כעצמאיות ועצמאים אנחנו מגלים עולמות חדשים. עולמות שלא הכרנו לפני והרבה פעמים היו עוד שורה בתלוש השכר ולא יותר מזה. במבט ראשון זה יכול קצת להעלות חשש, אבל היי – בדיוק בשביל זה אנחנו כאן. כדי לעזור לעצמאות להיות ברורה ומובנת יותר, וכך לגרום לעסק לצמוח ולהתפתח.
אז בחרנו לארח את תו אזולאי, מבקרת ניהול ספרים במהלך שלוש השנים האחרונות, לכתבה מיוחדת שתעשה סדר בניהול הספרים. עם עצות וטיפים שיהפכו את ניהול העסק למהנה יותר.
מהן הוראות ניהול ספרים ולמה חשוב להכיר אותן?
נתחיל מהשורה התחתונה: על כל העצמאים לנהל ספרים על פי סעיף 031 לפקודת מס הכנסה.
בתור מבקרת ניהול ספרים במהלך שלוש השנים האחרונות, גיליתי שאחוז גבוה מבעלי העסקים נכשלים בביקורת לעיתים קרובות בעקבות אי ידיעת הוראות ניהול ספרים. אז איך זה עובד? הוראות ניהול ספרים מפרטות אילו ספרים על כל עוסק לנהל בעזרת חלוקה לתוספות. כל תוספת מתייחסת לסוג העסק, למהותו ולעובדה אם העסק הוא עוסק פטור או מורשה.
לדוגמא – על קוסמטיקאית בעלת עסק עצמאי שהוא עוסק מורשה (בנוסף לנותני שירותים ואחרים) לנהל חשבונית מס קבלה, ספר הזמנות, תיק תיעוד חוץ וכו. התוספת נקבעת בעת פתיחת התיק במע"מ ובמס הכנסה על פי קביעת מהות העסק. הוראות ניהול ספרים בנוסף מתייחסות לאופן ניהול ספרי העסק.
איך בכלל מתנהלת ביקורת ניהול ספרים?
פנקסי קבלות מוכנים ומודפסים בבתי דפוס ובחנויות לציוד משרדי, כך שלא צריך יותר מידי מאמץ כדי להשיג אותם: ברגע שתגידו את צירוף המילים פנקס קבלות עוסק פטור, הם יציגו לכם את הפנקס המדובר, ערוך ומוכן עבורכם, ולאחר רכישתו תוכלו להתחיל להשתמש בו באופן מיידי.
מה חשוב שיהיה כתוב על הקבלה?
ביקורת ספרים נערכת על ידי מבקרי ניהול ספרים מטעם מס הכנסה. כל ביקורת נערכת באופן שונה, בהתאם לתוספת אליה משתייך העסק ובעוד משתנים נוספים.
למשל, אם תיערך ביקורת במסעדה, קודם כל תיערך תצפית וקניית ביקורת (למשל ישיבה לארוחה במסעדה) ורק לאחר מכן המבקרים יזדהו ויערכו את הביקורת. במקרה אחר, למשל ביקורת לעסק נייד כמו שיפוצניק, הביקורת תיערך על ידי איסוף מידע מקדים על שיפוץ שנערך ולאחר מכן ביקורת פתע באמצעות שיחת טלפון ואימות עם המידע.
הביקורת נועדה לוודא כי בעל העסק מנהל את ספריו על פי הוראות מס הכנסה ולאשר כי בעל העסק מדווח את מלוא הכנוסותיו ומשלם את מלוא המס המוטל עליו בחוק.
קיימות שלוש דרכים באמצעותן תיערך ביקורת ניהול ספרים:
- ביקורת פתע– הגעה לבית העסק בפתאומיות ועריכת ביקורת ניהול ספרים על ידי הזדהות המבקרים באמצעות תג
- שיחת טלפון– בדרך כלל כאשר עסק נייד ולא ניתן להשיג אותו בביתו, תיערך שיחת טלפון באמצעותה תיקבע ביקורת ניהול ספרים במועד סמוך לשיחה
- זימון לסניף פקיד השומה בו העסק מטופל– במקרים מיוחדים
מה המבקרים בודקים בביקורת?
