חשבונית היא אחד האלמנטים החשובים ביותר בכל עסקה שאנחנו מבצעים ולכן בעלי עסקים מכל הסוגים מכירים היטב את המושג על כל משמעויותיו. ״חשבונית עצמית״ לעומת זאת, הוא צירוף מילים קצת פחות שכיח ולגמרי קיים סיכוי שמעולם לא שמעתם על המונח הזה. 

אז מה זה בעצם חשבונית עצמית, למה חשוב להבין במה מדובר, ואיך היא יכולה לעזור להתנהל בשקיפות וביעילות מול רשויות המס ובתוך העסק עצמו? הנה התשובות. 

ראשית, נבין מהי חשבונית עצמית

חשבונית עצמית היא חשבונית ייחודית שבעל עסק מורשה מפיק לעצמו עבור הוצאות עסקיות. מיד נבין מה זה אומר, אבל לפני חשוב להדגיש – רק עוסק מורשה יכול להוציא חשבונית עצמית כחלק מהעבודה השוטפת. עוסק פטור יכול להוציא חשבונית עצמית רק עם אישור מיוחד, שנדבר עליו עוד מעט.

מתי מפיקים חשבונית עצמית?

חשבונית עצמית מפיקים רק במידה ונותן השירות לא יכול להפיק את החשבונית. למשל, כאשר נותן השירות הוא אדם פרטי ולא ישות עסקית עם תיק במע"מ ומס הכנסה. אותו אדם יכול להמשיך ולהעניק לכם שירות, אך לא יכול להפיק לכם קבלה. מכיוון שקבלה היא הכרחית לדיווח על ההוצאה וקבלת זיכוי המס הרלוונטי בהמשך, מתירה רשות המיסים להפיק חשבונית עצמית.

לדוגמה, נגיד שיש לכם חנות בלונים

יום אחד אתם נתקלים בסוג חדש של חוטים לבלונים, שמייצר חבר בכיף שלו בבית ולא במסגרת עסק. אתם משלמים לו עבור ערימה גדולה של חוטים וחוזרים לחנות שלכם. מכיוון שאתם צריכים למצוא מתלה מתאים לחוטים, אתם מתייעצים עם חבר אחר, מהנדס ומשלמים לו. לבסוף, כדי להשיק את קולקציית החוטים החדשה, אתם משלמים לאחיין שלכם, שיעשה לכם קמפיין חד פעמי בפייסבוק.

במעשיית הבלונים הזו, צרכתם שירותים משלושה אנשים, שאף אחד מהם לא ישות עסקית: יצרן חוטים, מהנדס ומשווק.

כל אחת מההוצאות הללו, כאשר היא מתועדת בצורה מדויקת ולגיטימית בחשבונית עצמית, מסייעת בגיבוש תמונה פיננסית ברורה של העסק. חשוב לבעל העסק לוודא שההוצאות הללו קשורות אך ורק לעסק ולשמור על תיעוד מתאים לכל אחת מהן, שכן הן יהיו הכרחיות להגשת מס וביקורות אפשריות.

המטרה של חשבונית עצמית

חשבונית עצמית מאפשרת לבעלי עסקים לתעד כראוי את ההוצאות העסקיות המוכרות שלהם. תיעוד זה חיוני לצורכי חשבונאות ומס. על ידי הכללת הוצאות אלו בדו"חות הכספיים שלהם, בעלי עסקים יכולים להבין ולנתח במדויק את עלויות התפעול שלהם, המשפיעות על רווחיות העסק.

בנוסף, לחשבונית עצמית יש תפקיד קריטי בניהול המס. רישום ההוצאות מאפשר לבעלי עסקים לקבל בגינן ניכויים או זיכויים בהחזרי המס שלהם.

חשבונית בחיוב עצמי יכולה להכיל מגוון הוצאות של בעל עסק במהלך ניהול העסק שלו. הוצאות אלו חיוניות לתפעול וצמיחת העסק ומוכרות ככאלה לצרכי חשבונאות ומס.

