שתף

חשבונית אונליין: ליהנות מניהול עסק פשוט וחכם יותר בעזרת חשבונית דיגיטלית

החיים בעידן הנוכחי הם הטכנולוגיים והדיגיטליים ביותר בהיסטוריה האנושית. מעולם לא היו כל כך הרבה מכשירים סביבנו,

חשבונית אונליין 39 יום התנסות

מעולם לא נהנינו מעושר מידע גדול יותר ומעולם לא נעזרנו בכל כך הרבה

 כלים חדשניים כדי להקל על חיינו כמו בנקודת הזמן הקיומית הנוכחית. אותם כלים חדשניים כאן כדי לעזור גם לכם, העצמאים, ולהפוך את ניהול העסק להרבה יותר פשוט ונוח: חשבונית אונליין היא הדרך שלכם להתקדם מהעולם של פעם לעידן של היום. 

מה ישתנה כשתעברו לשימוש בחשבונית דיגיטלית (digital invoice) הכל, בעצם: לא תצטרכו להתעסק עם רישום ידני או לשמור מסמכים במשך שבע שנים בקופסא מאובקת; לא תצטרכו לוודא שחישבתם נכון את הסכום הסופי, או להבין לבד כמה זה 17% מהסכום לפני מע"מ; לא תצטרכו לחפש חשבונית אבודה בין אלפי מסמכים; וכן, יש מצב שאפילו העט האהוב עליכם, זה שאתם כותבים איתו חשבוניות, יוכל לצאת לפנסיה. 

חשבונית אונליין מאפשרת לכם לנהל את העסק בצורה מקוונת: מההפקה, דרך החיפוש ועד לאיסוף והתיעוד. אלא שחוץ מחשבוניות, מעבר לניהול עסק אונליין מביא עמו עוד המון יתרונות – מורנינג של חשבונית ירוקה, למשל, היא מערכת המציעה בנוסף גם הפקת דוחות בלחיצת כפתור (דוח הוצאות, פילוח הכנסות ועוד), אוטומטיות להפקת מסמכים חשבונאיים, שירותי סליקה, בניית דפי מכירה ועוד כלים מעולים שמסייעים ליהנות באמת מניהול יעיל של העסק. 

אז איך כל זה עובד? בהמשך העמוד תמצאו את כל מה שאתם צריכים לדעת על שירותי הפקת חשבוניות אונליין, ועל היתרונות הרבים שהם מציעים לכל בעל עסק.

אז מה מחכה לכם בהמשך?

  1. מה זה חשבונית אונליין ואיך המעבר לדיגיטל יכול לשדרג את העסק?
  2. לא רק חשבונית דיגיטלית – עוד פעולות שאפשר לבצע בדיגיטל
  3. לאיזה עסקים כדאי להתחיל לנהל את העסק אונליין?
  4. ניהול הוצאות אונליין: כלי חשוב להצלחת העסק

מה זה בעצם חשבוניות אונליין, ואיך המעבר לדיגיטל יכול לשדרג את העסק?

עסק עצמאי מבוסס על חשבוניות, את זה כולנו יודעים. אבל אפשר לומר שבגדול העולם הזה נחלק לשניים: אלו שמנהלים את המסמכים החשבונאיים שלהם ברישום ידני, באמצעות פנקסי חשבוניות, ואלו שמנהלים אותו באמצעים דיגיטליים.

חשבוניות דיגיטליות הן חשבוניות ״כשרות״ לכל דבר, וזה הדבר הראשון שחשוב לומר: חברות אשר מציעות שירותים דיגיטליים בתחום חייבות להיות מוכרות על ידי רשויות המס בישראל, וכך הן יכולות להציע לכל עצמאי ועצמאית הפקת חשבוניות ומסמכים חשבונאיים רשמיים בצורה ומקוונת המוכרים לצורכי דיווח לרשויות.

