חשבוניות מס תקינות – חברותיו הטובות של רואה החשבון!
בעלי עסק? מוציאים או מקבלים חשבוניות? קרוב לוודאי שחשבוניות מס (או קבלות אם מדובר בעוסק פטור) יהיו סוג המסמך שתיתקלו בו הכי הרבה פעמים במהלך שגרת ניהול העסק שלכם, לכן חשוב במיוחד לוודא שהן תקינות ותקפות (ואם שואלים אותנו, מומלץ שיהיו גם דיגיטליות)
לחשבונית מס תקנית יש חשיבות גבוהה מאוד עבור ההתנהלות השוטפת של העסק שלכם, היא מאפשרת לקבל החזרים, זיכויים וקיזוזים בעבור תשלומי העסק, מה שיכול לחסוך לכם סכומי כסף משמעותיים לאורך השנה. בנוסף, הקפדה על כך שחשבוניות המס אכן תהיינה אותנטיות ותקינות תייצר לכם הרבה שקט ויעילות בגזרת הנהלת החשבונות, ואין דבר נפלא יותר מרו"ח שקט שמרוצה מהעבודה איתכם. סמכו עלינו בקטע הזה 🙂
נתחיל מקצת רקע
מסמך החשבונית הוא בעצם דרישה לתשלום מהספק ללקוח עבור עסקה מסוימת כמו שירות, מכירה, ייעוץ וכו'. בכל עסקה יש להפיק חשבונית עם מספר סידורי ייחודי (והחל משנת 2024, גם מספרי הקצאה ייעודיים מעל סכומים של 25,000 ₪), הכוללת גם את סכום המע"מ ולכן היא גם נקראת "חשבונית מס".
רק עסקים מורשים ובעלי חברות בע"מ יכולים להפיק חשבוניות מס, בעוד שעוסקים פטורים מדווחים על עסקאות באמצעות קבלות בלבד, שכן הם אינם גובים ומתקזזים על סכום המע"מ.
חשבונית מס לא תקנית, בה לא מולאו כל הפרטים כהלכה או שחסר בה מידע מסוים, תמנע כאמור מבעל העסק לקבל את מלוא הכסף שמגיע לו, בין אם זה באמצעות קיזוז המע"מ ובין אם זה על ידי דיווח שגוי של ההכנסה השנתית.
הדגשים להוצאת חשבונית מס תקינה
כעת, כשהבנו את החשיבות הגבוהה של חשבונית מס שהונפקה באופן תקני, נבין מהם הפרמטרים שהופכים חשבונית מס לתקנית ותקפה מבחינת רשויות המס. שמירה והקפדה על כל הסעיפים הבאים תבטיח שחשבונית המס אכן תקינה:
- שם מלא וכתובת העסק
- מספר עוסק מורשה (ח"פ עבור חברות)
- שילוב המונחים: "חשבונית מס", "מקור", "עוסק מורשה"
- מספר סידורי ייחודי לכל חשבונית
- תאריך ההנפקה של החשבונית – כולל שנה, חודש ויום
- שם מקבל השירות (הלקוח) בצירוף הכתובת המלאה שלו
- פירוט מלא של העסקה
- מחיר העסקה ללא מע"מ, תוך ציון המע"מ בנפרד במקום ייעודי לכך
- חתימת בעל העסק או מורשה אחר מטעמו
- חדש: מספר הקצאה (החל משנת 2024 ועבור סכומים של 25,000 ₪ ומעלה)
לעיתים, נופלות גם טעויות אנוש תמימות. למשל אם הפקנו חשבונית בה יש טעות בסכום העסקה, כך שאינו תואם את העסקה בפועל. במקרה של שגיאות בחישוב וטעויות הקלדה, מדובר גם כן על חשבוניות שאינן תקינות ויש צורך לבטל אותן באופן מיידי, שכן הן אינן חוקיות.
לידיעתכם, חוסר או מילוי שגוי באחד מסעיפים אלו מחייב בדיקה מיידית אל מול בעל העסק שהפיק את החשבונית המדוברת, שכן זוהי אחריותו לדאוג לתקינותה. למרות זאת, גם לצד המקבל יש אחריות לוודא שהחשבוניות שהוא מקבל תקינה לפי הפרמטרים שציינו לעיל. אחרת בפעם הבאה שתשמעו על כך זה יהיה מהנהלת החשבונות שלכם (או מרשויות המס במקרה הפחות נחמד).
מה מומלץ לעשות אם נתקלתם בחשבונית מס לא תקינה
ובכן, קודם כל לא להיבהל. מדובר בסיטואציה הפיכה לחלוטין. במקרה בו נתקלתם במישהו שהפיק עבורכם חשבונית לא תקנית, באפשרותכם לבצע פעולות מסוימות שיוודאו כי החשבונית תתוקן או לחילופין, תונפק חשבונית מס חדשה.
ראשית, ניתן פשוט לפנות אל בעל העסק ולהתריע בפניו כי החשבונית אינה תקנית, תוך פירוט הסעיף או הסעיפים שלא מולאו כהלכה. אנו ממליצים לבצע את הפנייה הזאת בכתב, לטובת תיעוד עתידי. ברוב הפעמים ייענה בעל העסק לדרישתכם והעניין יטופל בהקדם.
דבר נוסף שבאחריותכם לבדוק הוא האם לעסק שהנפיק לכם את החשבונית יש תיק ניכויים עדכני במס הכנסה – במידה ותיק הניכויים לא קיים כלל או שהוא אינו תואם את פירוט העסקה והחשבון שקיבלתם, זה הזמן לפנות ישירות לנציג מטעם רשויות המס ולעדכן אותו בפרטי המקרה המדובר. בעת הפנייה לרשויות המס יש לדווח על כך שהנופקה לכם חשבונית לא תקנית או חשבונית פיקטיבית. חשוב מאוד שפנייה זאת תיעשה בהקדם ומהצד שלכם, לפני שרשויות המס יתחילו לחשוד כי דיווחי המס שלכם אינם תקינים.
מקרה נוסף שכדאי לציין נוגע לסיטואציה שבה חשבונית המס מגיעה באיחור (לאחר משלוח של סחורה למשל), אך הלקוח זקוק למסמך רשמי שמתעד את העסקה כבר באותו הרגע. במקרה מעין זה, יש לבקש תעודת משלוח מפורטת שתהווה את התיעוד הרשמי לעסקה עבור רשויות המס. כמו כן, ניתן גם לבקש מסמך מסוג "חשבונית עסקה" שגם היא תהווה אישור רשמי לביצוע העסקה.
חשוב לציין בנקודה זו כי הרוב המוחלט של העסקאות מתבצעות עם חשבוניות מס תקינות ואצל חברות ועצמאים שמתנהלים דרך מערכת ניהול עסק מקוונת יעילה ומוכרת, מילוי כל הפרמטרים המנדטוריים עבור חשבונית אונליין קורה באופן כמעט אוטומטי ובמהירות שיא, כמעט ללא דאגה מהצד שלכם.
אין ספק שמעבר למערכת ניהול עסק אונליין יכול להמעיט את הטעויות הפוטנציאליות בעת מילוי תקין של חשבונית מס ואם עדיין לא העברתם את העסק לניהול דיגיטלי, אנו ממליצים על כך בחום (גם החברים מהנהלת החשבונות יודו לכם על הסדר והיעילות במעבר שכזה).