מה יכולה לכלול חשבונית עצמית?

חשבונית עצמית יכולה לכלול אלמנטים מגוונים, הקשורים להתנהלות של כל עסק. בכל מקרה, חשוב לזכור כי מפיקים חשבונית עצמית רק כשמדובר בעסקאות מול אנשים פרטיים ולא מול עוסקים.

חשבונית עצמית יכולה לצאת בין השאר על:

1.  ציוד משרדי: ניירת, מדפסות, מחשבים, פתרונות תוכנה וחומרה, פתרונות אבטחת מידע ועוד.

2.  חומרי גלם ואספקה.

3.  הוצאות נסיעות עסקים, לרבות כרטיסי טיסה, לינה במלון, השכרת רכב, דלק, ביטוחים, חלק מהארוחות.

4.  עמלות עבור שירותים מקצועיים כמו הנהלת חשבונות, ייעוץ משפטי, ייעוץ ושיווק, במיוחד כאשר שירותים אלו ניתנים על-ידי אנשי מקצוע בלתי תלויים שאינם מספקים חשבונית סטנדרטית.

5.  הכשרה והשכלה ההכרחיות לשמירה על תחרותיות העסק. ניתן לכלול עלויות הקשורות לפיתוח מקצועי, כגון קורסים, סדנאות וסמינרים המשפרים כישורים עסקיים או ידע בתעשייה.

6.  פרסום מקוון, חומרי הדפסה ואירועי קידום מכירות. שיווק אפקטיבי חיוני לצמיחה ולנראות של העסק.

7.  קבלת שירות מגורם שלא רשום כעסק, לדוגמה, הרצאה או ייעוץ מסוגים שונים, כלכלי או הנדסי הניתנים באופן חד פעמי.

8.  צריכה של שירותים או מוצרים מחו"ל: ייבוא חומרי גלם או מוצרים אחרים לשימוש בעסק, קבלת שירות ואפילו הוצאות פרסום בפלטפורמות בין-לאומיות. 

חשבונית עצמית של עוסק פטור

כבר הזכרנו מקודם שבכל הקשור לחשבונית עצמית, עוסק פטור הוא עניין קצת מיוחד, משום שעוסק פטור לא רשאי לגבות מע"מ – הוא מוציא רק קבלות ולא יכול להפיק חשבונית מס. מצד שני, יש עסקאות שהוא חייב לדווח עליהן ולשלם את המע"מ. למשל, כאשר קיבל שירות מאדם פרטי, תושב חוץ או ספק בחו"ל.

כדי שהוא יוכל לקבל החזר  על המע"מ, העוסק הפטור צריך לפנות למשרדי מס ערך מוסף ולקבל אישור לעסקה. בפועל, הפקיד במע"מ יוציא עבורו חשבונית מס, הכוללת את פרטי העסקה.

במקרים מסוימים, נותן השירות יגש ללשכת מע"מ ולא מקבל השירות. שם הוא יוכל לדווח על עסקה חד פעמית (הנקראת עסקת אקראי) ופקיד המע"מ יחליט בהתאם למחזור העסקאות השנתי, אם החשבונית הזו תכלול מע"מ או לא.

מהיום לא תפספסו אף חשבונית עצמית

חשוב לציין כי הרבה בעלות ובעלי עסקים ובעיקר עסקים קטנים/פטורים, לא ממש מודעים לקונספט של חשבונית עצמית וחבל – המשמעות היא שהם לא מדווחים על הוצאות שיכולות להיות מוכרות ושאפשר לקזז עבורן מע"מ.

עכשיו כשאתם בקיאים יותר בנושא, תדעו מתי ואיך להוציא חשבונית עצמית. גם את הפעולה הזו, אפשר לעשות בקלות, במהירות ובפשטות עם המערכת של חשבונית ירוקה – morning, המאפשרת הפקת חשבונית עצמית/רגילה בלחיצת כפתור.