייקבע לפי השער היציג של אותו מטבע ביום קבלת התרומה.
- עמלות בנק: במידה והתרומה הועברה בנקאית ונוכו עמלות, הקבלה תופק על סך הסכום שנשלח על ידי התורם (ברוטו), ולא על הסכום שהתקבל בפועל בחשבון לאחר ניכוי עמלות ההמרה.
- סעיף 46: לצורך זיכוי ממס בישראל, הסכום הקובע עבור התורם הוא השווי בשקלים המצוין על גבי הקבלה ביום התרומה.
מה עושים במקרה של טעות בפרטי התורם או בסכום לאחר שהקבלה כבר הופקה?
על פי חוקי ניהול ספרים, לא ניתן לתקן או למחוק מסמך שכבר הופק במערכת. אם נפלה טעות, יש לבצע תהליך של ביטול והפקה מחדש:
- ביטול הקבלה המקורית: בתוך מערכת morning, יש לבצע פעולת "ביטול" על המסמך השגוי. המערכת תפיק באופן אוטומטי מסמך ביטול (קבלת ביטול) המאפס את הרישום בספרי העמותה.
- הפקת קבלה חדשה: לאחר הביטול, יש להפיק קבלה חדשה עם הפרטים הנכונים.
- תיעוד ושקיפות: מומלץ לציין בתיאור הקבלה החדשה כי היא "מונפקת במקום קבלה מס' [מספר הקבלה שבוטלה]".
- שימו לב: יש לשלוח לתורם את מסמך הביטול יחד עם הקבלה החדשה והמתוקנת, כדי להבטיח שגם התיעוד אצלו יהיה תקין ומעודכן. ההליך תקף גם במקרה של חשבוניות נייר.
האם עמותה שטרם קיבלה אישור ניהול תקין יכולה להנפיק קבלות על תרומות?
כן. כל עמותה רשומה מחויבת על פי חוק להפיק קבלה על כל הכנסה שנכנסת אליה, כולל תרומות, ללא קשר לסטטוס אישור הניהול התקין שלה. עם זאת, יש הבדל משמעותי עבור התורם:
- החובה שלכם: לנהל ספרים ולהוציא קבלה על כל תרומה ב-morning כדי לתעד את הכנסות העמותה.
- הטבת המס לתורם: רק עמותה המחזיקה באישור לפי סעיף 46 (המותנה בדרך כלל בניהול תקין) יכולה להנפיק קבלה המזכה את התורם בהחזר מס.
מה עושים בפועל? במידה ואין לכם אישור סעיף 46, עליכם להפיק קבלה רגילה אך לציין עליה בבירור: "התרומה אינה מוכרת לצורכי מס לפי סעיף 46".
האם קבלה על תרומה צריכה לכלול מע"מ?
תרומה, מעצם הגדרתה, היא כסף שניתן ללא קבלת תמורה (מוצר או שירות) מהעמותה. כיוון שלא מדובר בעסקה מסחרית, התרומה אינה חייבת במע"מ ולכן הקבלה שמופקת בגינה היא על הסכום המלא שהתקבל, ללא רכיב מע"מ.
במערכת morning, כשאתם בוחרים להפיק מסמך מסוג "קבלת תרומה", המערכת מוגדרת אוטומטית ללא רכיב מע"מ. זהו התיעוד הנכון והתקני ביותר עבור הכנסות מסוג תרומות, שמפריד אותן בבירור מפעילות עסקית אחרת אם קיימת כזו.
בשורה התחתונה, גיוס כספים לעמותות זו משימה מורכבת הדורשת את מלוא תשומת הלב שלכם. אל תתנו לניהול הקבלות והבירוקרטיה לעכב אתכם. עם morning, אתם הופכים את הניהול הפיננסי לאוטומטי, שקוף ומקצועי, ומפנים זמן יקר לפיתוח העמותה וחיזוק העשייה שלכם.
נסו את מורנינג בחינם ל-30 יום