זו היתה שנה שבאמת קשה לתאר במילים, אבל יש דבר אחד שאפשר להגיד בוודאות מוחלטת: היא מאחורינו, ועכשיו נותר רק לסכם אותה ולסגור קצוות. אז רגע לפני שמתחילים להפיק דוחות, לדווח לרשויות ולקבל משימות מהרו״ח, אנחנו כאן כדי לוודא שלא תלכו לאיבוד בין שלל המטלות, עם צ׳ק ליסט שעושה סדר בפעולות שצריך לעשות.
כדי שהכל יהיה לגמרי ברור, חילקנו את הרשימה ל-2 סוגי פעולות: כאלה שצריך לעשות במערכת, ואחרות קצת יותר כלליות, אבל לא פחות חשובות, שיעזרו לכם לסגור את שנת המס בעסק ולהכין אותו לשנה החדשה.
משימות במערכת
1 | להביט להכנסות בעיניים
אחד הדברים הכי חשובים שכדאי להבין בסוף שנת המס הוא גובה ההכנסות השנתיות של העסק, ובמילים אחרות – כמה כסף בתכל׳ס נכנס לעסק בשנת 2023? כדי לגלות את התשובה כל מה שצריך לעשות זה להפיק בקלות דוח הכנסות. אם אתם מוגדרים עוסק פטור, זה גם יהיה הזמן הנכון להבין האם אתם מתקרבים לתקרת ההכנסות האפשרית שעומדת על 107,692 ש״ח.
כמובן, אם חציתם את תקרת ההכנסות של עוסק פטור, או אם אתם ממש קרובים אליה ומרגישים שהשנה הבאה בוודאות תוביל לשם, זה כנראה הזמן לשנות סטטוס לעוסק מורשה.
2 | לצלול אל הדוחות
דוח רווח והפסד, דוח הוצאות, וגם דוח ההכנסות עליו דיברנו בסעיף הראשון, כולם נמצאים במרחק כמה קליקים ממך במערכת. חוץ מהרצון המובן של רואה החשבון שלכם לקבל אותם, זו גם הזדמנות מצוינת עבורכם לעבור על המספרים בעצמכם וללמוד מהם כמה דברים על השנה החולפת: על מה הכסף יוצא? האם העסק רווחי? האם כדאי לבחון השקעות חדשות או בכלל להצטמצם? מי הלקוחות הכי מכניסים? יש עוד המון שאלות שאפשר לשאול והתשובות אליהם יעזרו לכם לקבל החלטות טובות יותר בתכנון השנה החדשה.
עניין טכני שחשוב לשים לב אליו: כדאי להפיק את הדוחות רק אחרי שסיימתם להפיק את כלל המסמכים לשנת 2023. הפקת מסמך נוסף לשנה הנוכחית תאלץ אותך להפיק אותם מחדש, ואיך אומרים אצלנו, עבודה כפולה – אין בה סגולה.
3 | לעשות סדר בהוצאות
כמו בכל שנה, המשוואה היא פשוטה – ההוצאות המוכרות של העסק מקוזזות מהרווח השנתי, וכתוצאה מכך יורד גובה המס אותו צריך לשלם על הרווח. כדי שזה יקרה צריך לוודא שדיווחתם על כל ההוצאות הרלוונטיות, והעברתם אותן אל הרו״ח. כדי לטפל בחלק הראשון, אפשר להשתמש בממשק ניהול ההוצאות במערכת ולהעלות הוצאות בשניות ישירות מהוואטסאפ או מהאפליקציה – מצלמים את החשבונית עם ההוצאה, והמערכת סורקת אותה אותוטמטית ומעדכנת את כל הפרטים. כמובן, אפשר גם להעלות הוצאות מהמחשב, ע״י שליחה מהמייל ועוד.
ומה לגבי העברה אל הרו״ח? לפני שרצים למדפסת או לארון ההוא בו אתם שומרים את השמרדפים שלכם, תנו לנו להציע פיתרון יעיל הרבה יותר: נכנסים לאזור ההרשאות במערכת, בוחרים בהרשאות רו״ח, ומאפשרים לרואה החשבון שלכם גישה ישירה להפקת דוחות, ניהול הוצאות וצפיה במסמכים.
ההרשאה תאפשר לו לבדוק ולאשר את ההוצאות שהעליתם ולקבל את כל המידע שהוא צריך לסגירת השנה. זה נוח וחוסך לשני הצדדים המון זמן יקר.
