חתימה ירוקה – חתימה דיגיטלית על חשבוניות
עד לפני עשור בערך המונח ״פנקסי נייר״ היה נפוץ מאוד בקרב עצמאים ובעלי עסקים. כולנו מכירים את הפנקסים הללו, מהצד המפיק או הצד המקבל, עם ההעתקים בצהוב-ורוד, ועם כל הסירבול הכרוך בכך. היום כשכולנו חיים בעידן דיגיטלי סופר מתקדם, אמנם עדיין ישנם עסקים שעובדים עם פנקסי נייר, אבל עסק שרוצה לצמוח ולהתקדם לרוב יבחר בפיתרון היעיל והנוח יותר – חשבונית דיגיטלית.
חשבונית דיגיטלית עם חתימה ירוקה (כלומר חתומה דיגיטלית בחתימה מאושרת על ידי רשות המיסיים) מאפשרת להפיק חשבוניות וקבלות חתומות כחוק ישירות מהמחשב או מהנייד – בצורה פשוטה, מהירה וחסכונית. הפתרון הזה לא רק מקל על ההתנהלות היומיומית של בעלי עסקים, אלא גם מבטיח עמידה בדרישות רשות המסים ושמירה על סביבה ירוקה ללא נייר מיותר.
לפני שצוללים: זה המקום להזכיר שמורנינג היא המערכת המובילה בישראל להפקת חשבוניות דיגיטליות (כולל חתימה דיגיטלית) ואפשר להתנסות בה למשך חודש שלם בחינם.
אני רוצה לנסותמהי חתימה דיגיטלית ירוקה?
חתימה דיגיטלית ירוקה היא גרסה מאובטחת וחוקית של חתימה אלקטרונית, המשמשת לאישור וניכוי מסמכים דיגיטליים – למשל חשבוניות, קבלות, הסכמים ודוחות. היא נועדה להחליף את החתימה הידנית על מסמכים מודפסים, ולאפשר הפקה, שליחה ואישור של מסמכים ודוחות עסקיים ישירות מהמחשב או הסמארטפון, ללא ניירת וללא סירבולים מיותרים.
בפועל, כל חשבונית שיוצאת עם חתימה ירוקה מוכרת ומאושרת על ידי רשות המסים, בדיוק כמו חשבונית מודפסת עם חתימה ידנית – רק בצורה דיגיטלית, נוחה ופשוטה הרבה יותר. אם אתם מעוניינים לעבור לחתימה דיגיטלית, דעו שכל חשבונית דיגיטלית מומלצת צריכה לכלול בתוכה את האפשרות לחתימה דיגיטלית על פי חוק.
משמעות החתימה הדיגיטלית בהקשר של חשבוניות
חיתום דיגיטלי הינו חיתום חוקי על מסמך דיגיטלי המאשר את האותנטיות של המסמך ומאשר את העובדה שהמסמך לא השתנה לאחר שהופק. כלומר, מדובר למעשה בסוג של תו תקן שכל מערכת דיגיטלית חייבת, או במילים אחרות – אישור מרשות המיסים לחוקיות המערכת ולאותנטיות של המסמכים שהיא מפיקה.
המערכת שלנו במורנינג למשל, עומדת בדרישות לפיהן ניתן לשלוח חשבוניות מס מקור באמצעות האינטרנט (במקום עותק מודפס):
- הלקוח אישר את הסכמתו בכתב או באופן ממוחשב לקבל את עותק המקור באינטרנט – כאשר לקוח מבצע הורדה של מסמך אשר נשלח אליו במייל ממהמערכת הוא מביע את הסכמתו לקבלו, פעולת ההורדה מתועדת ע״י מורנינג.
- החשבונית חתומה בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת – המסמכים המופקים במורנינג חתומים בחתימה דיגיטלית מאובטחת.
- העסק ששולח את החשבונית והעסק שמקבל את החשבונית מתחייבים לשמור את קובצי החשבוניות הממוחשבות כחלק ממערכת הספרים שלהם.
יתרונות השימוש בחתימה דיגיטלית ירוקה
1 | מזוהה אישית – מקושרת לעוסק/חברה.
2 | מאובטחת – מבוססת על טכנולוגיית הצפנה שמבטיחה שלא ניתן יהיה לשנות את המסמך לאחר החתימה.
3 | חוקית ומוכרת – עומדת בדרישות רשות המסים בישראל ובסטנדרטים בינלאומיים.
4 | ידידותית לסביבה – חוסכת הדפסות וניירת, ולכן מכונה גם "חתימה ירוקה".