נחזור ונדגיש כי ביקורת ניהול ספרים היא ביקורת המותאמת לסוג העסק ולמאפיינים שלו. כאשר ביקורת נערכת בחנות קמעונאית, היא לא דומה לביקורת שנערכת בבית קפה. ככלל, נבדקים הפרמטרים הבאים:
מערכת חשבונות
על כל בית עסק לנהל מערכת חשבונות. ישנם כמה דרכים לנהל את מערכת החשבונות:
א. קופה קטנה + פנקסים ידניים
ב. קופה ממוחשבת + מגירת תקבולים
ג. אפליקציית ממוחשבת + קופה קטנה/ארנק דיגיטלי
המבקרים עורכים ספירת קופה, בודקים כי המסמכים מנוהלים בספרור שונה ומוודאים כי בעל העסק מנהל את הקופה על פי הדרישות
חשבונות בנק
בדיקת כלל חשבונות הבנק המנוהלים על ידי העסק ובהם מתקבלים תקבולים לעסק. חשבונות בנק כוללים גם אפליקציות תשלום- PAYPAL ,PAYBOX, ביט ועוד. המבקרים עוברים על חשבונות הבנק ומוודאים כי כל התקבולים רשומים בספרי העסק (מערכת החשבונות).
במקרים מסוימים ישנם אזרחים אשר מעוניינים קודם כל ״להריץ״ את העסק כדי לבדוק האם הוא מרוויח, ולכן מתחילים לקבל כספים ללא פתיחת תיקים מול הרשויות וללא דיווחים מתאימים. החוק מאפשר להפיק חשבוניות בדיעבד לתקופה של 60 יום בלבד, וכמובן שכל חריגה בעניין היא אבורה ומהווה עבירה על החוק הגוררת עונשים לא נעימים.
איך יודעים אם נכשלתם בביקורת?
כישלון בביקורת נקבע באמצעות קודים – כאשר הביקורת מסתיימת, הדו"ח שמילאו המבקרים מועבר לממונה ניהול ספרים בפקיד השומה אליו העסק משוייך ושם מתקבלת ההחלטה אודות הקוד שקיבל בביקורת.
הנה כמה קודים שפחות כדאי לזכות בהם:
קוד 0 – אי ניהול ספרים- בעל עסק נתפס מנהל עסק ולא מנהל לגביו ספרים.
קוד 5 – קוד סופי בגין ליקוי מהותי- כאשר לא מנהלים את הספרים הנדרשים כמו- ספר הזמנות.
קוד 7 – קוד סופי בגין אי רישום תקבולים- כאשר עסק נתפס בכמה מקרים לא רושם את ההכנסות שלו.
מה קורה כאשר עסק נכשל בביקורת?
כאשר עסק נכשל בביקורת באחד מהקודים הנ"ל מתקיימות ישנם שני תרחישים אפשריים:
- אזהרה: במהלך 12 חודשים מיום עריכת הביקורת, במידה ובמהלך תקופת האזהרה ייתפס העוסק שוב באי רישום תקבולים – ספרי העסק בשנים שנתפס ובשנה שלפני כן יפסלו- סה"כ 3 שנים.
- פסילת ספרים – הליך משפטי רב משמעות בו פוסק פקיד השומה כי ספרי החשבונות של בעל העסק אינם קבילים בעיני מס הכנסה. מדובר בסנקציות חמורות אשר עשויות להכריע את גורלו של העסק. ועל כן, אין להקל בנושא של ניהול ספרים.
לסיכום, הפחד והחרדה לקבל את שיחת הטלפון או לפגוש במבקרי מס הכנסה בעסק הוא לגיטימי. כדי לא לחיות בחשש הזה, חשוב להכיר את הוראות ניהול הספרים, וכמובן ולהתנהל בצורה נכונה ולהימנע מטעויות.
על כותבת המאמר:
תו אזולאי יזמית, מרצה ויועצת המתמחה בניהול ספרים. לשעבר מבקרת ניהול ספרים במס הכנסה, ואילתית גאה. לאורך שנות עבודתה בחנה מספר רחב של עסקים ותוכנות לניהול עסק ובחרה לצאת לדרך עצמאית בכדי להביא לשינוי מהשטח. ביום יום מלמדת עסקים על ניהול תקין ומעבירה סדנאות והרצאות בנושאי רשות המיסים באופן פרונטלי ובזום. כל זאת בשיתוף פעולה עם מייצגים, עיריית אילת ועוד. את ההדרכות וההדגמות עושה על המערכת שלנו, מורנינג, כי לאור ניסיונה זו התוכנה הממוחשבת לניהול ספרים העונה בצורה הטובה ביותר על הוראות רשות המיסים.