4 | להגדיר מספור חדש למסמכים שלך
אם מסיבה כלשהי יש לכם צורך להגדיר מספור מחדש עבור מסמכים שתפיקו עבור שנת המס החדשה, חלון ההזדמנויות שלכם נפתח בתאריך 1.1.24, היום הראשון של שנת המס החדשה. את ההגדרה המחודשת של מספור החשבוניות אפשר לבצע בקלות ממש כאן.
עניין טכני שחשוב לשים לב אליו: האפשרות להגדרת מספור חדש למסמכים שלך פתוחה כל עוד לא הופק מסמך מאותו הסוג בתאריך שנת המס החדשה. לדוגמה – אם תופק קבלה חדשה בשנת המס 2024, לא ניתן יהיה לשנות יותר את המספור של הקבלות שלך.
5 | לטפל בחובות (שעדיין לא) אבודים
לרדוף אחרי לקוחות שלא שילמו עדיין לא נחשב ענף ספורט רשמי, אבל אנחנו לגמרי ממליצים להשתתף במקצה סוף שנת המס, ולקחת כמה רגעים כדי לבדוק איזה לקוחות עדיין חייבים לכם כספים. בחשבון שלכם ב-morning תוכלו לצפות בלחיצת כפתור בכל החיובים הפתוחים ולשלוח תזכורת לתשלום ישירות מתוך המערכת.
משימות כלליות נוספות
1 | להיערך לספירת מלאי
אם העסק שלכם מוכר מוצרים פיזיים, אתם כנראה כבר מכירים את צמד המילים ספירת מלאי, אותה צריך לבצע אחת לשנה, בסוף השנה. אז נכון, ההנחיות קובעות שאת ספירת המלאי צריך לבצע ביום האחרון של השנה, אבל באמצעות אישור מפקיד השומה שלכם (הזדמנות טובה להפעיל את רואה החשבון), אפשר לבצע אותו גם ביום אחר, בטווח שבין 10 ימים לפני סוף שנת המס ו-10 ימים לתוך השנה החדשה.
ספירת מלאי היא מסוג המשימות שמצריכות קצת זמן פנוי ולכן שווה לתכנן מראש מתי תבצעו את הספירה, ולקבע את האירוע בלו״ז, כך שתהיו פנויים לחלוטין לסגור גם את הפינה הזאת בראש שקט.
2 | לסגור חובות ולוודא מקדמות
נכון, הראש שלנו מרוכז בסגירת 2023, אבל לפני שממשיכים לשנה הבאה, חשוב לוודא שהשארנו מאחורי דף חלק, וזה נכון גם ברמת החובות. אם במקרה נותר לכם חוב למס הכנסה מהשנה הקודמת (2022), חשוב מאוד להסדיר אותו כדי להימנע מהצטברות קנסות.
עוד נושא שכדאי לבדוק בסוף השנה, הוא גובה המקדמות שאתם משלמים לביטוח לאומי. תזכורת: הסכום אותו אתם משלמים כמקדמות לביטוח לאומי בכל חודש נגזר מרמת ההכנסה של העסק בשנה הקודמת, ובמילים אחרות, ביטוח לאומי מעריך מה תהיה ההכנסה השנתית שלכם ולפי ההערכה הזו קובע מה יהיה גובה התשלום החודשי.
לעיתים ישנם פערים גדולים בין ההערכות למציאות והם יכולים להוביל לשני מצבים – תשלום עודף לביטוח לאומי שמכביד על העסק לחינם או בתסריט הפחות כיפי – תשלום חודשי נמוך מידי שמוביל לחוב גדול בהמשך, כשיתבררו נתוני האמת. איך נמנעים מזה? מתייעצים עם רואה החשבון, ונעזרים בו כדי לקבוע את גובה המקדמות הנכון ביותר עבור העסק.
3 | לקבוע דייט עם הרו״ח
אנחנו מסכימים, זה ממש כיף שהדוחות, המסמכים וההוצאות שצריך להעביר אל הרו״ח, משוגרים אליו דיגיטלית באמצעות המערכת, ובכל זאת, כמו בחיים, תמיד טוב לשמור גם על תקשורת אנושית.