חשבונית אינטרנטית מציעה פשטות – ועוד הרבה יותר

היתרון הגדול של חשבוניות דיגיטליות הוא, מעל הכל, הפשטות: היא מייתרת את השימוש בניירת אינסופית, והיות ועסקים צריכים לתעד ולשמור את המסמכים שלהם במשך 7 שנים, היא גם חוסכת לא מעט מקום וקלסרים מאובקים. כשהכול מתנהל אונליין, גם החשבוניות נשמרות אונליין, ואפשר לשלוף אותן בכל רגע נתון, גם 20 שנים אחרי שהופקו.

לצד זה, מתייתר הצורך בחישובים המסורבלים הנדרשים כאשר מתנהלים באופן ידני: כל שאתם צריכים לעשות הוא להזין את מחיר המוצר או השירות ושאר הפרטים הרלוונטים יעודכנו באופן אוטומטי, ואתם תוכלו לגלות בלחיצת כפתור מה החוב שלכם למע״מ, מה שורת הרווח של העסק, כמה הכנסתם, כמה הוצאת ועוד. 

זה לא מסתיים בזה: הפקת חשבוניות דיגיטליות מהירה יותר, מבטיחה פחות בלבולים וטעויות, ומאפשרת שליחה מהירה ללקוחות במייל ואפילו בוואטסאפ. החיפוש והאיתור של כל חשבונית מהיר וקל, משום שהוא אפשרי לפי מספר רב של פרמטרים: שם הלקוח, תאריך ההפקה, מספר החשבונית, סכום ועוד. גם ביטול חשבונית או הפקת זיכוי נעשים במהירות, והיי – אפילו איתור ומעקב אחר לקוחות חייבים אפשרי בקלות בעזרת הכלי הזה.

החשבונית ירוקה וגם הסביבה

מערכות המאפשרות הפקת חשבונית אונליין מציעות שירותים רבים, שעוד נספר עליהם בהמשך – אבל כבר עכשיו אפשר להבין איזה מהפך יכול לחולל הכלי הזה בחייהם של עצמאים. מספיק שתסתכלו על הארון עמוס המסמכים שלכם, על ערימת החשבוניות והקבלות שלא נגמרת, על הררי הקלסרים, כדי להבין כמה פשוטים יהיו חייכם כשכל זה ינוהל בצורה מקוונת.

ויש כאן יתרון חשוב נוסף: חשבונית אונליין היא חשבונית ירוקה – כזו שחוסכת פגיעה משמעותית בסביבה. במקרים רבים לא תידרשו להדפיס אותה, שכן היא גם נשלחת בצורה מקוונת כאמור, וכך תמנעו כריתת עצים מיותרת ואשפה מצטברת. פחות נייר משמעו פחות פסולת עתידית, וסביבה נקייה יותר.

אפשר לעבור לחשבונית אונליין עכשיו

צריך להזכיר כאן עוד משהו חשוב: גם אם עד היום התנהלתם רק עם חשבוניות מנייר, אין שום מניעה שתעברו לחשבונית דיגיטלית ירוקה כבר עכשיו. על פי חוק, אפשר להתחיל 'סדרה' חדשה של חשבוניות בכל עת, כל עוד שומרים על המשך רישום לפי הסדר בכל סדרה. 

המשמעות: גם אם יש בידכם פנקס חשבוניות שרשמתם בו כמה חשבוניות, תוכלו לעבור להפקת חשבוניות ירוקות אונליין, בלי לעשות דבר מלבד רישום לשירות. אם תצטרכו לשוב ולרשום חשבוניות בצורה ידנית בהמשך הדרך מכל סיבה שהיא, תוכלו להמשיך לרשום באותו הפנקס ששימש אתכם בעבר, בדיוק מהמקום שבו עצרתם. בפועל, אין סיבה שזה יקרה, כי שירותים כמו מורנינג של חשבונית ירוקה מאפשרים הפקת חשבוניות מיידית באמצעות אפליקציה ייעודית, כך שבתוך שניות החשבונית תוכל לנחות בוואטסאפ או במייל של הלקוח.