איך זה עובד במורנינג (חשבונית ירוקה)?
לאחר ההרשמה למערכת והגדרת החשבוניות, תתבקשו לחתום דיגיטלית. המערכת תשמור את החתימה שלכם והיא תופיע על כל המסמכים והחשבוניות שתפיקו.
החתימה הדיגיטלית במורנינג עומדת בכל התקנות של רשות המסים בישראל, כך שהחשבונית שלכם נחשבת תקפה ומאושרת בדיוק כמו חשבונית מודפסת עם חתימה וחותמת.המערכת של מורנינג אובטחת תחת תקני אבטחת המידע והפרטיות המחמירים ביותר, כך שבנוסף לכך, המידע שלכם ושל העסק בטוח ומוגן.
את החשבוניות ושאר המסמכים שתפיקו במערכת ניתן לשלוח ללקוח ישירות למייל או בוואטסאפ, כשהיא כבר חתומה דיגיטלית. הלקוח מקבל מסמך רשמי, מסודר ומאובטח בלי צורך בהדפסה או סריקה.
שאלות ותשובות
האם חובה בישראל להשתמש בחתימה דיגיטלית על חשבוניות?
כן, על פי חוק מיסוי והוראות ניהול פנקסים, חשבוניות דיגיטליות חייבות להכיל חתימה דיגיטלית מאובטחת, כדי שיעניקו תוקף משפטי למסמך ויתקבלו לצורכי מס. גוף מוסדי כמו רשות המסים מאפשר לקבל חשבוניות דיגיטליות רק עם חתימה מאושרת או מאובטחת.
האם ניתן להוסיף חתימה דיגיטלית לחשבוניות שכבר הופקו בעבר?
באופן עקרוני לא – אי אפשר לקחת חשבונית שכבר הופקה ונשלחה בלי חתימה דיגיטלית, ואז "להדביק" עליה חתימה מאוחרת ולצפות שתיחשב תקפה לצורכי מס.
החתימה הדיגיטלית נועדה להבטיח שהמסמך לא שונה מאז שהופק. ברגע שמוסיפים חתימה מאוחרת, לא ניתן להבטיח שהמסמך נשאר זהה למקור. רשות המסים קובעת כי חשבונית דיגיטלית חייבת להיות חתומה בזמן הפקתה, ורק אז היא נחשבת מסמך מקורי תקף מבחינה משפטית.
אם חשבונית הופקה בעבר בלי חתימה, היא נחשבת לכל היותר למסמך פנימי או טיוטה, ולא תתקבל כדין מול הרשויות. אפשר להפיק מחדש את החשבונית במערכת המאפשרת חתימה דיגיטלית (מורנינג כמובן). החשבונית החדשה תופק עם חתימה תקפה ותיחשב למסמך רשמי. אם החשבונית כבר דווחה לרשות המסים, יש צורך לבצע זיכוי או ביטול ולאחר מכן להפיק מחדש את החשבונית בצורה הנכונה.
איך יודעים שחתימה דיגיטלית היא חוקית ומאושרת?
חתימה דיגיטלית נחשבת חוקית בישראל רק אם היא מופקת דרך ספק מוסמך, עומדת בתקני הצפנה מתקדמים, ומתווספת לחשבונית כבר ברגע ההפקה. כדי לדעת שהחתימה היא אכן חוקית ומאושרת, יש לוודא שהיא מלווה בתעודה אלקטרונית מאושרת שניתנת על ידי "גורם מאשר" – גוף אמין שמוסמך על ידי המדינה בהתאם לחוק החתימה האלקטרונית.
במערכת של מורנינג החתימה הדיגיטלית היא חלק מובנה מתהליך הפקת המסמכים. המשמעות היא שכל חשבונית או קבלה שתופק במערכת נושאת חתימה דיגיטלית תקפה, מוכרת ומאושרת מול רשות המסים – בלי צורך בהגדרות נוספות או רכישת תוכנות חיצוניות.
לסיכום, חתימה ירוקה היא הדרך הפשוטה, החוקית והחסכונית ביותר לנהל את מסמכי העסק. במערכת מורנינג של חשבונית ירוקה החתימה הדיגיטלית כבר מובנית בתהליך הפקת החשבוניות, כך שתוכלו להיות רגועים שהמסמכים שלכם מקצועיים ועומדים בדרישות החוק. זה פחות ניירת, פחות כאב ראש, והרבה יותר סדר ושקט בניהול העסק.
נסו אותנו בחינם ל-30 יום