סוף השנה הוא הזדמנות מעולה להרים טלפון לרו״ח ולקבוע איתו פגישה. מה תעשו בפגישה? סמול טוק קלאסי כמובן, ומיד לאחריו תוכלו לעבור על דוחות סוף השנה ולהעלות תובנות על המספרים, לוודא שאתם נהנים מכל נקודות הזיכוי והטבות המס האפשריות, להתייעץ בנושאים פיננסיים, ובכלל – תכנן את 2024.
4 | לשמור על קשר עם קרנות הפנסיה וההשתלמות
נתחיל מהסוף – אם אתם עצמאיות או עצמאים ועדיין אין לכם קרן פנסיה, חשוב מאוד לעשות את זה משתי סיבות: הראשונה – מדובר בהבטחת העתיד הכלכלי שלכם, וזו סיבה מספקת בפני עצמה. השניה היא פשוט כי החוק מחייב אתכם לעשות את זה.
על פי החוק, ישנו סכום כסף מינימלי אותו צריך להפקיד בכל שנה עבור החיסכון הפנסיוני. שנת מס חדשה היא הזדמנות לוודא שסכום ההפקדה שלכם עומד בקריטריונים, ועל הדרך, לבדוק אם יש לכם אפשרות להעלות את גובה ההפקדה -מדובר ברווח נקי גם לעתיד (פנסיה גבוהה יותר) וגם בהווה (פנסיה היא הוצאה מוכרת).
ערוץ נוסף שחשוב לשים לב אליו הוא קרן ההשתלמות שלכם. רבים מבעלי העסקים לא מודעים לך יש להם אפשרות לפתוח קרן השתלמות לעצמאים, ולהפקיד בה סכום כסף קבוע בכל שנה, עד לגובה התקרה האפשרית (כ-20 אלף ש״ח).
כמובן, אם זה מתאפשר, מומלץ להפקיד בכל שנה את הסכום המקסימלי היות ומדובר ברווח כפול: ההפקדה נחשבת הוצאה מוכרת (ולכן מפחיתה את גובה המס על הרווח של העסק), וגם – הכסף זמין עבורך אחרי 6 שנים עם פטור ממס על הרווחים. את פריסת ההפקדות לאורך השנה אתם קובעים בעצמכם, כך שתוכלו להחליט איזה סכום נוח לכם להפקיד בכל חודש, ולקראת סוף השנה, אם לא הגעתם לתקרת ההפקדות, לבדוק אם יש לכם אפשרות להשלים לסכום המקסימלי (ניתן לעשות את זה עד ה-31.12 בכל שנה קלנדרית).
אם זה מתאפשר כלכלית, כדאי לוודא שהפקדתם את מלוא הסכום האפשרי בקרן ההשתלמות עבור 2023. כדאי לעשות את זה כי מדובר ברווח כפול: ההפקדה נחשבת הוצאה מוכרת (ולכן מפחיתה את גובה המס על הרווח של העסק), וגם – הכסף זמין עבורך אחרי 6 שנים עם פטור ממס על הרווחים.
5 | להוציא נתונים מהבנק בחינם
הנה עובדה שלא בטוח שהכרתם – פירוט דפי החשבון של העסק שלכם, אלו שמציגים את כל התנועות העובד ושב שלכם לאורך השנה, זמינים בחינם רק עבור השנה הקלנדרית החולפת. כלומר – במידה ותרצו מידע על תקופת זמן ישנה יותר, תצטרכו לשלם עמלה. המסקנה – בכל סוף שנה מומלץ להוציא את דפי החשבון על השנה שעברה.
דפי החשבון שלך בבנק הם אמנם לא חלק פורמלי מתהליך סגירת השנה בעסק, אבל בהחלט ייתכן ויהיה להם שימוש במידה ותגיע אליך בעתיד דרישה למילוי הצהרת הון (אפשרות סבירה לחלוטין). בהווה הם בעיקר חשובים כדי להתחקות אחר העובר ושב, להבין טוב יותר את תנועת הכסף בעסק, לבדוק מה גובה העמלות שמשלמים ולנסות להוריד אותן ועוד.
זהו. 10 טיפים מאחורינו. ממליצים לקבוע לעצמכם לו״ז משימות, ולהתחיל בתנועות קטנות ומדודות. נכון, יש לא מעט פינות לסגור, אבל כשעובדים מסודר, זה כנראה ידרוש מכם לא יותר מכמה דקות ביום.
אנחנו כאן עכשיו וגם בשנה הבאה, זמינים לכל שאלה.