לא רק חשבונית דיגיטלית: עוד פעולות שקל יותר לבצע בדיגיטל

כאמור, פלטפורמה לניהול אונליין של העסק כמו מורנינג של חשבונית ירוקה, מעניקה שירותים כוללים, שלא מסתכמים רק בהפקת חשבונית אונליין, אלא מאפשרים לבעל העסק לבצע כמעט כל פעולה הקשורה בניהול החשבונות שלו. ממש כמו הפקת חשבונית דיגיטלית, גם יתר הפעולות הופכות פשוטות ומהירות יותר כשהן מתבצעות אונליין.

אילו סוגי מסמכים אפשר להפיק בעזרת המערכות הדיגיטליות? מדובר, למעשה, בכל מסמך חשבונאי שמשמש בעלי עסק בהתנהלות מול הלקוחות שלהם:

חשבונית מס

המסמך אשר מתעד את ביצוע העסקה ומשמש גם כדרישת תשלום – כלומר כהודעה למזמין השירות או המוצר שעליו לשלם. את המסמך הזה מפיקים רק עוסקים מורשים או חברות בע"מ; עוסקים פטורים אינם מפיקים חשבוניות מס. חשבוניות אלו משמשות בהמשך את רשויות המס לחישוב תשלומי מע"מ ומקדמות המס החודשיים.

קבלה

את המסמך הזה מפיק בעל העסק כשהוא מקבל את התשלום מהלקוח (ומכאן שמו: קבלה, מסמך שבעצם מעיד על קבלת תשלום). כל עסק חייב להפיק מסמך כזה, על כל סכום כסף שהוא מקבל. עוסק פטור (אשר פטור מתשלום מע"מ) מחויב להפיק קבלה בלבד בעת קבלת תשלום – בניגוד לעוסק מורשה ולחברה בע"מ, שמפיקים גם חשבונית מס.

חשבונית מס/קבלה

מסמך נוסף שמיועד לשימוש עוסקים מורשים וחבורת בע"מ בלבד. זהו מסמך שמונפק כאשר העסקה והתשלום מבוצעים באותו מועד, למשל בעת רכישה שגרתית של מוצר בחנות: בעל החנות יוציא לרוב במקרה כזה חשבונית מס/קבלה לרוכש.

חשבונית עסקה

ראשית חשוב להבהיר שמדובר במסמך לא חשבונאי – כלומר מסמך לא רשמי ויש המכירים אותו גם כ״דרישת תשלום״. מאחר והפקת חשבונית מס גוררת אחריה תשלומי מע"מ ומס הכנסה, כפי שציינו למעלה, הפקת חשבונית עסקה תהיה לא פעם המועדפת על בעל העסק כדרישת תשלום, משום שבמקרה כזה הוא יכול לדחות את תשלומי המיסים עד לקבלת התשלום בפועל (ואז הוא ינפיק ללקוח חשבונית מס/קבלה).

חשבוניות זיכוי

אם נפלה שגיאה בחשבונית שהונפקה, התגלתה טעות או שהחיוב בסופו של דבר קטן יותר – אי אפשר פשוט להתעלם מהחשבונית ולהוציא חדשה. לפי הנחיות רשות המיסים, צריך להוציא חשבונית זיכוי בסכום של החשבונית השגויה, ואז להפיק חשבונית חדשה ומעודכנת.

הצעת מחיר

מסמך שמפרט את התמונה משני הצדדים: חובות הספק (למשל: איזו עבודה עליו לעשות, ועד מתי הוא צריך לספק אותה), וחובות הלקוח (למשל: כמה ישלם, ועד מתי). לא כולם יודעים, אבל להצעת מחיר יש תוקף ומעמד משפטיים.

הזמנת עבודה

גם כאן מדובר במסמך שיש לו מעמד משפטי, ורבים לא מודעים לזה. מה תכלול הזמנת העבודה? תאריך התחלה ותאריך סיום, שלבי ביצוע אם ישנם, מה היא כוללת, מהי העלות הכוללת, מה הם מועדי התשלום ועוד.

