מי אנחנו? עצמאים! מה רוצים? להיות יעילים!
רוב העצמאיים מוכנים לעבוד קשה. הם יודעים שהדברים תלויים בעיקר בהם ולכן משקיעים שעות עבודה כדי לייצר יותר, לעמוד בזמנים ולהתפתח מקצועית.
אז ברשותכם, בואו נחשוב מחדש על המשוואה עבודה קשה = תפוקה גבוהה. ואם סיימתם עם משוואות בכיתה י', אז קחו את השורה התחתונה: כדי להצליח הכלל הוא לא לעבוד קשה, אלא לעבוד חכם.
ועכשיו להוכחה: מחקרים בתחום התעסוקה מדברים כבר שנים על הפער שבין להיות עסוק לבין להיות יעיל. כשאנחנו עסוקים, אנחנו מנהלים זמן. כשאנחנו יעילים, אנחנו מנהלים את האנרגיה שלנו. הטריק הוא לתעל את האנרגיה המדויקת כדי להגיע לתוצאה אופטימלית. כן, לפעמים Less is more.
נשמע לכם טוב?
אז הנה 6 דברים שכדאי להפסיק לעשות כדאי לשפר את היעילות:
שעות נוספות שלא מוסיפות
לפני כ-100 שנים הנרי פורד ערך ניסוי בקרב עובדי החברה שלו. הוא הוריד את מספר ימי העבודה מ-6 ל-5, וקיצר את מספר שעות העבודה, מ-10 ל-8. התוצאה הובילה לשיפור ביעילות העבודה.
מחקרים שנעשו בשנות ה-80 מראים ששעות נוספות לאורך זמן, פוגעות ביעילות העבודה ובירידה בתפוקה.
ממשיכים לעבוד אל תוך הלילה? מחקר שנערך בצבא ארה"ב הוכיח שהחסרת שעת שינה אחת בשבוע משפיעה עלינו כמו שתיית כמות אלכוהול מכובדת.
המסקנה: אם אתם רוצים להישאר יעילים, אל תגזימו בשעות העבודה.
לא להגיד "כן" יותר מדי
חוק הפארטו אומר ש-20% מהמאמץ שלכם מניב 80% מהתוצאות, ובהשלמה – 20% מהתוצאות הנותרות מצריכות 80% מהמאמץ.היעילות והפניית האנרגיות למקומות שבהם קל לנו יותר מגבירה יעילות.
אזור הנוחות הזה הוא דבר שכדאי להגדיר ולטפח, אבל כדי לצמוח ולהתרחב לתחומים חדשים, צריך בסופו של דבר גם לצאת ממנו. אז פשוט שימו לב שאת העבודה הקשה והמאמץ שלכם אתם משקיעים במקומות שיביאו איתם תועלת ממשית. כמו למשל, עבודה מול לקוח גדול ונחשק, פרויקט ראשון בתחום חדש, קידום אישי או אפילו הרפתקה מקצועית. גם כאלה צריך לפעמים.
מתי ולמה שווה להגיד "כן"? כדאי לעשות מבדק עצמי קטן ופשוט. למדוד כל משימה ופעולה שאנחנו עושים ולראות כמה זמן לקח לנו לבצע אותה. אח"כ נשאר להשוות בין שאר המשימות ולהעריך מה הוכח כיעיל וליישם הלאה בפרויקטים הבאים.
מתי ולמה שווה להגיד "לא"? כשאנחנו מזהים שהפרויקט הזה לא יתרום לנו כלום ברמה העסקית והאישית. ועצה אישית מאתנו, יותר לאווים רק יפנו לכם יותר אוויר כדי לגדול במקומות הנכונים.
ויש לנו גם טיפ מעשי מהשטח:
אם נוכל להסביר לעצמנו בצורה ברורה והגיונית מדוע עלינו לסרב לסוג מסוים של פרויקטים/לקוחות/תנאים, יהיה לנו קל יותר לומר להם לא.
תפסיקו עם הפרפקציוניסטיות שלכם
פרופסורים לפסיכולוגיה מצאו מתאם ישיר בין אנשי-מחקר פרפקציוניסטים לחוסר יעילות. תוצאות המחקר הוכיחו שיש מספר בעיות המזוהות עם פרפקציוניסטים שפוגעות ביעילות:
– הם מבזבזים יותר זמן בביצוע המשימות
– הם מפספסים את התמונה הגדולה ומתמקדים בפרטים קטנים
– הם מתעכבים ומחכים לרגע המושלם, ובעסקים הרגע המושלם אומר שאתם באיחור
מי שעושה לבד, מתעייף לבד
אנחנו כל-כך רגילים לעשות הכל בעצמנו, שקשה לנו לדמיין איך מישהו יעשה את העבודה לפי הקריטריונים המחמירים שלנו. חלקנו מאמין שאין לו את הסבלנות להכשיר עובדים וחלקנו לא סומך על ספקים חיצוניים. אבל אלה רק תירוצים שמונעים מאיתנו לקחת את העסק שלנו צעד קדימה.
אם אתם חושבים שהפרילנסר שלקחתם לפרויקט יפספס, תקפידו על בריף, הדרכה, פירוק למשימות קטנות והארות תוך כדי. בקיצור, הבנתם, תעזרו לאחרים לעזור לכם.
תפסיקו לבצע משימות רפיטטיביות ותתחילו לעשות אוטומטיזציה
משימות רפיטטיביות, טכניות וחד גוניות, הן זמן עבודה מבוזבז. למשל, הפצה בנפרד של תוכן בפייסבוק, לינקדאין, טוויטר וכל פלטפורמה חברתית אחרת – לזה יש אתרים שמפיצים לכם את התכנים בקליק אחד. או למשל, איסוף לידים או נרשמים בקובץ אקסל ואז העברתם למערכת אחרת – לזה יש מערכות שמייצאות רשומות לפי תזמון. או גיבוי של קבצים בצורה ידנית – לזה יש תוכנות שסורקות את המחשב ומגבות את הקבצים שהשתנו. בקיצור, כל פעולות ה"העתק הדבק" שלכם.
מישהו אמר חשבונית ירוקה? אנחנו לדוגמה יכולים לחסוך לכם חישובים, ליצור רשימות של פריטים, להכין דוחות ולספק לכם כלים שיעזרו לכם לייעל את העבודה במקום לבזבז את הזמן עליהם.
כלום זה משהו
לא סתם אומרים "חוסר מעש מבורך". או שבעצם לא אומרים את זה ואנחנו המצאנו את זה עכשיו? בכל אופן, הרבה אנשים מפספסים את חשיבות הכלום. כשאנחנו מרוכזים מדי במשהו, אנחנו בעצם מקבעים את עצמנו בתוך מסגרת חשיבה אחת ולאו דווקא יעילה.
אם שמתם לב שהפתרונות מגיעים דווקא במקלחת (או בשירותים) זו בדיוק הסיבה. התוצאה שנשיג תתרום למוח, לנפש, ליצירתיות ולריכוז שלנו.
לסיכום, חשוב לנו לציין ששיפור היעילות לא קורה תוך יום. כמו דברים אחרים בחיים, הוא דורש מאמץ ואימון. שינוי לא קורה אם יושבים ומחכים לו.
אנחנו ממליצים לכם לקחת את הזמן וללמוד יותר על עצמכם – על הגוף שלכם ועל הדרכים שיעזרו לכם להוציא את המקסימום מהאנרגיה והזמן הנתונים. והיי, אם בסוף תשיגו הצלחה ואושר גדולים יותר בחיים, אנחנו את שלנו עשינו ואנחנו יכולים עכשיו ללכת להתקלח.