תעודת משלוח 

עוד מסמך מחייב, שהשליח צריך להציג ללקוח המקבל את הסחורה הנשלחת. מדובר בסוג של דרישת תשלום, כך שאפשר במקומה להפיק גם חשבונית מס. בכל מקרה, השליח צריך להציג את תעודת המשלוח או את החשבונית למקבל הסחורה, ולהחתים אותו על העתק שלה – כדי להבטיח תיעוד של המסירה.

אגב, במורנינג של חשבונית ירוקה תוכלו גם לעצב את המסמכים שלכם – להוסיף לוגו, לבחור צבעים בולטים אשר מבטאים את 'שפת העיצוב' של העסק ועוד.

מה עוד אפשר לעשות במערכות האלה?

מערכות להפקת חשבוניות אונליין מציעות, לצד הפקה של מסמכים חשבונאיים, עוד שירותים נלווים חשובים, שיכולים לסייע בניהול העסק: הפקת דוחות (דוח רווח והפסד, דוח מע"מ, דו"ח הכנסות והוצאות ועוד) לפי זמנים מוגדרים; חיבור לסליקה לטובת אפשרות לקבלת תשלומים באשראי, מכירות אונליין, כלי ניהול הוצאות, כלים לגביית חובות, משלוח מסמכים אונליין בערוצים השונים ועוד.

לאילו עסקים כדאי להתחיל לנהל את העסק אונליין?

ניהול עסק דיגיטלי יכול להקל על בעלי עסקים בהתנהלות היומיומית שלהם (הרי כבר אמרנו שזה היתרון הגדול ביותר של התנהלות בעזרת חשבוניות אונליין), כך שהתשובה לשאלה בכותרת היא דיי פשוטה: כולם. 

זה יכול להתחיל מפרילנסר שעובד לבד , להמשיך לעסק קטן עם עשרה עובדים, ולהגיע עד לחברות גדולות שמגלגלות מיליונים. העיקרון פשוט: בסופו של דבר כולם צריכים הנהלת חשבונות וכלים יעילים שמקלים על ניהול העסק, ואם הם מוצעים בצורה דיגיטלית, אונליין, פשוטה וקלה לתפעול, למה לא להשתמש בהם?

הפקת חשבונית אונליין, לצד המסמכים החשבונאיים האחרים וכל הכלים הנוספים שמציעה morning של חשבונית ירוקה , תתאים גם לעסק שבחר בפתיחת עוסק פטור, גם לעסק שבחר בפתיחת עוסק מורשה וגם לחברות בע"מ. היא יכולה גם להקל משמעותית על ההתנהלות של עסקים רבים, הנה כמה דוגמאות:

חשבונית אינטרנטית לחנויות מקוונות

עסקים רבים שמוכרים מוצרים או שירותים, משדרגים את העסק ומקימים חנות וירטואלית כדי למכור אונליין את מרכולתם. ניהול דיגיטלי עם מורנינג, מאפשר חיבור נוח ופשוט בין החנות המקוונת למערכת ניהול העסק: הפקת אוטומטית של חשבונית אונליין בכל עסקה, מעקב אחר מכירות והכנסות, צפיה בדוח מע״מ ועוד, כך שכל התהליך, מהרכישה ועד משלוח הקבלה במייל קורה מעצמו, במינימום מאמץ. 

מבוא לסליקת אשראי עם חשבונית אונליין

כאשר החשבוניות דיגטליות והכל קורה אונליין, קל יותר להתחבר לסליקה ולהתחיל לקבל תשלום באשראי. מורנינג של חשבונית ירוקה מאפשרת חיבור נוח ופשוט לחברות האשראי המובילות בישראל, כך שאם אתם טכנאים, מטפלים, בעלי חנויות אונליין או כל בעל עסק שאוהב לקבל מהר את הכסף – תוכלו לאפשר ללקוחות שלכם ליהנות מדרך נוחה ומהירה לתשלום, בזמן שאתם נהנים מראש שקט, קבלת תשלום מהירה יותר, והרבה פחות כאבי ראש בכל נושא המסמכיאדה.

דפי מכירה להקמה מהירה

יש לכם מוצר או שירות שהעולם חייב להכיר? אתם יכולים לחלק פלאיירים בתיבות דואר בשכונה, אבל הרבה יותר הגיוני להשתמש בפתרון הקסום שמציעה מורנינג של חשבונית ירוקה: דפי מכירה שתוכלו לבנות בעצמכם בכמה לחיצות, דרך המערכת עצמה. בלי שום ניסיון מוקדם בתכנות או בעיצוב. זה יכול להיות פתרון מעולה למי שרוצה להיות נוכח יותר ברשת, להגדיל מכירות ולפתח את העסק. באמצעות הדף תוכלו למכור אונליין בכתובת משלכם, עם חשבוניות אונליין שנשלחות אוטומטית בכל עסקה, וגם אפשרות לניהול משלוחים וקידום דף המכירה.

מדברים בכל השפות

ישנם לא מעט עסקים קטנים ובינוניים שמוכרים ללקוחות בחו״ל. מי שמכיר את הסיפור, יודע מה המשמעות: התנהלות עם מטבעות זרים, מול מערכות פיננסיות גלובליות, מול מערכות מיסים אחרות. מערכות להפקת חשבונית אונליין כמו מורנינג של חשבונית ירוקה, מאפשרות תרגום חשבוניות לשפות שונות לבחירתכם, והמרה אוטומטית של שערי המטבעות, כדי שתוכלו להתנהל בקלות ובצורה שוטפת, בלי בעיות, גם בקשרים בין מדינות.

ניהול הוצאות אונליין: כלי חשוב להצלחת העסק

כל עסק, קטן כמו גדול, מתנהל על בסיס שני נתונים מספריים עיקריים: הוצאות מול הכנסות, הכנסות מול הוצאות. כאשר ההכנסות עולות על ההוצאות, ישנו רווח והעסק נחשב מרוויח; כאשר המצב הפוך, העסק נחשב מפסיד. מעקב אחר הוצאות נשמע כמו עניין טריוויאלי מאוד שגם מי שאין לו עסק צריך לבצע, אבל כאן אנחנו מדברים על ניהול הוצאות – ומדובר במשהו רחב הרבה יותר. הבשורה המשמחת היא שהיום כל מערכת להפקת חשבונית אונליין מציעה גם ניהול הוצאות אונליין.

למה ניהול הוצאות הוא כליי חשוב כל כך?

נתחיל מהבסיס, שכבר הסכמנו עליו למעלה: מעקב אחרי ההוצאות הוא דבר ממש חשוב. כשאנחנו יודעים כמה כסף אנחנו מוציאים, על מה ולמה, נדע כמה כסף אנחנו צריכים להכניס, איך אפשר לצמצם הוצאות ואיך אפשר להגיע לסוף החודש, וגם לסוף השנה, עם כסף ביד, עם רווח.

עכשיו נעלה מדרגה: ניהול הוצאות הוא יותר ממעקב אחרי ההוצאות; הוא מאפשר לכם לא רק להבין כמה הוצאתם, אלא לנהל את ההוצאות עצמן נכון, וכך למקסם את הרווחים מהעסק. כי הכול מתחיל בצמד מילים שכולנו אוהבים (טוב, אולי לא כולנו): מס הכנסה.

הוצאות מוכרות: מוכר לכם?

הבסיס לניהול הוצאות העסק הוא הבנת המושג הוצאה מוכרת. אם נעשה את זה פשוט, נוכל להגיד שהוצאה מוכרת מחוסרת מסכום ההכנסה, וכך אתם בעצם משלמים פחות מיסים. כלומר – הוצאות העסק, או לפחות אלו מהן שמוכרות לצורכי מס, מקוזזות מהכנסות העסק, ועל הסכום שהתקבל, שהוא הרווח בפועל, תצטרכו לשלם מס הכנסה. כלומר – הוצאות מוכרות מפחיתות את גובה המס שהעסק צריך לשלם. 

ועכשיו נשאלת השאלה – איזו הוצאה נחשבת מוכרת, או בתואר הרשמי והמלא שלה: הוצאה מוכרת במס? ובכן, ישנם כמה סוגים של הוצאות מוכרות – כאלו שההכרה לצורכי מס מלאה, כאלו שההכרה חלקית, וחשוב שתכירו אותם, משום שכך אפשר לנהל הוצאות בצורה נכונה. את המידע על כל סוגי ההוצאות תוכלו למצוא באתר מס הכנסה.

ניהול הוצאות: לדעת כמה כסף תוציאו בפועל 

בהתאם לכל מה שכתבנו עד כאן, אפשר סוף־סוף להבין מהי הכוונה בניהול הוצאות: חשיבה נכונה על היקפי ההוצאות שלכם, וחישוב נכון שלכם, כדי שתדעו לא רק כמה כסף יורד לכם ישירות מכל הוצאה, אלא כדי שתדעו גם כמה מס תשלמו – שהוא הוצאה בפני עצמה, ולפעמים הכבדה ביותר בעסק.

איך עושים את זה? ובכן, הדרך הפשוטה ביותר – אך גם המתוחכמת פחות – היא לפתוח קובץ אקסל או כל תוכנה דומה אחרת, ולכתוב בעצמכם את כל ההוצאות, לפי סוג ההוצאה וגובה ההוצאה. את אלה ״הניחו״ מול כל ההכנסות שלכם, והינה לכם ניהול הוצאות לחודש אחד. אם תעשו את זה בכל חודש, ותעדכנו בהתאם (יש הוצאות קבועות, יש הוצאות משתנות, יש חד פעמיות ועוד), תוכלו פחות או יותר לדעת כיצד 'יתנהלו' ההוצאות שלכם לאורך חיי העסק. האמינו לנו, יש לזה חשיבות אדירה.

אז דיברנו על הדרך הפשוטה – ומה היא הדרך המתוחכמת? כמובן, ניהול הוצאות אונליין. מערכות להפקת חשבונית אונליין ולניהול העסק מעמידות לרשותכם לכם גם כלי לניהול הוצאות, שאליו תוכלו להזין את ההוצאות – והוא יבצע את החישובים השונים בעצמו. במערכות המתקדמות, כמו מורנינג של חשבונית ירוקה, תוכלו אפילו לצלם את החשבונית או הקבלה באמצעות הסמארטפון, ולשגר אותה ברגע ובאופן אוטומטי למערכת ניהול ההוצאות. קיבלתם קבלות למייל? המערכת ״תשאב״ את הנתונים ישירות משם. 

כך אתם יכולים לנהל את ההוצאות שלכם באופן שוטף, ובקלות – כשהתיעוד של כל חישוב ושל כל הוצאה, בכל חודש ובכל שנה, נשמר במערכת ואפשר להיעזר בו בעתיד, להשוואות, דוחות, מסקנות או לכל דבר אחר שיתחשק לכם. נהדר, לא?

אף פעם לא מאוחר מידי להתקדם 

כפי שכבר הבנתם, מערכת לניהול דיגיטלי של העסק ומעבר לחשבונית אונליין הוא בהחלט צעד חשוב שיכול לקחת את העסק קדימה ולסייע בניהול נוח ושוטף יותר. אלא שמעבר לחשבוניות דיגיטליות, מערכת לניהול העסק, דוגמת מורנינג של חשבונית ירוקה, מעניקה לעצמאים כלים נוספים ומגוונים לניהול העסק, שלכל אחד מהם תרומה מכרעת עבור הצלחת העסק, והשקט הנפשי שלכם. 

ניהול הוצאות חכם ששווה כסף לעסק, התחברות לשירותי סליקה וקבלת תשלום באשראי, הקמת דפי מכירה שעוזרים לעסק להגדיל הכנסות, חישובי מע״מ, דוחות עסקים, ועולם שלם של פתרונות המאפשרים לעצמאים ליהנות גם מהעבודה שהם כל כך אוהבים לעשות וגם מהחלק הפחות סימפטי של ניהול העסק.

רוצים להתחיל לנהל את העסק בדיגיטל ולהפיק חשבוניות אונליין?
מתחילים כאן עם חודש חינם ללא התחייבות במתנה.